Elektroniczna obsługa zapotrzebowania

Brak odpowiednich zasobów to mniejsza produktywność Twoich pracowników.
Ten kłopot rozwiążesz dzięki elektronicznej agregacji zapotrzebowania od Logito.

Wybierz z listy to, czego potrzebujesz

Twoi pracownicy, by dobrze wykonywać swoją pracę potrzebują różnego rodzaju zasobów. Od materiałów biurowych, poprzez zlecenie wydruku wizytówek dla przedstawicieli czy rezerwacji stolika na spotkanie biznesowe.

Niestety sam proces zgłaszania zapotrzebowania w firmach oficjalnie nie istnieje. Dział Sekretariatu zazwyczaj przyjmuje ustne wnioski od pracowników. Są zapisywane w dziennikach i w miarę możliwości czasu pracy działu – pojedynczo akceptowane przez np. Dział zakupów, czy nawet przełożonych.

By zaradzić braku reakcji na potrzeby pracowników, które w efekcie końcowym mogą również kosztować Cię klienta - proponujemy agregację wszystkich tych potrzeb w jednym katalogu. Warto zaangażować pracowników przy jego tworzeniu.

Poza podstawowymi czynnościami, jak dodawanie produktów, usług czy grup dla każdego z nich:

system do zgłaszania zapotrzebowania zarządzanie zapotrzebowaniami składanie wniosku o zapotrzebowanie

Tworząc dedykowany katalog produktów oraz usług, poznajesz potrzeby pracowników. W ten sposób, o wiele łatwiej jest podejmować decyzję o tym, które z nich są priorytetowe, a które możesz zrealizować nieco później. Twoi pracownicy oszczędzają czas. Szybkie oraz sprawne zgłaszanie zapotrzebowania w formie elektronicznych wniosków uprasza cały ten proces. Natomiast Twoi pracownicy mogą skupić się na realizacji ważnych zadań.

Potrzeby zgodne z polityką firmy

Nie każda nieprawidłowość jest faktycznym naruszeniem polityki finansowej firmy. Jednak, by chronić te zasady już na etapie zapotrzebowania, proponujemy zastosować – listę dostawców preferowanych, jako część katalogu dostawców.

Ten typ dostawców oferuje specjalnie wynegocjowane ceny, oraz warunki dla produktów oraz usług. Stawki te są niejednokrotnie niższe od tych, które są oficjalnie dostępne na rynku. Posiadają również dodatkowe przywileje, ale i mniej restrykcyjne warunki. To rozwiązanie sprawdzi się, jeśli Twoja firma posiada rozbudowaną oraz restrykcyjną politykę zakupową, czy też dla podróży służbowych. W proces gromadzenia zapotrzebowania na produkty i usługi, możesz wpleść wszystkie zasady tej polityki oraz na bieżąco weryfikować, które ze składanych wniosków są z nimi zgodne bądź niezgodne. Dzięki temu, jesteś w stanie zaoszczędzić ogromną ilość czasu, którą przeznaczysz na realizacje istotniejszych celów organizacji.

Skorzystaj z gotowego katalogu dostawców

Zbieranie i wyszukiwanie najbliższych dostawców dla usług czy produktów jest niezwykle czasochłonne. Wymaga kontaktu w celu zweryfikowania poprawności informacji, ale i aktualności samych ofert. Posiadając taki gotowy katalog dostawców oszczędzasz czas całej Twojej organizacji, który inaczej zostałby przeznaczony na kontakt z przedstawicielami firm.

Oto lista czynności, jakie możesz zrealizować z katalogiem dostawców:

Wyszukać dostawcę i sprawdzić szczegóły na jego temat
Przejrzeć i porównać historię współpracy dla kilku dostawców
Oznaczyć dostawcę, jako np. preferowanego lub zaufanego
Sprawdzić czy umowa oraz przyznane rabaty nadal obowiązują
Zaktualizować katalog o nowych dostawców lub producentów
Zmodyfikować kartę dostawcy

Możliwość wykonania przez Ciebie krótkiej analizy liczby dostępnych dostawców z katalogu, przyspiesza proces zakupowy. Na podstawie tego zbioru informacji możesz w krótkim czasie zdecydować, czy np. warto kontynuować współpracę z danym kontrahentem, jeśli np. historia wskazuje na niedotrzymanie warunków lub wygaśnięcie rabatu. Z kolei, np. utworzenie listy zaufanych dostawców przyspiesza i automatyzuje realizację zamówień na dany produkt, bez zbędnego ryzyka.

Od zapytania do rejestru ofert, aż po zakup

Podobnie jak w przypadku gromadzenia dostawców, pozyskiwanie informacji o ofertach, a następnie ich analiza – staje się nieco bardziej skomplikowane i wymaga od Ciebie wiele wysiłku. Chociażby ze względu na brak dostępności informacji oraz zróżnicowane warunki współpracy.

Żeby uprościć oraz przyspieszyć ten proces, wystarczy zaledwie wykonanie kilku czynności:

Pełna skrzynka ofert od dostawców tworzy automatycznie dla Ciebie pełnowartościowy i zróżnicowany rejestr. Masz solidne podstawy do porównania dostępnych opcji. W efekcie końcowym, podejmiesz świadomą decyzję o zakupie, ustandaryzujesz i zoptymalizujesz przebieg procesu zakupowego.

