Elektroniczny obieg faktur i dokumentów finansowych

Podczas prac nad integracją LOGITO z serwerami poczty elektronicznej, odkryliśmy również, że pobieranie plików to zaledwie jedna z licznych korzyści. Połączenie daje Ci także:

Kombinacja tych elementów, skraca czas przekazywania ważnych dokumentów wewnątrz organizacji i znacznie przyspiesza obieg faktur. Twoi pracownicy pomijają wiele etapów obsługi korespondencji. Są to m.in. przeglądanie korespondencji, manualna weryfikacja nadawcy, zapisu pliku oraz manualne umieszczenie ich w firmowym magazynie danych.

Elektroniczny obieg faktur - zawsze aktualne dokumenty

Digitalizacja niesie ze sobą naprawdę wiele korzyści, ale również niebezpieczeństw. Jednym z nich jest obszerna i nieuporządkowana baza danych. Wielu przedsiębiorców stoi przed podobnym wyzwaniem.

By temu podołać, LOGITO oferuje dedykowane narzędzie CRM Manager. Jest on deduplikatorem danych, który jest w stanie przeorganizować ogromne ilości dokumentów i dać Ci pewność, że posiadasz w 100% aktualne wersje dokumentów. Jego wykorzystanie pozwoli Ci się uporać z efektem ubocznym integracji kilku baz danych. To oznacza, że faktury nie będą się powielały. W systemie będą znajdować się tylko aktualne i jedyne wersje, a tym samym obieg dokumentów finansowych będzie spójny.

 

 

 

W zależności od potrzeb naszych klientów, przeprowadzamy konfigurację narzędzia pod kątem trybów m.in. na poziomie pliku czy bloku. Bierzemy również pod uwagę takie parametry jak wskaźnik precyzyjności. Wszystko to ma zapewnić dostęp do najaktualniejszej wersji dokumentu oraz płynność obiegu dokumentów finansowych w przedsiębiorstwie.

Podczas uruchomienia deduplikatora, baza danych zostaje przeszukana według ustalonych parametrów. Mogą to być bardzo podstawowe, jak np. rozmiar, rozszerzenie czy nazwa. Gdy system odnajdzie podobieństwa, przechodzi do etapu tworzenia tymczasowej kopii, jednocześnie skanując i porównując jej zawartość.

CRM Manager jest bezpieczny dla przetwarzanych danych. Pracuje na tymczasowo utworzonej kopii dokumentu, tj. duplikatu. Po przejrzeniu dokumentu, to Ty zdecydujesz o tym, czy plik powinien być zapisany jako najnowsza wersja dokumentu. Innymi słowy, dokument przetwarzany zostaje nadpisany, a duplikaty są usuwane z systemu.

Elektroniczny obieg faktur pozwoli na weryfikację kontrahentów

Jako przedsiębiorca, jesteś prawnie zobowiązany do weryfikacji podmiotu, z którym podejmujesz współpracę. Inaczej możesz ponieść z tego tytułu konsekwencje – i to nie tylko te materialne. Zarządzanie fakturami to spora odpowiedzialność.

Weryfikacja firmy czy organizacji, to niezwykle ważna kwestia – stąd podjęliśmy decyzję o integracjach z 3 narzędziami informatycznymi.

• Biała lista VAT - nieustannie aktualizowana rządowa wyszukiwarka podmiotów. Wyświetla informacje o bieżącym oraz archiwalnym statusie danego podatnika VAT – w zależności od wybranych kryteriów. Wyszukiwać może po numerze np. NIP, REGON, czy nazwie podmiotu. Spis zawiera takie wydarzenia jak np. wykreślenie, czy przywrócenie podatnika do rejestru VAT. Jako dodatek, zaimplementowaliśmy również system alertów, który powiadomi cię za pomocą komunikatu lub alertu, gdy wychwyci rozbieżności. Implementacja tej funkcji w elektronicznym obiegu faktur to duże ułatwienie dla osób wprowadzających dane o fakturach do systemu LOGITO.

