Elektroniczny obieg dokumentów

Co to jest Elektroniczny obieg dokumentów?

Gdy mowa o elektronicznym obiegu dokumentów, mamy na myśli tak naprawdę wszystkie dokumenty które otrzymywane są przez firmę z zewnątrz, jak i te tworzone wewnątrz organizacji.

Elektroniczny obiegów dokumentów to ścieżka dokumentu w formie elektronicznej, jaką pokonuje w organizacji. Pismo, faktura czy wniosek, np. o urlop,  czy reklamację różni się od siebie, dodatkowo w grę wchodzi charakter firmy, jak i jej struktura organizacyjna.

Prosty obieg dokumentów może składać się z zaledwie dwóch etapów: wprowadzania do systemu i jego zaewidencjonowania. Może być również bardzo skomplikowany - np. dotyczyć gromadzenia zamówień, aby następnie przejść w wieloetapowy proces akceptacji.

Dopasowane rozwiązanie do przedsiębiorstwa to takie, które spełnia obecne potrzeby organizacji, jak i pozwoli na dynamiczną skalowalność, wspierając tym samym strategię rozwoju i decyzje biznesowe.

Na czym polega nieefektywny obieg dokumentów w firmie?

Wiele firm zarządza dokumentacją firmową nadal w formie papierowej - wtedy mówimy o tradycyjnym modelu obiegu dokumentów. Codziennie masa dokumentów jest przekazywana wewnątrz działami firmy, jak również oddziałami. Zazwyczaj wymaga fizycznej obecności pracownika po to, aby zaakceptował dokument słownie lub złożył na nim odręczny podpis.  Dodatkowo ważna dokumentacja może ulec zniszczeniu bądź zgubić się. 

Niewydajność papierowego obiegu dokumentu w firmach ma jednak drugie oblicze, które potrafi skutecznie zdezorganizować działalności firmy – brak kontroli nad przetwarzaniem dokumentów.

W przypadku obiegu umowy i nieprzestrzegania terminów ustalonych z Kontrahentem mogą skutkować jego przekroczeniem, co może negatywnie odbić się na relacji biznesowej. Faktury również mają tutaj swój udział – o tym jak bardzo istotna jest kontrola terminów płatności z relacjach z Kontrahentami nie trzeba nikogo przekonywać. Niestety, tego typu sytuacje nadal mają miejsce w organizacjach.

Mieszany system zarządzania dokumentacją również nie jest wolny od błędów. To sytuacja w, której część dokumentów funkcjonuje w obiegu tradycyjnym, a część w elektronicznym (np. jest przekazywana e-mailem do współpracowników lub Kontrahentów). Istnieje wówczas ryzyko, że nie odnajdziemy dokumentu w szybkim czasie. 

Firmy świadome wspomnianych konsekwencji braku kontroli nad obiegami dokumentów, poszukują rozwiązania, które pomoże stawić czoła tym wyzwaniom optymalizując i skracają czas podejmowanych działań.

Narzędzia i systemy do sprawnego zarządzania firmą

Świadomość ryzyka, jakie wiąże się z dalszym utrzymywaniem tradycyjnej pracy nad dokumentacją, powinna skłonić do rozważenia innych rozwiązań. Jest wiele opcji, a ich dobór zależy od charakteru danej organizacji i jej potrzeb. Elektroniczny obieg dokumentów można dodatkowo wzbogacić o kolejne rozwiązania. Jakie?

Zobacz Moduły

System elektronicznego obiegu dokumentów od LOGITO workflow

Zbudowanie efektywnego modelu zarządzania elektroniczną dokumentacją i jej obiegiem jest kamieniem milowym jakie przedsiębiorstwa chcą osiągnąć w najbliższych latach. 

