Szybkie rozliczanie delegacji

Rozliczenie delegacji nie było prostsze

Każda firma jest inna, ale potrzeby często są podobne. Jednym z nich jest sprawny przepływ dokumentacji związanej z delegacjami służbowymi. Jeśli wyjazdy Twoich pracowników zdarzają się rzadko, to nie problem. W przypadku kilkudziesięciu czy kilkuset delegacji miesięcznie, sprawa zaczyna się mocno komplikować. Głównym powodem jest ręczne rozliczanie delegacji, które zabiera czas i generuje błędy oraz utrudniona kontrolę wydatków.  

Z LOGITO rozliczysz delegacje krajowe i zagraniczne, uwzględniając odgórne regulacje prawne oraz wewnętrzną politykę firmy dotyczącą podróży służbowych. Słownik krajów, wraz z walutami oraz stawkami diety, automatyczne przeliczanie walut na PLN zgodnie z NBP (w przypadku podróży zagranicznych) oraz kalkulator delegacji, bez którego dział księgowości nie będzie wyobrażał sobie pracy. Wygoda i szybkość działania – tak jednym zdaniem można określić automatyzację rozliczania delegacji. 
 

Jak wygląda rozliczanie delegacji w LOGITO?   

1. Jeszcze przed podróżą 

 

Wszystko zaczyna się od formularza delegacyjnego, którego uzupełnienie leży po stronie pracownika. 

W LOGITO ma on postać dokumentu elektronicznego, w którym delegowany podaje ważne informacje na temat planowanej podróży, tj.: 

• rodzaj i cel delegacji,  
• miejsce i czas trwania, 
• planowane koszty podróży łącznie z zakwaterowaniem oraz posiłkami. 

Po zatwierdzeniu przez pracownika dokument zostaje automatycznie przekazany do przełożonego, który zapoznaje się z planowanymi kosztami i akceptuje wniosek. System powiadamia delegowanego o tym, że wniosek został zatwierdzony.  

Jeśli planowane koszty przekraczają limity ustalone w firmie i wymagają podwójnej akceptacji, na podstawie walidacji wpisanej w proces, wniosek trafia na inną ścieżkę akceptacji, np. do działu księgowości.  

2. Po zakończeniu delegacji  

Gdy podróż służbowa dobiega końca, pracownik jest zobowiązany do jej rozliczenia. W tym celu wprowadza niezbędne informacje dotyczące przebiegu delegacji, które uwzględniają, m.in.: 

• ewentualne bezpłatne wyżywienie,  
• liczbę posiłków,  
• przejazdy (tzw. trasówka),  
• ewentualną podróż własnym samochodem (zgodnie z przelicznikiem i pojemnością silnika).  
• Po uzupełnieniu i zatwierdzeniu przez pracownika formularz zostaje ponownie przekazany do akceptacji przez przełożonego, a następnie trafia do księgowości. 

Po uzupełnieniu i zatwierdzeniu przez pracownika formularz zostaje ponownie przekazany do akceptacji przez przełożonego, a następnie trafia do księgowości. 

3. Kalkulator delegacji – ułatwienie dla księgowości  

To tutaj dzieje się magia. Na tym etapie kalkulator delegacji wbudowany w LOGITO automatycznie rozliczy zakończoną podróż służbową (krajową, zagraniczną czy mieszaną), uwzględniając dietę, ewentualną zaliczkę, ryczałty czy przejazdy. Koniec z ręcznym rozliczaniem różnych diet w przypadku podróży zagranicznych czy mnożeniem przejechanych kilometrów samochodem prywatnym.

Księgowość ma możliwość wygodnego podglądu wszystkich danych i sum na jednym widoku. Następny krok to akceptacja rozliczenia – system powiadamia pracownika o tym, że proces rozliczenia delegacji został zakończony.   

Kalkulator delegacji a zmiana walut  

By wyeliminować wszelkie wątpliwości oraz ryzyko błędu związane z rozliczaniem delegacji zagranicznych w platformie jest zaimplementowana tabela kursów walut Narodowego Banku Polskiego. Połączenie nawiązane pomiędzy LOGITO a API NBP jest w pełni zabezpieczone, a dane, które otrzymujesz zawsze aktualne (pobierają się codziennie). 

Kwota jest szybko przeliczana na walutę docelową. Dodatkowo system zapisuje informacje o dacie oraz godzinie konwersji wykonanej przez użytkownika. Dzięki temu od razu zobaczysz różnice walutowe (ujemne bądź dodatnie). Na dalszym etapie posłużą Ci jako dokumentacja w analizie poniesionych kosztów delegacji. 

Rozliczanie delegacji z LOGITO to:

Kto korzysta na automatycznym rozliczaniu delegacji?  