• VIES (VAT Information Exchange System) – system pełni podobną funkcję jak Biała lista VAT. Jego przeznaczenie natomiast dotyczy krajów prowadzących transakcje transgraniczne w UE. Jeśli Twoja firma często podejmuje tego typu współpracę – to jest to obowiązkowa baza danych, z której powinieneś korzystać. Dzięki połączeniu VIES oraz LOGITO, szybko sprawdzisz, czy: potencjalny partner biznesowy jest wiarygodnym / zarejestrowanym podatnikiem VAT w UE oraz czy podjęcie z nim współpracy może objąć opodatkowanie 0%. Ponadto, gdy otrzymasz w porę informację o niezarejestrowanym, nieaktywnym lub nierzetelnym podatniku VAT, możesz wycofać się z podjętych decyzji, a tym samym ochronić swoją organizację przez fatalną inwestycją.

• Rejestr REGON od GUS – Główny Urząd Statystyczny udostępnił niezwykle przydatne narzędzie dla przedsiębiorców, który zintegrowaliśmy z platformą LOGITO w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów. W kontekście działalności gospodarczej, ze sprawdzonego źródła udostępnia informacje o aktywnych podmiotach. Jako jeden z przedsiębiorców, możesz mieć pewność, że dane są aktualne i zostały uprzednio zweryfikowane przez odpowiednie organy. Podobnie jak w przypadku Białej listy VAT, możliwa jest konfiguracja powiadomień czy alertów według ustalonych preferencji. Zaletą jest również szybki zapis kontrahenta w Bazie klientów – pracownik zwyczajnie zatwierdza dodanie nowego rekordu.

Obieg dokumentów finansowych - fakturuj przed sprzedażą 

Obsługa proformy to funkcjonalność, którą chętnie wykorzystują nasi klienci. Faktura proforma stanowi zarówno dla Ciebie, jak i Twojego klienta korzyść. Dzięki wystawieniu faktury proforma, w pewnym stopniu uzyskujesz przewagę nad konkurencją. Dokumentujesz szczegóły dla usługi czy zamówienia, jednak Twój klient nie musi od razu regulować tych należności. Może zapoznać się z tymi szczegółami i zdecydować, czy podejmie współpracę.

Jeśli tak się nie stanie – to żaden problem, proforma zostanie zwyczajnie usunięta. Jeśli jednak tak, nasza platforma umożliwia wystawienie właściwej faktury VAT na podstawie dostępnej proformy. Zaoszczędzisz dzięki temu czas, jednocześnie nadzorując nowe przedsięwzięcia firmy.

Dlaczego warto wdrożyć KSeF razem z obiegiem faktur?

Pobierz bezpłatny poradnik

Weź pod lupę kod kreskowy i usprawnij ewidencję faktur w firmie

 

Kody kreskowe stosuje się w wielu dziedzinach i to na dużą skalę. Dzięki kodom organizacje uzyskują większy stopień automatyzacji, przy niskim koszcie implementacji. W szczególności, jeśli mowa o ewidencjonowaniu oraz zarządzaniu obiegiem dokumentów. Kody kreskowe posłużą do efektywnego prowadzenia ewidencji, za pomocą nadania każdemu dokumentowi unikatowego znacznika.

Dzięki temu będziesz mógł dokładnie określić lokalizację rachunku, faktury czy sprawozdania w bazie danych. W efekcie umożliwi to szybsze odszukanie odpowiedniego dokumentu w ogromnej bazie danych – nawet jeśli znajduje się on w oddziale na drugim końcu Polski lub świata. Aby go odnaleźć w systemie oraz wyświetlić na ekranie komputera, należy zeskanować kod kreskowy. Dzięki temu zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie staje się proste, szybkie i skuteczne.

Zyskasz również ogromną oszczędność czasu na samym skanowaniu. Umieszczając naklejkę z kodem kreskowym na pierwszej stronie skanowanego dokumentu, automatycznie rozpoczniesz i zakończysz proces skanowania. Kod kreskowy jest szczególnie użyteczny podczas seryjnego skanowania dokumentów - system traktuje kod kreskowy jako automatyczny dzielnik pomiędzy skanowanymi danymi. 

