Wypracowanie odpowiedniego modelu zarządzania całą dokumentacją przychodzącą, stanowi niemały problem w wielu organizacjach. Może ucierpieć na tym komunikacja pomiędzy pracownikami, np. gdy informacja o danym wydarzeniu zostanie przekazana po wyznaczonym czasie. W niektórych przypadkach, niewiedza może doprowadzić do łamania nowych przepisów oraz mieć finansowe konsekwencje, nie tylko dla pojedynczej osoby, a dla całej organizacji.

Dlatego prowadzenie elektronicznej ewidencji pism przychodzących w systemie jest istotne. Pisma przychodzące to nie tylko korespondencja przychodząca pocztą tradycyjną, ale również pocztą e-mail. Ważne, aby informacje znajdujące się w piśmie trafiły do osób zainteresowanych, wówczas wprowadzamy je do elektronicznego obiegu korespondencji, gdzie zostaną przetworzone, a oryginały pism zeskanowane i dołączone do odpowiedniego rejestru.

 

Istotnym elementem przepływu informacji w firmie jest umiejętność przekazywania informacji oraz dokumentacji (również papierowej) pomiędzy pracownikami, działami a spółkami. To, czy organizacja osiągnie swoje cele biznesowe zależy w dużej mierze od skuteczności działań wykonywanych w danym czasie oraz przez zespoły pracowników.

Warto zaadaptować cyfrową formę dla pism wewnętrznych, gdyż pomijamy konieczność ich drukowania, dodatkowo informacja zostanie przekazana w kilku sekund, a pracownik otrzyma komunikat o nadejściu korespondencji bezpośrednio na swoje konto pracownika. Temat pisma może dotyczyć np. wprowadzenia nowej zasady współpracy w firmie. Ważny komunikat może zyskać rangę pisma wewnętrznego, co w pewnym stopniu sformalizuje i usprawni ścieżkę pokonywaną przez pismo wewnętrzne w organizacji.

 

Moduł Pisma wychodzące wchodzą w skład elektronicznego obiegu korespondencji. Ewidencja powinna być również prowadzona dla wszelkich dokumentów wędrujących z naszej organizacji na zewnątrz – do Klienta, instytucji użytku publicznego czy potencjalnego kandydata.

W zależności od treści pisma wychodzącego, podobnie jak moduł Pisma przychodzącego czy Pisma wewnętrznego, zadaniem pracowników jest nadanie przygotowanej dokumentacji do adresata. System LOGITO gromadzi informację o tym kto i jaki dokument przygotował oraz zapisuje treść dokumentu w systemie. Widoczne będą również dane o sposobie i operatorze logistycznym, który przesyłkę dostarczy do nadawcy. Dobrą praktyką jest również dokumentowanie statusu wysłanego przez nas dokumentu, aż do momentu zakończenia obiegu – nawet jeśli próba dostarczenia dokumentu do adresata nie zakończy się sukcesem.

 

Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentacji finansowej, m.in. faktur, przez okres 5 lat. W tym czasie może zostać przeprowadzona kontrola skarbowa, gdzie wymagane będzie przedstawienie m.in. dokumentacji za dany okres prowadzenia działalności. Aby uniknąć wszelkich nieprzyjemności związanych z tego typu sytuacją, oprócz papierowej ewidencji faktur, warto rozważyć cyfrowe przechowywanie dokumentów oraz gromadzenie informacji o ich pełnym obiegu.

Dzięki takiej ewidencji mamy wówczas pełną kontrolę nad dokumentacją. W razie konieczności weryfikacji informacji zawartej na fakturze bądź innym dokumencie, mamy możliwość sprawnego jej odszukania w systemie. Funkcjonalności znajdujące się w systemie LOGITO umożliwiają prowadzenie pełnego rejestru faktur oraz pozostałych dokumentów finansowych, zarządzanie nimi oraz udostępnianie możliwości wglądu dla osób do tego uprawnionych.