Na wdrożeniu LOGITO zyskuje każdy. Koniec z mozolnym wypełnianiem formularza delegacyjnego, brakiem kontroli nad kosztami i ręcznym rozliczaniem delegacji, które sprzyja błędom i zabiera czas.  

Dzięki rozliczaniu delegacji w LOGITO pracownik korzysta od samego planowania wyjazdu służbowego, aż po zakończenie procesu. Na tę wygodę składają się, m.in.: 

• wygodne wypełnianie formularza delegacyjnego,  
• automatyczne przekazanie wniosku do przełożonego, 
• możliwość tworzenia szablonów i kopii formularzy,   
• możliwość dodawania skanów, np. faktur,   
• powiadomienia o kolejnych statusach formularza delegacyjnego,  
• natychmiastowe wyświetlenie zaakceptowanego wyjazdu w kalendarzu firmowym, 
• możliwość wcześniejszego ustawienia zastępstwa za osobę delegowaną oraz przekazanie informacji pracownikowi, 
• dostęp do historii podróży służbowych,  
• pewność, że koszty zostały zaakceptowane, a delegacja zostanie rozliczona.   
  
  

Automatyzacja w zakresie delegacji to sporo korzyści dla przełożonego, któremu zależy na transparentności przebiegu podróży i związanych z nimi wydatków. Najważniejsze korzyści po jego stronie to:  

• automatyczne powiadomienia dotyczące składanych wniosków,   
• możliwość grupowego akceptowania wniosków,   
• pewność, że delegacja odbyła się zgodnie z planem (czas, lokalizacja, środek transportu),   
• wygodna kontrola kosztów i uniknięcie nadprogramowych wydatków,   
• rozliczanie delegacji zgodnie z regulacjami ustawowymi oraz wewnętrzną polityką firmy,  
• możliwość wprowadzania dowolnych walidacji. 
  
  

Największą oszczędność czasu i komfort pracy po zautomatyzowaniu rozliczeń delegacji docenią działy księgowości, które zwrócą uwagę na: 

• wbudowany kalkulator delegacji, który automatycznie rozliczy delegacje krajowe, zagraniczne i mieszane (m.in. diety, zaliczki, ryczałty i kilometrówki), 
• mniejsze ryzyko błędów w związku z ogromną ilością informacji przy każdej delegacji,   
• pewność, że delegacja jest rozliczona zgodnie z obowiązującą stawką diety w różnych krajach,   
• automatyczne przeliczanie na PLN (codzienna aktualizacja z NBP),   
• możliwość wygodnego podglądu wszystkich danych i sum,   
• opcję zaksięgowania rozliczeń delegacji na dedykowanych kontach księgowych/kosztowych.  
  
  

Dopasuj workflow do swojej firmy   

LOGITO odzwierciedla procesy, które zachodzą w firmie – nigdy odwrotnie. Dodatkowo umożliwia lepszą kontrolę nad przebiegiem procesu, czego najlepszym przykładem jest możliwość wprowadzania walidatorów, z którymi związane są odrębne ścieżki akceptacji dokumentu.  

Najprostszym przykładem walidacji na przykładzie rozliczenia delegacji jest limit kosztów. W taki proces możemy wpisać walidację, która zakłada, że powyżej kwoty X koszty delegacji muszą zostać zaakceptowane nie tylko przez bezpośredniego przełożonego, ale np. dział finansowy lub zarząd. W takiej sytuacji, w chwili gdy planowane lub poniesione koszty przekroczą limit, formularz automatycznie trafia do osoby wskazanej w procesie.  

Przykłady walidacji w workflow delegacji:  

• delegacja dodana w czasie urlopu,
• dwie delegacje w tym samym czasie, 
• waluta inna niż obowiązująca w kraju wpisanym jako cel podróży,  
• przekroczony określony limit kosztów (np. na całości delegacji, ale też na poszczególnych kosztach, wyżywienia czy noclegu). 
  
  

Zmieniaj reguły, kiedy chcesz

Potęgą LOGITO jest technologia low-code, która umożliwia szybkie wprowadzanie zmian z istniejących procesach. Moduł delegacji, w tym formularz delegacyjny, ma postać skryptową, dzięki której na każdym etapie możesz łatwo skonfigurować i zmodyfikować reguły. Tak zbudowany skrypt konfiguracyjny daje Ci pełną elastyczność w zakresie rozliczania delegacji.  

Chcesz dołożyć dodatkowe pole do formularza delegacyjnego, a może zmienić limit powyżej, którego dokument będzie musiał przechodzić inną ścieżkę akceptacyjną? Zrobisz to wygodnie w skrypcie konfiguracyjnym za pomocą kilku kliknięć. To takie proste.