System do zarządzania umowami

Przeglądaj interaktywnie

Jednym z innowacyjnych narzędzi, jakie wprowadziliśmy, to podgląd załączników bezpośrednio z obsługiwanego okna dla plików PDF. Zaoszczędzisz czas na pobieraniu danego pliku oraz otwieraniu go w zewnętrznej aplikacji.

Oferujemy też opcję Dual View. Podczas pracy na dwóch monitorach - na jednym system wyświetli metrykę dokumentu z interesującymi nas informacjami, a na drugim monitorze ustawionym wertykalnie skan oryginalnego dokumentu. Pozwoli to na lepszą organizację pracy, zarówno przy wprowadzaniu danych do systemu, jak i przeglądaniu oraz wyszukiwaniu dokumentów. Dodatkowo dany fragment dokumentu możesz powiększyć dzięki funkcji Zoom-in.

Twórz umowy szybciej

Proces negocjowania umowy pomiędzy organizacjami jest zawiły oraz wymaga ogromnej skrupulatności. Tworzenie umów od podstaw, ale i w oparciu o ustalone warunki, pochłania również bardzo dużo czasu. W celu skrócenia oraz przyspieszenia przeprowadzania tych czynności, możesz posłużyć się funkcją szablonów z autouzupełnianiem.

Dzięki szablonom dynamicznym, możesz stworzyć nieskończoną liczbę umów, dzieląc je na różne kategorie. Mogą to być:

• umowy typowo B2B,
• połączenie kilku ich rodzajów,
• czy też umowy pracownicze, takie jak np. umowy o pracę czy dzieło.

Każda umowa charakteryzuje się pewnymi elementami stycznymi. Wymieńmy tutaj m.in. dane formalne, przedmiot umowy, warunki współpracy. Projektując taki szablon, warto wziąć to pod uwagę i przygotować te elementy według własnych preferencji i rodzaju wykonywanej działalności. Czasem będą to takie elementy, jak przeniesienie praw autorskich, regulacje dotyczące procesowania danych czy zachowania poufności.

Aktualizuj dzięki aneksom

Aneks to najszybszy sposób na aktualizację warunków umowy. Właśnie dlatego moduł Zarządzanie umowami wyposażyliśmy w funkcję pozwalającą na ewidencję dodatkowych dokumentów tj. aneksy czy protokoły odbioru.

Jako opiekun umowy lub osoba uprawniona, będziesz miał wgląd nie tylko w zapisy umowy, ale również otrzymasz dostęp do aneksów zmieniających jej treść. Dzięki czemu będziesz w stanie dokładnie zorientować się w aktualnych ustaleniach. Pozwoli Ci to podejmować celne decyzje biznesowe np. przy renegocjacjach warunków umowy oraz nadzorować obowiązujące kluczowe zapisy umowy.

Najczęściej wybieranym powiązaniem w kontekście umów jest Baza klientów lub Baza pracowników. Zadbaliśmy również o to, by platforma LOGITO obsługiwała najbardziej popularne formaty plików tekstowych i tekstowo-graficznych:

• DOC, DOCX, DOT, DOTX (Microsoft)
• WPS (WPS Office Software)
• ODT (OpenOffice Writer)
• PCT (Macintosh)
• PDF (Adobe)

Dzięki cyfrowym aneksom zyskujesz cenny czas. Gwarantują ci też nieograniczony dostęp do informacji bez względu na lokalizację. Nieważne z jakiego powodu przebywasz poza biurem. Zaobserwujesz również dodatkową korzyść - będziesz na bieżąco z warunkami umowy. To z kolei dowód Twojego zaangażowania, jako partnera biznesowego i pracodawcy.

Moduł Zarządzanie umowami - najczęściej zadawane pytania

W jaki sposób skutecznie przyspieszyć wprowadzanie umów do systemu LOGITO? 

W przypadku dokumentów papierowych – użytkownicy skanują dokumenty umów i zapisują go na dysku lokalnym – stąd mogą je wybrać podczas dodawania umowy do systemu LOGITO. Również system Logito może automatycznie pobrać skan umowy, który zostanie zapisany na zasobie sieciowym. Z kolei, umowy otrzymane drogą elektroniczną (jako załączniki przesłane na skrzynkę e-mail) są bezpośrednio widoczne w systemie LOGITO, jest to możliwe po zdefiniowaniu w systemie skrzynki pocztowej jako źródło odbioru takich umów. Każdy nowy dokument w systemie trafia do modułu Biuro, otrzymuje status do wprowadzenia i oczekuje na utworzenie metryki umowy. 

Jakie ułatwienia oferuje system LOGITO podczas wprowadzania danych z umowy do systemu?  

Podczas utworzenia wpisu w ewidencji umowy, użytkownicy korzystają z formularza umowy (metryki). Jednocześnie mają podgląd oryginalnego dokumentu (np. w formacie PDF). Mogą zdecydować się na ręczne przepisanie widocznych informacji z umowy, skopiować oraz wkleić zaznaczone dane z widoku. 

Czy umowy w elektronicznej ewidencji można organizować podobnie jak w segregatorach bądź teczkach?   

