Idealne połączenie: Elektroniczny Obieg Faktur i Krajowy System eFaktur (KSeF)

Spis treści 

Czym jest KSeF i dlaczego został wprowadzony dla podatników VAT?
Co zyskujemy z KSeF (Krajowym Systemem eFaktur)?
Co zyskujemy z elektronicznym obiegiem faktur?
Realne oszczędności są na wyciągnięcie ręki
Ile czasu tak naprawdę kosztuje Twoją firmę tradycyjny obieg faktur
Prognozy związane z wprowadzeniem KSeF

Czym jest KSeF i dlaczego został wprowadzony dla podatników VAT?

W dużym uproszczeniu, KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma teleinformatyczna umożliwiająca przedsiębiorcom wystawianie oraz przesyłanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem serwera gov.pl. Jak czytamy w ustawie, wprowadzenie scentralizowanego systemu fakturowania VAT ułatwi organom administracji państwowej: 

• kontrolę dokumentów finansowych przekazywanych pomiędzy kontrahentami oraz,
• skuteczne egzekwowanie prawa podatkowego w Polsce oraz wewnątrz Unii Europejskiej.

Obecnie korzystanie z platformy KSeF jest nieobowiązkowe i jest traktowane jako okres przejściowy. Pod koniec drugiego kwartału 2023 roku ma stać się obowiązkiem wszystkich podatników w Polsce, o ile testy rozwiązania KSeF zakończą się pozytywnie.

KSeF obowiązkowy w Polsce dopiero od 1 lutego 2026 r.

Okres przejściowy dotyczący obowiązkowego fakturowania za pomocą Krajowego Systemu eFaktur został wydłużony.
Nowa data wdrożenia to 1 luty 2026 rok. Przedsiębiorcy mają zatem więcej czasu, by zintegrować KSeF ze swoją infrastrukturą IT, w tym systemami finansowo-księgowymi.

Już teraz warto przygotować swoją firmę na wdrożenie elektronicznego obiegu faktur, który umożliwi procesowanie dokumentów finansowych w sposób bardziej efektywny. Z kolei implementacja systemu fakturowania z KSeF pozwoli czerpać maksymalne korzyści z wykorzystania tych dwóch rozwiązań IT jednocześnie.

Co zyskujemy z KSeF (Krajowym Systemem eFaktur)?

Od pierwszego kwartału 2026 roku (1 luty 2026) rząd planuje wprowadzić obowiązek korzystania z systemu KSeF. Spowoduje to, że każda krajowa faktura zakupowa, która zostanie wysłana do kupującego, pojawi się również w KSeF. Mimo że w dalszym ciągu przesyłanie faktur między firmami będzie możliwe w formie tradycyjnej (papierowej), czy też przy wykorzystaniu kanału elektronicznego, to wiele firm będzie chciało zaniechać tych praktyk. KSeF da możliwość rezygnacji z papierowych faktur, jak również wysyłki e-Faktur do kontrahenta - jednak pod warunkiem, że uzgodniliśmy to z nim wcześniej i wyraził on na to zgodę. W dalszej perspektywie nikt nie będzie widział potrzeby wystawiania krajowych faktur, korekt oraz duplikatów w postaci papierowej. System KSeF będzie pełnił rolę repozytorium dokumentów finansowych dla firm do 10 lat od momentu wystawienia, a sami przedsiębiorcy zostaną zwolnieni z obowiązku przechowywania faktur w tradycyjnej formie, które okazywane były podczas kontroli przedstawiciela US.

Aplikacja Podatnika KSeF dostępna z poziomu przeglądarki internetowej pojawiła się 7 kwietnia 2023 i została oddana do testów. Umożliwia ona dostęp do faktur, zarówno podmiotom korzystającym z KSeF za pomocą systemu finansowo-księgowego, jak i również firmom bez takiego konta w Krajowym Systemie eFaktur. W drugim przypadku oznacza to, że kontrahent niezarejestrowany w KSeF będzie miał również dostęp do faktury, dzięki tzw. dostępowi anonimowemu. Przedsiębiorca po wpisaniu numeru KSeF faktury oraz m.in. kwoty, jakie otrzyma od wystawcy, zobaczy zwizualizowany dokument. Będzie mógł go pobrać w formacie HTML oraz XLS, a następnie otworzyć w arkuszu kalkulacyjnym.