Zarządzanie fakturami - generuj i drukuj samodzielnie kody

Jeśli już zdecydowałeś się na digitalizację dokumentów w swojej firmie, rozważ również wykorzystanie kodów kreskowych z generatorem kodów od LOGITO. W pierwszej kolejności, należy wspomnieć o tworzeniu kodów za pomocą generatora. Proces tworzenia kodów jest unikatowy dla każdego z naszych klientów. Wynika to z odrębnego sposobu agregacji, organizacji dokumentów finansowych oraz procesów wewnątrz organizacji.

Dlatego proces generowania kodów kreskowych projektujemy my, a Ty otrzymujesz od nas gotowe już narzędzie. Bezpośrednią korzyścią jest prostota obsługi generatora, składająca się tylko z 3 kroków:

Przeglądaj faktury kosztowne na 2 sposoby

Naprawdę dużym ułatwieniem w codziennej pracy jest błyskawiczna możliwość podglądu załączników dołączonych do rekordów w systemie.

LOGITO oferuje użytkownikom 2 wygodne sposoby ich przeglądania:

1. standardowy podgląd dokumentu we wbudowanym programie PDF,
2. a także Dual View.

Możemy pracować na jednym monitorze dzieląc ekran, czyli obszar roboczy na 2 okna. Jednak bardziej komfortowym rozwiązaniem jest użycie w tym celu 2 monitorów ustawionych w poziomie lub pionie, wykorzystując monitor typu pivot.

Wówczas tryb Dual View jednocześnie umożliwi nam podgląd, ale i porównanie informacji znajdujących się w:

1. cyfrowej wersji dokumentu (np. skanie oryginału faktury lub automatycznie wygenerowanej faktury),
2. danych w formularzach czy metrykach (wcześniej wprowadzonych do systemu, a docelowo przeznaczonych do ewidencji).

Zaletą tych rozwiązań jest m.in. to, że nie trzeba szukać, pobierać czy otwierać tych plików w aplikacjach zewnętrznych. Wszystko dostępne jest w Twoim obszarze roboczym. Wystarczy, że ustawisz skalę przeglądanego załącznika – powiększając lub pomniejszając wybrany fragment pliku. Szybko i sprawnie zweryfikujesz i poprawisz dane w formularzu na podstawie oryginału faktury. Zmniejszy to liczbę pomyłek związanych z przepisywaniem danych do systemu, ale i pozytywnie wpłynie na poprawne rozliczenie budżetu firmy, a rozsądne zarządzanie fakturami (w tym łatwy dostęp) to podstawa funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa.

Kody kontrolingowe w Twojej firmie i podległych spółkach

Im bardziej rozbudowana struktury organizacji, większa liczba oddziałów czy spółek, tym zadanie kontrolowania kosztów jest trudniejsze. Elektroniczny obieg dokumentów jednak wystarczy, abyśmy mogli swobodne ewidencjować koszty w firmie. Wiele organizacji radzi sobie z tym wyzwaniem, definiując wewnątrz organizacji kody kosztów. Wówczas zarówno opisywanie, jak i prowadzenie ewidencji staje się łatwiejsze. Od razu wiadomo również na jaki cel przeznaczono fundusze finansowe firmy oraz co zrobić, aby jeszcze lepiej zarządzać budżetem. W ten sposób każdy nawet najmniejszy wydatek jest rejestrowany przez pracownika odpowiedzialnego za wygenerowany koszt.

W tym celu warto sięgnąć po ewidencjonowanie kosztów za pomocą elektronicznych formularzy. Dzięki połączeniu z obiegiem dokumentów finansowych pracownik może daną fakturę opisać, a następnie uzupełnić o np. dany kod kosztu. Wówczas uzyskasz w systemie zdecydowanie szczegółowy obraz wydatków.