Tak, a rolę wspomnianych segregatorów pełnią rejestry. Możemy utworzyć dowolną liczbę rejestrów, nadać nazwę oraz zdefiniować szablon ich numeracji. Dla każdego rodzaju umowy możemy stworzyć odpowiedni rejestr. Do umowy możliwe jest dołączanie dokumentów związanych z umową, np. aneksu czy protokołu. Intuicyjna wyszukiwarka pozwoli na szybkie wyszukanie dokumentu w elektronicznej ewidencji umów dzięki oznaczeniu odpowiednich filtrów. Bazę umów przeszukamy m.in. po Kontrahencie, dacie zawarcia umowy czy rodzaju umowy. 

Jak szybko można odnaleźć umowę w systemie LOGITO?  

Nawet już po kilkunastu sekundach możemy przeglądać metrykę umowy wraz z jej elektronicznym obrazem. System wyposażyliśmy w intuicyjną wyszukiwarkę, dzięki której szybko i wygodnie przeszukamy cyfrową bazę umów. Posiada wiele filtrów, np. przeszukiwać możemy m.in po dacie podpisania, kontrahencie, opiekunie umowy czy statusie dokumentu. Istnieje również możliwość zapisywania własnych kryteriów wyszukiwania w celu skorzystania z nich w przyszłości. 

Jak osoby opiniujące umowy są informowane o pojawieniu się nowego kontraktu lub zmianach w dokumencie? 

W momencie m.in. rejestracji nowej umowy lub wprowadzenia zmian w dokumencie, system LOGITO automatycznie informuje osoby uczestniczące w obiegu umowy. Są to dwa domyślne typy powiadomień: notyfikacje systemowe oraz notyfikacje konfigurowane przez osobę wprowadzającą umowę. Ponadto, istnieje możliwość wyświetlenia powiadomienia w aplikacji Teams. Osoby zarządzające umowami w firmie mogą również ustawić przypomnienia o np. o wygaśnięciu umowy na 7, 14 dni przed jej końcem.  

Czy możliwe jest przekazanie umowy do wglądu osobie, która bezpośrednio nie bierze udziału w obiegu umowy?   

Takie zadanie realizuje w systemie funkcja – Udostępnij umowę. Jest to korzystne chociażby ze względu na to, że informacje w zawartym lub zakończonym kontrakcie pomogą m.in. wynegocjować lepsze warunki kolejnej umowy lub zawrzeć w nim istotne zapisy, które inaczej mogłyby zostać pominięte. Dzieje się to często, dlatego dostęp do informacji handlowych nie może być ograniczany do zaledwie garstki osób. 

Czy istnieje możliwość zaprojektowania własnego obiegu umowy z rozróżnieniem na kilka typów umów, czy różnych akceptantów?  

Jak najbardziej, służy do tego moduł Procesy. Samodzielnie lub razem z naszym zespołem wdrożeniowym tworzymy schemat graficzny dla obiegu (BPMN) oraz konfigurujemy potrzebne dane pod Klienta. Proces obiegu umowy możemy następnie uruchomić i testować – jak również optymalizować jego działanie na potrzeby Klienta. Warto dodać, że dla każdego rodzaju umowy możemy zdefiniować inny proces jej obiegu, czy też opiniowania.  

Jakie dane można eksportować z systemu LOGITO? 

LOGITO domyślnie umożliwia szybki eksport gotowych zbiorów danych za pomocą arkuszy kalkulacyjnych Excel -.xls. Mogą być to m.in. dane o kontrahentach, ilości umów, terminie ich obowiązywania, czy chociażby o opiekunie danej umowy. Dane wyeksportowane w taki sposób, pozwalają nam na prowadzenie statystyk lub spisu umów w przedsiębiorstwie. Jeżeli klient potrzebuje rozszerzenia zakresu danych np. w celu raportowym - istnieje możliwość stworzenia indywidualnych raportów.

Jak sprawdzić u jakiej osoby w obiegu obecnie znajduje się umowa?

Wszelkie wprowadzone zmiany i aktywność użytkowników zajmujących się daną umową znajdziemy w Szczegółach, podglądzie historii umowy. System rejestruje m.in. zmiany w metryce umowy (formularzu umowy), kto oraz kiedy dokonał zmian. Widoczne są m.in. zmiany statusów, dodane komentarze, dodanie lub podmiana załączników.  

W jaki sposób umowy są zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem w systemie?

Aby umowy, jak i również inne dokumenty były bezpieczne system Logito wyposażony jest w zaawansowany system ról oraz uprawnień. W standardzie możliwe jest elastyczne dostosowanie tego systemu pod kątem własnych potrzeb. Sami możemy ustalić m.in. kto (=przypisujemy rolę), ma wgląd do dokumentu (=nadajemy dostęp) oraz jakie czynności może wykonywać dana osoba w wybranej grupie dokumentów (=określamy uprawnienia). W każdej chwili możemy nadawać lub odbierać te uprawnienia do wglądu (umowy nie będą wówczas widoczne) czy też do edycji oraz przekazania dokumentu dalej w obiegu.