Pośród systemów IT służących do elektronicznego obiegu dokumentów i workflow, które są dostępne na rynku większość z nich oferuje szereg funkcjonalności związanych z obsługą dokumentacji firmowej w zakresie m.in.:

• ewidencjonowania dokumentacji (system Document Management System);
• archiwizowania wszystkich dokumentów oraz plików;
• monitoringu przepływu dowolnego typu dokumentu w obiegu.

Nasz system służy wszystkim wspomnianym powyżej celom, a jednocześnie pozwala digitalizować nie tyle same dokumenty, obiegi, a także całe procesy. Głównym założeniem jest przede wszystkim optymalizacja kosztów, działań i skrócenie czasu implementacji nowych rozwiązań w firmie.   

Wykorzystanie zarządzania procesowego ściśle związanego z BPMN oraz szerokim zastosowaniem technologii low-code to dwa elementy ofertowane Klientom przez system LOGITO workflow.

 

Osoby projektujące dany proces, np. obieg reklamacji:

• mogą rozpisać go na poszczególne etapy (kroki i zaprezentować go w formie diagramu BPMN;
• zaprojektować i dodać elektroniczny wniosek formularza reklamacji łącznie z przyciskami;
• zbudować automatyczne formularze odpowiedzi, które zostaną wysłane po zakończeniu obiegu reklamacji;
• zdefiniować role uczestników procesu i przypisać je do pracowników firmy; 
• określić indywidualne wartości, np. statusy dokumentu czy walidacji danych wpisywanych w pola formularza,
• zaimplementować i przetestować proces w celu jego poprawnego działania.

 

Tak, naprawdę platforma LOGITO umożliwia jednocześnie projektowanie i budowanie procesów firmowych dla każdego obiegu dokumentu, z wiele obszarów zarządzania przedsiębiorstwem i nie zależnie od ilości spółek. 

Osiągnięcie stabilnego workflow to również optymalizacja pracy i odblokowanie potencjału zasobów ludzkich. Dzięki przyjrzeniu się ścieżce obiegu danego dokumentu, organizacja posiadająca LOGITO jest w stanie zidentyfikować przeszkody „wąskie gardła” w procesie oraz ograniczyć ich negatywny wpływ na przedsiębiorstwo.

Jak działa elektroniczny obieg dokumentów?  

Najczęściej wykorzystywanymi obiegami są te związane z zarządzaniem firmą są: 

1.  Elektroniczny obieg faktur

2.  Elektroniczny obieg pism wychodzących oraz przychodzących

3.  Elektroniczny obieg wniosków obsługiwanych przez Dział Kadr

4.  Elektroniczny obieg umów

Warto wspomnieć, że elektroniczny obieg dokumentu może składać się z dwóch, trzech etapów, ale może mieć ich również więcej – tym samym zbudować możemy prosty lub bardziej złożony obieg.

Natomiast w przypadku branż specjalistycznych należących do innych sektorów gospodarki niż usługi, obiegi jak i procesy istniejące w tych organizacjach – będą niezwykle indywidualne. Do tego stopnia, że te organizacje poszukują dostawców IT, którzy zaoferują im dedykowane rozwiązanie, które spełni ich potrzeby biznesowe. Te różnice wynikają, nie tylko z branży, ale z indywidualnego modelu zarządzania procesami, chociażby w branżach produkcyjnych np. budowlanej, czy farmaceutycznej. 

Przykłady dedykowanych obiegów o wyższym stopniu złożoności:

 

• Obieg zamówień – Firmy produkujące często kontaktują się z wieloma dostawcami, liczą koszty – stąd też ten obieg bardzo często jest ściśle powiązany z obiegiem faktur oraz kontrolingiem wydatków (limitami akceptacji) oraz terminami. 

 

 

 

• Obieg dokumentów związanych z rozliczaniem półfabrykatów lub produktów dla branż produkcyjnych, jak również ich magazynowaniem. Zaopatrywanie i rozliczanie materiałów są niezwykle istotnymi elementami całego cyklu produkcyjnego.  gdzie firmy korzystają z systemu typu MES, a które połączone są z dodatkowymi systemami elektronicznego obiegu dokumentów. 