Podział kodów kontrolingowych ustalony odgórnie, w dużej mierze zależy od polityki finansowej Twojej firmy. Możesz wprowadzić podział na m.in.:

• projekt,
• produkt,
• umowę,
• MPK (Miejsce Powstawania Kosztów),
• CAPEX na poczet przyszłych wydatków na inwestycje,
• czy OPEX dla kosztów operacyjnych.

Dodatkowo, do kodów kontrolingowych istnieje możliwość zdefiniowania wielopoziomowej hierarchii budżetowej. Decyzje finansowe będą wówczas wymagały akceptacji kilku osób autoryzacyjnych, a limity akceptacji będą znacznie różnić się od siebie. Istnieje opcja włączenia autoryzacji kosztów bezpośrednio przez samego prezesa firmy – o ile sytuacja bądź kwota będzie tego wymagała. Tak wyposażony obieg dokumentów finansowych pozwala skutecznie monitorować wydatki przedsiębiorstwa i przestrzegać tym samym politykę organizacji.

Zarządzanie kodami kontrollingowymi określasz według własnych potrzeb. Zazwyczaj jest to po prostu koszt wygenerowany np. przez dany dział firmy. Jakie działania można podjąć w ramach zarządzania aspektem finansowym tego kodu kosztów?

• Stworzysz nieograniczoną liczbę oraz rodzaje kodów kontrollingowych (dla działu, celu, lub innego wybranego parametru).
• Dodasz szczegółowy opis.
• Określisz limit kwotowy (na osobę) lub termin jego obowiązywania.
• Zdefiniujesz lub zmienisz właściciela danego kodu.
• Przydzielisz jedną lub kilka osób akceptujących do kodu kontrolligowego.
• Powiążesz je z fakturą, zamówieniem czy zleceniem znajdującym się w systemie.
• Rozdzielisz wydatki pomiędzy kilka miejsc powstawania kosztów.
• Porównasz kilka kodów kontrolligowych, otrzymując swego rodzaju raport porównawczy.

Posiadając opisane funkcje ewidencji kosztów, możliwe jest automatyczne tworzenie pełnego rejestru wydatków. Dzięki temu zyskujesz wgląd w bieżące wydatki całej firmy (lub jednej z jej spółek), łącznie ze skrupulatnym podziałem na różne koszty rodzajowe. Dzięki wielostopniowej dekretacji dokumentów finansowych masz pełną kontrolę nad wydatkami. Możesz również wyszukiwać i sortować dane według różnych parametrów, m.in. kwoty, limity, osoby autoryzujące lub wybrany kod kosztów.

W LOGITO DMS kody kontrolingowe są częścią obiegu dokumentacji finansowej, po to, aby stworzyć płynny workflow w organizacji. Dzięki temu, od razu kontrolujesz wszystkie faktury towarzyszące wpisom MPK, ich status oraz całą historię dokumentu. Masz również dostęp do dokumentów podpiętych pod dane przedsięwzięcia, bez konieczności odszukiwania ich pojedynczo w systemie.

Jeśli Twoja firma czy spółka posiada określony zbiór reguł biznesowych, chce kontrolować ich przestrzeganie, ale i rozwijać nowe reguły biznesowe – nasz moduł LOGITO DMS umożliwi Ci realizację takich czynności. Elektroniczny obieg dokumentów skutecznie umożliwia zarówno tworzenie nieograniczonej liczby kodów kontrolingowych, czy tabel autoryzacyjnych (osób autoryzujących, limitów, warunków oraz powiązań), jak i integrację z systemami finansowo-księgowymi.

Zaplanuj proces elektronicznego obiegu dokumentów w firmie

W obiegu dokumentów finansowych skorzystasz z graficznego kreatora procesów w organizacji. Dzięki niemu możesz wyklikać samodzielnie schemat obiegu każdego dokumentu finansowego w firmie, czy workflow dla faktury lub noty korygującej. Co więcej, na każdym etapie możesz śledzić jego realizację w procesie księgowania.

