Elektroniczna baza pracowników

Twoje firmowe źródło informacji o pracownikach

Duża liczba pracowników nie ułatwia zarządzania zasobami ludzkimi. Wymusza natomiast innowacyjne, ale i praktyczne rozwiązania, aby błyskawicznie odszukać daną osobę w firmie. Stworzenie rejestru wszystkich zatrudnionych pracowników to często stosowana praktyka w wielooddziałowych organizacjach.

Moduł LOGITO Baza pracowników jest w pewnym sensie cyfrową książką adresową. Każda osoba w firmie posiada własną e-kartę lub profil pracownika. W momencie podjęcia zatrudnienia każdy dostaje własny profil do uzupełnienia i stałej aktualizacji. Najczęściej na tego typu kartach znajdziemy, m.in.:

 

• Zdjęcie pracownika
• Imię i nazwisko
• E-mail i numer telefonu
• Dział firmy
• Pokój
• Stanowisko

Podgląd tych informacji jest istotny z punktu widzenia współpracy pomiędzy pracownikami – np. dział firmy czy numer pokoju pozwala nam zlokalizować, gdzie dana osoba wykonuje swoją pracę na co dzień. Pomimo dzielącej odległości, nadal możemy mieć bezpośredni kontakt ze współpracownikiem, otrzymać ważną informację czy wykonać dane zadanie.

 

Przejrzysta struktura organizacji

Moduł Baza pracowników zastosowaliśmy z powodzeniem zarówno w naszej firmie, jak i u wielu klientów. Połączyliśmy go również z samą strukturą organizacyjną danego przedsiębiorstwa. Struktura organizacji łącznie z wszystkimi profilami pracowników przedstawiona jest za pomocą schematu drzewa. To najbardziej optymalny sposób, aby uzyskać funkcjonalny oraz transparentny obraz hierarchii organizacji podczas przeglądania.

 

Podczas gdy drzewo przedstawia całą organizację, jego gałęzie to poszczególne działy, a kolejne rozgałęzienia oznaczają współzależności oraz zależności pomiędzy pracownikami.

Każda zmiana w module Baza pracowników jest na bieżąco aktualizowana oraz widoczna w strukturze drzewa. Umożliwia m.in. dodanie nowej gałęzi w przypadku utworzenie nowego działu w firmie, czy dodanie nowego rozgałęzienia na istniejącej już gałęzi, np. gdy pracownik został zatrudniony w danym dziale.

Architektura tego typu daje nam możliwość skorzystania z bardziej interaktywnego mechanizmu przeglądania struktury organizacji – rozwijając lub zwijając poszczególne sekcje drzewa. Przykładowo, po kliknięciu w poszczególne segmenty widoczni są np. tylko pracownicy danego działu lub podgrupa zajmująca się konkretnymi zagadnieniami.

Moduł Baza pracowników, obok klikalnej oraz responsywnej struktury drzewa, posiada również wbudowaną oraz prostą w obsłudze wyszukiwarkę pracowników. Przeniesienie hierarchii organizacji na płaszczyznę cyfrową, pozwoli Twoim pracownikom szybko oraz skutecznie pozyskać informacje ze stałego punktu odniesienia - Bazy pracowników.

Komfortowe i bezpieczne logowanie

Pracownicy wykonując swoją codzienną pracę korzystają z wielu różnych systemów pochodzących od wielu dostawców. Wymusza to na nich konieczność zalogowania do każdego z nich oddzielnie, oraz zapamiętania od kilku do nawet kilkunastu różnych haseł. Wiąże się z tym również okresowa zmiana haseł, która sprzyja zapewnianiu bezpieczeństwa – jednak nie jest przestrzegana przez pracowników rygorystycznie. Tego typu działanie naraża firmowe dane na niepotrzebne niebezpieczeństwo.

Dzięki integracji modułu Baza pracowników z usługą od Microsoft - Active Directory, fundujemy pracownikom komfortowe logowanie do wielu systemów jednocześnie, tzw. Single Sign On (SSO). Jednak oszczędność czasu pracowników nie jest jedyną korzyścią, jaką zyskujemy z AD.