Obieg dokumentów zgodny z KSeF

Faktury należą do jednych z najważniejszych typów dokumentów firmowych. Wraz z postępującą cyfryzację przedsiębiorstw, wprowadzaniem nowych rozwiązań – znajduje się Krajowym System eFaktur (KSeF). Ta platforma teleinformatyczna ma za zadanie m.in. ujednolicić sposób fakturowania w obrocie gospodarczym pomiędzy podmiotami działającymi na polskim rynku.

W zależności od organizacji przepływu informacji w firmie, każda organizacja ma swój wypracowany przez lata ścieżkę faktury – niezależne od tego czy jest to tradycyjny czy elektroniczny obieg dokumentu, jakie systemy są wykorzystywane – będą musiały wcielić KSeF jako dodatkowy etap obiegu faktury. 

Firmy mają czas do 1 stycznia 2024 roku, aby przygotować się do tych cyfrowych zmian – dlatego już teraz nadszedł moment, aby dostosować swoje systemy do nowych przepisów.

Część przedsiębiorstw będzie musiało wobec tego zintegrować całą infrastrukturę IT z KSeF, a druga część podjąć decyzję o implementacji rozwiązania elektronicznego obiegu dokumentów, który powinien umożliwić zarządzanie obiegiem nie tylko samych faktur, ale dowolnego dokumentu firmowego. 

 

Platforma LOGITO umożliwia na ten moment, pełną integrację z KSeF dzięki, której: 

• Możliwe będzie automatyczne pobranie faktur wystawionych w Krajowym Systemem eFaktur w sposób zautomatyzowany z minimalnym wysiłkiem po stronie pracownika Działu Księgowości czy Finansów. 
• Użytkownicy będą mogli korzystać z szeregu funkcjonalności wspierających proces elektronicznego obiegu faktury łącznie z polityką akceptacji faktur.
• Istnieje możliwość budowy i modyfikacji procesów związanych z obiegiem faktury dzięki wbudowanemu narzędziu workflow.

Charakterystyka i funkcjonalności systemu do obiegu dokumentów

Na rynku istnieją mniej lub bardziej zaawansowane narzędzia bazujące na EOD, które umożliwią automatyzację czynności wykonywanych manualnie. Jedną z korzyści, które przemawiają do przedsiębiorców są oszczędności finansowe związane z wydrukiem wszelkich dokumentów. Jest to zdecydowanie korzyść, która w pewnym sensie przyciąga uwagę. 

Lista korzyści, jak i funkcjonalności jest obszerna, dlatego przedstawiamy tylko najważniejsze korzyści biznesowe: 

• Centralizacja wszystkich dokumentów firmowych w jednym magazynie danych;
• Możliwość dostępu do danego pliku z poziomu urządzeń mobilnych; 
• Brak konieczności instalacji oprogramowania na każdym urządzeniu służbowym (PWA); 
• Możliwość zarządzanie i modyfikacji obieg dla danego procesu firmowego bez obawy przed dezorganizacją pracy (mechanizm wersjonowania);
• Samodzielne wdrożenie cyfrowego szablonu dokumentu i procesu biznesowego w systemie LOGITO;
• Stała kontrola nad dokumentem w czasie rzeczywistym;
• Możliwość organizacji dokumentów w systemie dzięki rejestrom, zamiast teczek lub segregatorów,
• Oszczędności związane z zakupem papieru, eksploatacji urządzeń peryferyjnych; 
• Skrócenie czasu obiegu dokumentu do minimum; 
• Funkcjonalności związane z przypomnieniami oraz powiadomieniami e-mail;
• Podgląd dokumentu w formie dokumentu PDF;
• Możliwość dołączania załączników pod dane dokumenty;
• Bezpieczny dostęp do dokumentów przed osobami nieuprawnionymi (system ról oraz uprawnień).