Kalendarz spotkań

Wybierz optymalny termin i wyślij zaproszenie

Jednym z częstych problemów przy organizacji spotkań jest brak ogólnej informacji o dostępności pracowników. By temu zaradzić, nasz kalendarz spotkań LOGITO oferuje jednoczesną integrację kalendarza z modułem:

• Urlopy
• Bazą pracowników
• Bazą klientów

Podczas tworzenia wydarzenia, wyszukasz przedstawiciela partnera i wyślesz zaproszenie. Połączenie tych elementów to automatyzacja planowania na bazie tego, z czego firma korzysta na co dzień. Rozszerzając ich zastosowanie zapobiegasz dezorganizacji planów innych pracowników, a wszelkie zadania zostaną wykonane na czas.

Możesz wyświetlić kalendarz dla pojedynczej osoby lub grupy wybranych osób. Czas ich niedostępności zobaczysz w formie oznaczonych bloków z legendą. By szybko zweryfikować, ile osób aktualnie potwierdziło zaproszenie, wystarczy przejrzeć listę uczestników w danym wydarzeniu. System aktualizuje ją automatycznie na podstawie odpowiedzi.

Połącz się z MS Outlook (Exchange)

MS Outlook, część pakietu Office 365, jest jednym z najpopularniejszych wielofunkcyjnych klientów pocztowych wykorzystywanych na całym świecie i nikogo nie trzeba przekonywać o jego użyteczności.

Dzięki dwustronnej integracji z Kalendarzem firmowym, wszyscy pracownicy korzystają z tego samego miejsca. Dane widoczne są od razu po wprowadzeniu do jednego z systemów.

Oto lista czynności, jakie jesteś w stanie wykonać jednocześnie:

• sprawdzać dostępność innych pracowników przed zaplanowaniem spotkania,
• tworzyć spotkania na podstawie maili od adresatów oraz dodawać nowych uczestników (z Bazy pracowników czy Bazy klientów),
• wysyłać zaproszenia (jako twórca wydarzenia) oraz akceptować lub odrzucać (jako uczestnik),
• umieścić link do wideokonferencji grupowej (dostępny również dla osób spoza organizacji),
• tworzyć notatki do spotkania i załączać pliki (OneNote),
• organizować spotkania (Skype),
• ustawiać spersonalizowane przypomnienia i powiadomienia (np. cykliczne).

Zaletą jest szybkość udostępniania informacji bez konieczności przechodzenia z aplikacji do aplikacji. Dla nas i dużej części naszych klientów, połączenie kalendarza spotkań z Outlook stało się naturalną koleją rzeczy. Zaoszczędza czas na wprowadzanie tych samych informacji w więcej niż jednej bazie danych.

Integracja z Kalendarzem Google

Pracownicy by podnieść swój poziom produktywności i skutecznie zarządzać czasem, również tym prywatnym, bardzo często sięgają po Kalendarz Google. Warto wykorzystać preferencje i przyzwyczajenia swoich pracowników. Jego architektura, jak i obsługa, jest niezwykle intuicyjna.

Podobnie, jak w przypadku naszej integracji z MS Outlook, przekazywanie danych opiera się na dwustronnej integracji tych dwóch kalendarzy. To rozwiązanie proponujemy dla osób, które korzystają z innych rozwiązań biurowych niż Outlook, np. Thunderbird, The Bat lub innych dostępnych na rynku aplikacji.

Oto zaledwie kilka funkcji, które według nas powinieneś wziąć pod uwagę, przy wyborze połączenia z Kalendarzem Google:

• Określenie dokładnej lokalizacji spotkania (przekierowanie do Google Maps)
• Ustawienie kilku zegarów dla różnych stref czasowych dla wydarzenia,
• Udostępnienie innym użytkownikom możliwych terminów spotkania (Appointment slots),
• Szybki dostęp do innych usług Google (np. Gmail, Dokumenty Google, GoogleKeep, Hangout Meets and Hangout Chat),
• Dodawanie załączników do wydarzenia z możliwością edycji przez uczestników w usługach online (Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Formularze)
• Tworzenie oddzielnego kalendarze i udostępnianie go wszystkim (Baza pracowników, Baza klientów),
• Eksport kalendarza dla osób spoza organizacji w formie webowej z możliwością bezpośredniego wyboru terminu z puli dostępnych terminów oznaczonych przez organizatora spotkania.