Co zyskujemy z elektronicznym obiegiem faktur?

Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur pozwala przede wszystkim na przyśpieszenie procesu opisywania oraz akceptacji kosztowej faktur. Firma dysponująca takim rozwiązaniem, nie będzie miała już potrzeby drukowania e-faktur (co jak wiemy, jest częstą praktyką). Kolejną korzyścią związaną ze standaryzacją procesu akceptacji kosztowej oraz kontrolowania ponoszonych wydatków jest minimalizacja ryzyka wystąpienia pomyłek czy chociażby zgubienia faktury.

Gdy będziemy korzystali z systemu do zarządzania elektronicznym obiegiem faktur, który zostanie zintegrowany z Krajowym Systemem eFaktur, to w perspektywie kilku najbliższych lat będziemy w stanie w pełni wyeliminować papier w procesie rozliczeń. System Logito automatycznie pobierze faktury z KSeF i uruchomi proces związany z ich weryfikacją, opisem merytorycznym oraz akceptacją kosztową. Tym samym elektroniczny obieg faktur stanie się nie tylko wygodnym narzędziem, ale koniecznością, aby płynnie realizować przepływ informacji finansowej w firmie, ale i również z naszymi Kontrahentami.

Realne oszczędności są na wyciągnięcie ręki

Przejście na ewidencję elektroniczną jest często traktowane jako koszt związany z wdrożeniem kolejnego, dodatkowego oprogramowania do obsługi e-faktur. Jak się okazuje - niesłusznie. Świadczą o tym chociażby rosnące koszty działalności tradycyjnej, ale i świadomość, że optymalizacja przepływu dokumentów daje firmom wymierne korzyści.

Aktywami firmy są środki finansowe, ale także czas – to one głównie kształtują to jak działa nasza firma. Dostarczenie odpowiednich narzędzi, np. elektronicznego obiegu faktur, pozwoli skrócić czas procesowania faktur, jak i ograniczyć koszty finansowe.

Pierwszym argumentem dla wdrożenia elektronicznego obiegu jest redukcja kosztów. Warto zatem obliczyć, ile tak naprawdę kosztuje naszą firmę trwanie przy papierowym obiegu faktur.

Lista wydatków mierzalnych :

• Koszty związane z wydrukiem - papier do wydruku, tonery do drukarek (od 0.06 do 0.12 gr za 1 fakturę),
• koperty (od 20 gr za sztukę) i znaczki na listy pocztowe (3,60 zł za 1 sztukę – list ekonomiczny, 5,90 zł - list ekonomiczny polecony),
• koszt serwisowania i napraw urządzeń peryferyjnych, rachunki za energię elektryczną.

Podsumowując, w drugim najniższym wariancie cenowym, 1 faktura, (tak naprawdę 2 wydrukowane egzemplarze: na potrzeby ewidencji firmy oraz wysłany do Kontrahenta) kosztują naszą firmą 6,22 złotych netto.

500 faktur miesięcznie (ok. 24 faktury dziennie) to koszt 3 110 PLN, a w skali roku 37 320 PLN
1000 faktur miesięcznie (ok. 48 faktur dziennie) to koszt 6 220 PLN, a w skali roku 74 640 PLN
1500 faktur miesięcznie (ok. 73 faktury dziennie) to koszt po 9 330 PLN, a w skali roku 111 960 PLN
2000 faktur miesięcznie (95 faktur dziennie) to koszt 12 440 PLN, a w skali roku 149 280 PLN

*Wzięliśmy pod uwagę koszt wydruku oraz wysyłki pojedynczej faktury o standardowym formacie. Jednak ten koszt może być zmienny, a nawet podwoić lub potroić się. Jeśli, zdecydujemy się na priorytetową formę wysyłki faktury, będzie nas to kosztowało 8,40 zł za sztukę w standardowym formacie. Z kolei, za większy rozmiar listu to dodatkowa opłata w wysokości do 15.60 zł za list polecony (format L). Biorąc pod uwagę te czynniki - przy 1500 fakturach miesięcznie uzyskamy koszt oscylujący pomiędzy 13 080 PLN, a 23 880 PLN, a w wówczas w skali roku wynoszący dwunastokrotność wspomnianych kwot.