Najważniejsze funkcje

Najważniejsze korzyści

• Elektroniczne opisywanie faktury wraz z wielostopniową dekretacją faktury do opisu
• Prowadzenie elektronicznej ewidencji faktur z możliwością skanowania oryginałów dzięki OCR
• Tworzenie listy Akceptantów z uwzględnieniem limitów kwot
• Definiowanie i obsługa zdefiniowanych rodzajów kodów kontrolingowych
• Dostęp do historii kursu walut z dnia wystawienia faktury w obcej walucie (NBP)
• Weryfikacja kontrahenta w systemie VIES oraz GUS
• Możliwość przekazania i akceptacji umowy w obiegu (przekazanie do ostatniej osoby)
• Wysyłka automatycznych przypomnień o zbliżającym się terminie płatności
• Obsługa kilku typów faktur: faktura VAT, faktura korygująca, rachunek oraz proforma
• Możliwość dodawania załączników, aneksów oraz podglądu faktur w edytorze PDF

• Elektroniczne opisywanie faktury wraz z wielostopniową dekretacją faktury do opisu
• Prowadzenie elektronicznej ewidencji faktur z możliwością skanowania oryginałów dzięki OCR
• Tworzenie listy Akceptantów z uwzględnieniem limitów kwot
• Definiowanie i obsługa zdefiniowanych rodzajów kodów kontrolingowych
• Dostęp do historii kursu walut z dnia wystawienia faktury w obcej walucie (NBP)
• Weryfikacja kontrahenta w systemie VIES oraz GUS
• Możliwość przekazania i akceptacji umowy w obiegu (przekazanie do ostatniej osoby)
• Wysyłka automatycznych przypomnień o zbliżającym się terminie płatności
• Obsługa kilku typów faktur: faktura VAT, faktura korygująca, rachunek oraz proforma
• Możliwość dodawania załączników, aneksów oraz podglądu faktur w edytorze PDF

 

Rozwiązanie Rejestr umów daje możliwość prowadzenia elektronicznego rejestru umów. LOGITO umożliwia wprowadzenie oryginału dokumentu do systemu w formie cyfrowej, jak również zapisanie danych znajdujących się na umowie. To m.in. informacje dotyczące daty zawarcia umowy, jej opiekuna, statusu czy terminu jej obowiązywania.

W ramach platformy LOGITO istnieje możliwość tworzenia własnych rejestrów umów z podziałem na tematykę, jak i spółkę. Możliwe jest również określenie uprawnień do zarządzania daną umową – łącznie z jej zmianą czy wglądem do zawartych w niej informacji. Rejestr umów pozwala również na przeglądanie historii dokumentu oraz jego obiegu w organizacji. Aby móc odszukać konkretny dokument platforma posiada wbudowaną wyszukiwarkę, która zezwala na korzystanie z filtrów (np. status, opiekun).

 

W wielu firmach pracownicy bardzo często udają się w delegacje - na spotkania biznesowe, z klientami, na konferencje czy w celu nadzorowania projektu. Każdy taki wyjazd służbowy związany jest z pewnym procesem, szeregiem czynności, które trzeba załatwić zarówno przed, jak i po podróży.

Moduł Delegacje wyposażony jest w wiele praktycznych funkcji i narzędzi, które zdecydowanie ułatwią i przyspieszą organizację wyjazdu oraz późniejsze jego rozliczenie. Dzięki LOGITO większość czynności wykonasz online i to zaledwie w kilka kliknięć.

 

Urlopy w firmie to dla wielu pracowników wyczekiwany czas odpoczynku i relaksu. Jednak dla działu Kadr to również wzmożony okres pracy, związany z obsługą wniosków i udzielaniem informacji na temat dni urlopowych. W szczególności dotyczy to większych firm lub wielooddziałowych.

Rozwiązania, jakie oferuje LOGITO w tym zakresie pozwalają zaoszczędzić czas i upraszczają proces obiegu wniosków. Większość czynności jest wykonywana online, np. składanie wniosku, sprawdzenie dostępnych dni urlopowych, czy akceptacja urlopu przez przełożonego. Ponadto w ogólnodostępnym kalendarzu, z łatwością każdy pracownik sprawdzi dostępność innych osób, co wpływa na lepszą organizację pracy.

 

Każda firma posiada pewne procedury, regulaminy i instrukcje, które powinien znać każdy pracownik, a w szczególności nowoprzyjęty. Zgromadzenie tej całej wiedzy w jedno miejsce i udostępnienie jej w przystępnej formie jest kluczem do szybkiej i skutecznej adaptacji nowego pracownika.

Moduł Baza wiedzy pozwala na efektywne zarządzanie firmową wiedzą. Dzięki dostępnym funkcjom i narzędziom, zarówno wyszukiwanie dokumentów, jak i przyswajanie i przekazywanie wiedzy jest niezwykle praktyczne. W ten sposób każdy w organizacji ma dostęp do potrzebnych mu informacji praktycznie z każdego miejsca i w dowolnym momencie.