Program do zarządzania urlopami kluczem do sprawnego obiegu wniosków

Elektroniczny obieg wniosków urlopowych (Must have firmy)

Coraz częściej nowoczesny portal pracowniczy wychodzi naprzeciw potrzebom pracowników związanych z procesami wewnętrznymi w organizacji. Ułatwienia te obejmują wprowadzanie elektronicznego zarządzania planami urlopowymi pracowników, które zastąpi tradycyjny obieg wniosków urlopowych. Dzięki temu maksymalnie uprościsz, jak i skrócisz czas poświęcany na te czynności. Pracownik szybko wypełni wniosek urlopowy online i przekaże go do przełożonego.

Moduł Urlopy oferuje wiele dodatkowych elementów, które są przyjazne oraz praktyczne dla wszystkich użytkowników.

 

Pracownik dzięki elektronicznemu obiegowi wniosków urlopowych:

• ma dostęp do informacji o już wykorzystanym urlopie (pula dostępnych dni urlopowych, wymiar urlopu, zaległy urlop z poprzedniego roku kalendarzowego),
• wybiera daty trwania wypoczynku z wbudowanego kalendarza,
• oznacza typ urlopu lub rodzaj nieobecności (np. zwolnienie lekarskie, lub nieobecność inna),
• może dodać notatkę, która zawiera powód składania wniosku,
• wybiera osobę zastępującą na czas własnej nieobecności,
• widzi osobę lub osoby akceptujące wniosek.

Po akceptacji wniosku, liczba dni urlopowych zostaje automatycznie odliczona (lub doliczana przy urlopie okolicznościowym). W ten sposób pracownik widzi, jak kształtuje się jego urlop w danym okresie.

Obieg wniosków urlopowych z praktycznymi powiadomieniami

Samo składanie wniosków urlopowych drogą elektroniczną jest sporym ułatwieniem. Jednak, aby było maksymalnie skuteczne, moduł Urlopy LOGITO wyposażony został w obieg wniosków urlopowych wraz z legendą statusów oraz systemem automatycznych powiadomień e-mail dla przełożonych oraz pracowników. Wszystkie strony są na bieżąco informowane o akcjach podejmowanych przez osoby w obiegu wniosków.

Aby zachować przejrzystość i prostotę domyślnie ustawione zostały najpopularniejsze statusy wniosków. Zmieniają się automatycznie na podstawie akcji wykonanej przez użytkownika.

Statusy wniosków:

• oczekujący na akceptację,
• wstępnie zaakceptowane,
• zaakceptowany ze złożoną rezygnacją,
• anulowany.

Najprostszy obieg wniosku urlopowego 

Istnieje możliwość zdefiniowania więcej niż jednej osoby akceptującej poza bezpośrednim przełożonym. Ta funkcja jest zabezpieczeniem przed utknięciem wniosku w obiegu - w przypadku, gdy główny akceptujący nie ma możliwości jego akceptacji lub jest zwyczajnie nieobecny. Wówczas jest przekazywany do kolejnej osoby mającej uprawnienia do podjęcia decyzji w sprawie wniosku urlopowego.

Dla powiadomień e-mail możemy skonfigurować, m.in. częstotliwość ich wysyłki, a także utworzyć lub zmodyfikować szablon wysłanej wiadomości dzięki tzw. formularzom dynamicznym. To wszystko w znacznym stopniu usprawnia i przyspiesza proces zarządzania urlopami.

Prosta kalkulacja wymiaru urlopu - swobodnie zarządzaj urlopami

Pracownik działu Kadr odpowiedzialny jest za prawidłowe naliczenie urlopu raz do roku, a sposoby jego naliczania różnią się od siebie. Jak każde obliczenia nie są wolne od błędów, w szczególności gdy liczba pracowników stale rośnie, oraz gdy mamy do czynienia z wieloma scenariuszami zawodowymi pracowników.

Dlatego by to zadanie ułatwić, wyposażyliśmy system w możliwość automatycznego naliczania urlopu proporcjonalnego po okresach nieobecności. Takie rozwiązanie gwarantuje sprawny obieg wniosków urlopowych. Ma to zastosowanie przede wszystkim dla:

• nowych pracowników,
• pracowników będących na urlopie bezpłatnym,
• czy osób powracających z urlopów macierzyńskich czy tacierzyńskich.

Wyliczanie wymiaru urlopu jest łatwiejsze dzięki wbudowanemu kalendarzowi, który uwzględnia dni robocze, jak i świąteczne. Wprowadzenie funkcjonalności odciąża Dział Kadr w zakresie zarządzania urlopami, ale przede wszystkim podaje pracownikowi tą informację na indywidualnym koncie pracownika - bez konieczności wizyt w biurze.

Użyj terminarza wniosków urlopowych jako źródła informacji

Terminarz urlopów w znacznym stopniu ułatwi planowanie prac oraz zadań w organizacji dla wszystkich pracowników. Wszelkie informacje urlopowe są wyświetlane właśnie tutaj. Pozwala przeglądać terminy nieobecności pracowników, co jest funkcjonalnym rozwiązaniem zarówno dla kierowników działów, jak i członków zespołu. 

Firmowy terminarz urlopów bazuje na legendzie rodzajów urlopów:

• urlop wypoczynkowy,
• urlop bezpłatny,
• urlop wychowawczy,
• urlop macierzyński / tacierzyński,
• okolicznościowy,
• urlop na żądanie.

Dodatkowo, możemy dostosować widok terminarza do naszych potrzeb, definiując pozostałe typy nieobecności pracowników, jak np.:

• delegacja,
• zwolnienia lekarskie,
• dni wolne z tytułu wychowania dziecka,
• opieka COVID-19,
• nieobecność inna,
• czy home office (praca zdalna).

Ważne, aby móc dostosowywać tą funkcjonalność do potrzeb pracowników naszej organizacji, ale i do panującej sytuacji.

Statusy wniosków urlopowych jak i typy nieobecności są ważnym źródłem informacji dla wszystkich osób w firmie. Dzięki nim wiemy np., że dana osoba planuje urlop na dany okres, znajduje się poza oddziałem, np. pracuje w trybie home office. Umożliwia to zaplanowanie pracy w taki sposób, aby zadania zostały wykonane w terminie.

Przeglądając terminarz, możemy wykorzystać wyszukiwarkę oraz filtry (czas, spółki, dział, osoby, grupy pracowników) lub zmieniać widok kalendarza np. na tygodniowy. Dzięki temu obieg wniosków urlopowych w firmie jest płynny.

Zarządzanie urlopami, a szybkie raportowanie oraz widżety

Do modułu Urlopy LOGITO dodaliśmy funkcję raportowania o urlopach. W zależności od tego, jaką informację chcemy uzyskać, możemy tworzyć różnego rodzaju raporty, a następnie eksportować je np. w formacie plików .xls po to, aby móc poddać je dalszej analizie.

Sortowanie wyników możemy przeprowadzić według:

• Zakresu czasu (roku, kilku lat)
• Danego pracownika czy działu
• Podziału na typu urlopów
• Rodzaju nieobecności
• Liczby zaległych dni z zeszłego roku kalendarzowego

Dzięki wykorzystaniu raportów możemy sprawdzić, ilu pracowników zadeklarowało termin rocznego urlopu wypoczynkowego lub czy oraz w jakiej liczbie posiada zaległy urlop z zeszłego roku kalendarzowego.

Za sprawą wprowadzenia programu do zarządzani urlopami, pracownicy również mają dostęp do prostego raportowania własnego urlopu dzięki widżetom. Informacje pojawiają się na ekranie głównym LOGITO tuż po zalogowaniu.