Elektroniczny obieg dokumentów

Nowy Sącz to stolica powiatu nowosądeckiego, natomiast sam powiat nowosądecki jest drugim co do wielkości regionem w województwem małopolskim. Siedziba lokalnych władz świadczy usługi administracyjne dla ponad 212 tysięcy mieszkańców. Petenci na co dzień, m.in. zgłaszają formalne wnioski o udostepnienie informacji publicznej lub oczekują na decyzje urzędników w danym terminie oraz w zgodności z polskim prawem.

Zarys i cele projektu

Starostwo zwróciło się z prośbą o wprowadzenie nowoczesnej metody zarządzania oraz dystrybucji dokumentacją urzędowej, jak i finansowej. Cyfryzacja objęła prace związane m.in. implementację modułów LOGITO DMS: Elektroniczny Obieg Dokumentów oraz Elektroniczny Obieg Faktur. Działanie całego systemu jest zgodne z ustawą o Środkach komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67), oraz jest odpowiednikiem systemy teleinformatycznego Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).

Ważnym elementem było również wprowadzenie e-usług: ESP oraz BIP, które wspomogą komunikację pomiędzy pracownikami wielu placówek urzędów oraz instytucji publicznych z obywatelami.

Po zakończeniu projektu 200 pracowników administracji otrzymało praktyczne szkolenie pod kątem obsługi systemu.

Schemat przedstawia przykładowe elementy wdrożone dla klienta podczas pracy nad platformą EOD.

• Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD)
• Elektroniczny Obieg Faktur (EOF)
• Pisma przychodzące
• Pisma wychodzące
• Pisma wewnętrzne
• Archiwum dokumentów i faktur
• Rejestr pism
• Obsługa spraw
• Baza wiedzy
• Ewidencja faktur
• Moduł wydatkowania środków połączony z planem budżetowym
• Podpisy elektroniczne (Szafir)
• Komunikator LOGITO
• Kalendarz spotkań
• Baza pracowników
• Baza teleadresowa
• Biuletyn Informacji Publicznej
• Elektroniczna Skrzynka Podawcza
• System powiadomień e-mail
• Rejestr kont bankowych
• Baza wniosków
• Zamówienia

Realizacja projektu

Platforma LOGITO działa w technologii .NET firmy Microsoft, a sama obsługa systemu jest prosta oraz intuicyjna. Pracownicy administracyjni wszelkie czynności wykonują poprzez zwykłą przeglądarkę internetową.

Głównym punktem projektu dla Starostwa było wprowadzanie Elektronicznego obiegu dokumentów oraz faktur. Obydwa rozwiązania mają na celu usprawnienie przekazywania dokumentacji, ale i szybsze jej przetwarzanie w Urzędzie. Każdy z obiegów posiada własną ścieżkę oraz osoby odpowiedzialne za np. dekretację, opiniowanie, czy finalną akceptację.

Zarządzanie dokumentacją opiera się na 3 modułach: Pisma przychodzące, wychodzące oraz wewnętrzne, ale również na module Obsługa spraw. Umożliwia przegląd realizowanych zgłoszeń oraz spraw będących w toku czy szczegółów realizowanych przez określone osoby. Pracownicy posiadają moduł Bazy wniosków, co umożliwia tworzenie dokumentacji w znacznie krótszym czasie. Dzięki integracji z Szafir możliwe jest podpisanie dokumentu elektronicznie.

Ewidencja faktur umożliwia dodanie faktur do systemu oraz uzupełnianie ich np. o dane osób, firm czy instytucji (moduł Baza teleadresowa) łącznie z przypisanymi do nich kontami bankowymi. Funkcjonują jako oddzielne spisy danych definiowane przez samych użytkowników. Kontrola wydatków finansowych instytucji wspierana jest natomiast poprzez moduł Zarządzanie budżetem. Zastosowano mechanizm ewidencji, kontroli, planowania zasobów finansowych w zestawieniu z budżetem rocznym. Wszystkie zaimplementowane funkcje łączą się ze sobą, aby móc transparentnie kontrolować te wydatki. Moduł Zamówienia został również uwzględniony w ewidencji wydatków.

Ewidencję oraz elektroniczny obieg dla dokumentów i faktur wspierają dodatkowe funkcjonalności. To m. in. zaawansowana wyszukiwarka informacji, gdzie pracownik może wybrać określony filtr (np. wystawcę faktury czy temat pisma), i szybko dotrzeć do potrzebnej informacji. Kolejnym ulepszeniem jest system powiadomień e-mail. Informuje pracowników m.in. o nadejściu nowej faktury czy zmiany jej statusu w procesie dekretacji.

Dzięki wprowadzeniu tych funkcji specyfika oraz tryb pracy poszczególnych wydziałów w Starostwie została nie tylko zachowana, ale dopasowana do potrzeb instytucji publicznej. Dodatkowo wprowadzone zostały narzędzia wspomagające codzienną pracę oraz komunikację, chociażby jak Kalendarz spotkań czy Baza wiedzy.