Usługa zapewnia naszym bazom danych wysoki stopień bezpieczeństwa. Mamy do wyboru wiele zróżnicowanych mechanizmów bezpieczeństwa, które możemy dostosować do własnych preferencji, czy firmowej polityki bezpieczeństwa. Ponadto Active Directory charakteryzuje się wysoką elastycznością, co oznacza, że mamy szerokie pole do działania w zakresie konfiguracji, ale i holistycznego zarządzania bezpieczeństwem naszej organizacji.

 

AD to elastyczna usługa w systemie Windows, umożliwia, m.in.:

• zarządzanie podstawowymi regułami bezpieczeństwa kont użytkowników (połączonych z Bazą pracowników),
• definiowanie metod odzyskiwania haseł,
• sposobów weryfikacji tożsamości oraz dostępu do danych (np. 2FA, LDAP),
• własne ustawienia.

Możemy wykonywać również działanie na serwerze związane z tworzeniem grup dostępu, konfigurować ustawienia dostępu do platformy dla pracowników firmy np.:

• na poziomie logowania,
• określonych zasobów,
• uruchamiania aplikacji.

Sprawdzaj dostępność współpracowników

Aby pracownicy mogli szybko pozyskać informacje o obecności lub nieobecności swoich współpracowników w firmie, połączyliśmy Bazę pracowników w trzech różnych konfiguracjach. W zależności od potrzeb Twojej organizacji istnieje możliwość łączenia ze sobą wielu dowolnych elementów.

• Baza pracowników oraz Urlopy
  To bardzo popularne, a zarazem naturalnie połączenie, z jakich korzystają nasi klienci. Integracja modułów opiera się na wyświetlaniu informacji o typie nieobecności oraz dacie bezpośrednio na Karcie pracownika.
  
  
• Baza pracowników oraz Praca zdalna
  Ułatwia zlokalizowanie czy dany współpracownik znajduje się w danym czasie w placówce firmy. Analogicznie, na karcie pracownika inni pracownicy zobaczą typ obecności, o ile pracownik posiada zaakceptowany wniosek o pracę zdalną.
  
  
• Baza pracowników, Urlopy oraz Kalendarz spotkań
  To kolejne funkcjonalne rozwiązanie. Podobnie jak wcześniejsze 2 integracje, informacje z modułu Urlopy wyświetlane są bezpośrednio w Kalendarzu spotkań. Dodatkowo, można wybrać opcji pokazania wszystkich pracowników obecnie przebywających na urlopach.

Komunikacja bez przeszkód

Połączenie modułu Baza pracowników z często używanymi aplikacjami znacznie przyspiesza przekazywanie informacji, ale i wszelkich dokumentów pomiędzy pracownikami. Do ważniejszych narzędzi do komunikacji w firmie należą programy pocztowe, ale i wielofunkcyjne komunikatory online.

Obserwując potrzeby firm, integracje z tego typu aplikacjami stanowią ogromną część faktycznej komunikacji pomiędzy pracownikami, dlatego integracje z nimi są niezwykle istotne dla klientów.

 

 

• Integracja z klientami pocztowymi

Adres e-mail jest integralną częścią Profilu pracownika, z o wiele większym potencjałem niż sama funkcja informacyjna. Przykładowo, żeby szybko utworzyć e-mail do osoby, której poszukujemy – wystarczy kliknąć w adres e-mail, a zostaniemy przekierowani do programu pocztowego. Stąd możemy od razu przejść do tworzenia i wysyłania wiadomości e-mail do poszukiwanej osoby.

Możliwa jest integracja z dowolnym klientem pocztowym. Do tej pory, przeprowadziliśmy połączenie modułu z klientami pocztowymi od Office 365, poprzez Thunderbird, aż po mniej popularne rozwiązania.

 

 

• Integracja z komunikatorami online

Zaletą tego połączenia jest możliwość bezpośredniego skontaktowania się z osobą z poziomu jej karty pracownika w module Baza pracowników. Wystarczy kliknąć w ikonę aplikacji (np. Teams lub Mattermost) na Karcie pracownika, by uruchomić program, oraz rozpocząć konwersację online ze współpracownikiem.