Zaletami widocznymi na pierwszy rzut oka, są przede wszystkim oszczędność czasu oraz funduszy Twojej organizacji. Ponadto, niektóre z ofert być może wykorzystasz w późniejszym terminie lub znany dostawca stanie się Twoim stałym dostawcą.

Podział sprzyja agregacji

Składanie wniosku o zapotrzebowanie - Logito

Przed faktycznym zamówieniem produktu lub usługi, firmy przeprowadzają analizę zapotrzebowania pracowników na produkty oraz różnego rodzaju usługi. Twoja firma, podobnie jak inne, zapewne posiada własny zestaw zasad, którym się kieruje.

Wnioski o zapotrzebowanie mogą być składane ustnie, bądź pisemnie przez samych pracowników lub przełożonych. Następnie przekazywane są do działu odpowiedzialnego za zbieranie tego typu informacji. Samo to rozwiązanie, nie jest zbyt funkcjonalne - jeśli firma posiada wiele oddziałów, rozrzuconych w wielu lokalizacjach. Chociażby z tego względu, że już zgromadzone dane z każdego z nich, należy od nowa poddać ponownej analizie. Jest to utrudnienie, które spowalnia otrzymanie m.in. danych finansowych o rzeczywistych kosztach z każdej placówki.

Proponujemy eliminację tych procesów, na poczet składania elektronicznych wniosków przez pracowników. Moduł zapotrzebowania wyposażyliśmy w sekcję Lista produktów. Złożone wnioski zawierają produkty i usługi łącznie z ich szczegółami (np. ceną, ilością czy opisem) i na podstawie tych kategorii, możesz przeprowadzić jednocześnie ich podział oraz agregację. W jaki sposób?

Przykładowo, 75 pracowników z 3 placówek złożyło wnioski o różne urządzenia. Dzięki podziałowi uzyskujemy cenną informację, o tym, do jakiej grupy należą te urządzenia. W tym przypadku, są to urządzenia peryferyjne z 3 podtypami: myszka bezprzewodowa, podajnik ADF oraz drukarka laserowa. Agregacja z kolei umożliwia podanie konkretnej liczby czy ceny dla pogrupowanych danych. Dzięki liście dowiemy się, że 3 placówki potrzebują 69 myszek bezprzewodowych, 3 podajniki ADF oraz 3 drukarki laserowe.

Zmiana wieloetapowego procesu gromadzenia zapotrzebowania na zaledwie 1 etap, pozwala uzyskać ten sam efekt, ale o wiele w szybszym czasie. Również bez problemu przeprowadzisz analizę całkowitych kosztów.

Błyskawicznie akceptuj lub odrzucaj

Sam proces zakupów w firmach jest niekiedy bardzo skomplikowany ze względu na wiele etapów. Dodatkowym utrudnieniem może być również restrykcyjna polityka firmy, duża liczba oddziałów lub osób akceptujących.

Papierowe wnioski czy uzyskanie informacji o osobie akceptującej, wyeliminujesz za pomocą wniosków elektronicznych oraz określenia grupy osób akceptujących na poziomie systemu. Dodatkowo, dzięki konfiguracji systemu powiadomień, osoby akceptujące otrzymują komunikat o pojawieniu się nowego wniosku. W kolejnych krokach następuje:

Status wniosku o zapotrzebowanie - Logito DMS

Weryfikacja wniosku.
Przebiega dokładnie w ten sam sposób, jak ta tradycyjna, a różnica polega na przyspieszeniu dotarcia wniosku dzięki funkcji powiadomień.
Podjęcie decyzji o akceptacji bądź odrzuceniu.
Zrealizujesz ją za pomocą jednego kliknięcia, a status wniosku automatycznie ulegnie zmianie. W przypadku odrzucenia wniosku, istnieje możliwość dopisania wyjaśnienia.
Przekazanie rezultatu osobom zainteresowanym.
Sama zmiana statusu jest już w sobie informacją, ale dodatkowo ustawisz jeszcze powiadomienia, które otrzymają osoby zaangażowane. Będą mogły zapoznać się również z komentarzem do wniosku, o ile taki był dodany.

Cyfrowa transformacja
Twojej firmy zaczyna się teraz

Chcesz otrzymać wycenę, zobaczyć LOGITO od środka lub porozmawiać
na temat technologii low-code?

Skontaktuj się z nami w dowolny sposób, a my odpowiemy na każde Twoje pytanie. Jeśli będziesz potrzebować więcej informacji, zaproponujemy
bezpłatną konsultację, podczas której zaprezentujemy Ci demo naszej
platformy.

Lubimy przyspieszać każdy proces, dlatego odpowiemy na Twoją wiadomość
w ciągu najbliższego dnia roboczego.

Napisz do nas lub skorzystaj z formularza

zapytanie@logito.pl

Logito w liczbach

+20 lat doswiadczenia_orange.png [7.50 KB] +20 lat doświadczenia

+100 wdrożeń

+37 k użytkowników_orange.png [6.12 KB] +37 000 użytkowników

+18 mln dokumentów_orange.png [2.76 KB] +18 mln dokumentów

+800 procesów_orange.png [7.90 KB] +800 procesów

Wypełnij formularz

*Imię

*Nazwisko

*Adres email

Numer telefonu

*Opisz jak możemy ci pomóc

*pole obowiązkowe

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Logito Sp. z o. o., w celu odczytu i ewentualnej odpowiedzi na korespondencję przesłaną za pomocą formularza kontaktowego. Jednocześnie oświadczam, iż zapoznałam/em się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych w Logito Sp. z o.o.