Wiemy jak niezwykle skomplikowane potrafią być realizowane procesy w firmie. Dlatego wychodzimy naprzeciw oczekiwaniom Klientów i udostępniamy im narzędzie, dzięki któremu są w stanie sami zaprojektować pojedyncze części procesu, a następnie scalą je w jeden. System elektronicznego obiegu faktur to rozwiązanie wszelkich problemów z przekazywaniem, otrzymywaniem i segregacją istotnych danych w danym przedsiębiorstwie. Poza zaprojektowaniem i wdrożeniem – możliwa jest modyfikacja istniejących już schematów, po to, aby dopasować je do charakteru organizacji.

Funkcjonalność jest również dostępna dla modułu Zamówień, Umów czy Zarządzania projektami oraz budżetem. Aby przeczytać więcej przejdź do modułu Obsługa korespondencji i spraw do sekcji "Kreuj procesy wizualnie".

Konwertuj waluty według kursów NBP dla faktur w obiegu

Jeśli Twoja firma oferuje usługi poza krajem macierzystym lub jest organizacją wielooddziałową z kilkoma lokacjami, obliczenia obejmować będą wiele walut. Dlatego system elektronicznego obiegu faktur musi być wspierany rzetelnymi informacjami, bezpośrednio zatwierdzanymi przez wiarygodną instytucję.

Ważne, by wszyscy pracownicy odpowiedzialni za obieg dokumentów finansowych, korzystali z ogólnodostępnej, wiarygodnej i aktualnej bazy danych. W celu zachowania tego samego przelicznika, proponujemy integrację obiegu dokumentów finansowych z tabelą kursów walut od Narodowego Banku Polskiego (API NBP).

Uzyskasz szybką konwersję walut dla różnych rodzajów faktur (korygujące, końcowe czy typu RR) oraz innych dokumentów. Wówczas, dokonasz analizy rocznego bilansu finansowego. Ponieważ data oraz godzina pobierania danych z NBP zostaje zapisana w systemie – uwzględnisz również różnice walutowe.

Integruj się z dowolnym systemem finansowo-księgowym lub ERP

Wiele przedsiębiorstw bardzo często posiada już własne i sprawdzone oprogramowanie do zarządzania finansami oraz księgowością. Jest ono dopasowane do obecnej infrastruktury i działa bez zarzutu. Model wymiany danych dostosujemy do Twoich potrzeb oraz procesów w organizacji, po ustaleniu istotnych dla Ciebie szczegółów. Tworząc system obiegu faktur dla danej firmy, zawsze dostosowujemy jego funkcjonalności pod specyfikę pracy w tym przedsiębiorstwie.

Nie ma znaczenia czy korzystasz z systemu finansowo-księgowego, czy oprogramowania typu ERP, w którym prowadzisz swoją ewidencję wydatków finansowych. Mamy bardzo bogatą wiedzę i doświadczenie z integracjami m.in. z systemami SAP, IFS, Vendo, Wapro, Hermes, Subiekt GT, czy enova 365.

Zobacz, jakie inne integracje przeprowadziliśmy na życzenie naszych Klientów.

Logito zaprojektowaliśmy tak, aby wymagania integracji zostały spełnione oraz dopasowane do Twoich potrzeb. Często proponowane przez nas rozwiązania stają się dedykowanymi rozwiązaniami pod określonego Klienta. Dzięki temu zarządzanie obiegiem dokumentów finansowych w firmie staje się intuicyjne dla pracowników pomimo złożoności całego procesu. Odpowiednio zaprojektowany system, dostosowany w znacznym stopniu do specyfiki branży nie tylko wspiera prawidłowe funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa, ale stanie się jej fundamentem.

Naszym celem jest skuteczna pomoc Klientom w zarządzaniu finansami. To dotyczy także wprowadzenia systemu zarządzania obiegiem dokumentów, którego funkcjonalności będą dopasowane w pełni do potrzeb organizacji.

O ile jest to wymagane, integracji mogą podlegać nie tylko same dane znajdujące się w systemach, ale i rejestr kodów kontrolingowych, aby zapewnić synergię pomiędzy systemami wykorzystywanymi w firmie. Pozwoli to zoptymalizować czas pracy oraz zwiększyć efektywność działań na wielu płaszczyznach.