Ile czasu tak naprawdę kosztuje Twoją firmę tradycyjny obieg faktur?

Drugim powodem, dla którego elektroniczny obieg faktur jest istotny, jest fakt, że czyni działania biznesowe zdecydowanie bardziej wydajnymi. Wszystkie zadania realizowane są na płaszczyźnie cyfrowej, co oznacza, że możemy monitorować je na bieżąco za pomocą kilku kliknięć w zaciszu własnego gabinetu (lub jakiegokolwiek innego miejsca przy pracy zdalnej). Sprzyja to maksymalnej poprawie produktywności w każdym aspekcie, również w wiele większym stopniu, niż obserwujemy to w tradycyjnym modelu biznesowym.

Idealnym przykładem zadania, występującym niemal w każdej firmie, jest przekazywanie faktur między pracownikami. Istotna rola tego procesu jest często bagatelizowana ze względu na brak pomysłu na jego optymalizację, przyzwyczajenia pracowników, jak również dodatkowe koszty.

Natomiast, jeżeli chcemy mieć wgląd w stan finansowy firmy i możliwość swobodnej realizacji działań, bez przekraczania ustawowych terminów rozliczeń przez nas samych, jak i naszych kontrahentów, to tradycyjny obieg dokumentów finansowych skutecznie utrudnia nam to zadanie. Rozwiązaniem jest implementacja elektronicznego zarządzania obiegiem faktur.

Zanim jednak rozpoczniemy takie przedsięwzięcie, przyjrzyjmy się tradycyjnemu obiegowi faktur. A dokładnie, jak wiele czasu oraz wysiłku marnujemy na realizację poszczególnych jego etapów. Celowo umieszczamy tak długą listę, aby mieć pewność, że ujęliśmy większość zadań, jakie spotykamy na co dzień w firmach.

Lista czynności w tradycyjnym obiegu faktur:

Celowo umieszczamy tak długą listę, aby mieć pewność, że ujęliśmy większość zadań, jakie spotykamy na co dzień w firmach.

• manualna rejestracja odbioru faktury,
• fizyczne przekazywanie faktur pomiędzy pracownikami z różnych działów, czasem budynków lub lokalizacji firmy,
• sprawdzanie czy nie procedujemy duplikatu faktury,
• łączenie korekt z fakturą,
• opisywanie faktur (z reguły na odwrocie dokumentu),
• dzielenie kwoty faktury na poszczególne pozycje opisu,
• sprawdzanie sumy kwot składających się na pozycje opisu (stawki VAT, netto oraz brutto, przelicznik waluty),
• indywidualne kontrolowanie limitów autoryzacji kwotowej dla każdego dokumentu,
• przepisywanie danych z faktury oraz jej opisu do systemu finansowo-księgowego,
• weryfikacja danych kontrahenta,
• wyszukiwanie informacji o fakturze w papierowym archiwum lub wśród pracowników,
• uzyskiwanie zgody na akceptację kosztów (podpisy pod fakturą),
• umieszczenie dokumentu w odpowiednim katalogu w archiwum,
• przesyłanie przypomnień mailem lub telefoniczne do pracowników firmy, jak i Kontrahentów.

Powyższa lista ma charakter czysto podglądowy.

W firmach, gdzie nie ma wdrożonego elektronicznego obiegu faktur, prawdopodobnie funkcjonuje system mieszany, tzn. istnieją dwie różne formy opisu i akceptacji faktur. Dzieje się tak ze względu na to, że już teraz wiele przedsiębiorstw stara się ograniczyć wystawienia faktur w postaci tradycyjnej. W ten sposób większość firm funkcjonuje w modelu hybrydowym, przyjmując faktury zakupowe w formie papierowej, jak również elektronicznej. Niestety ręczny opis tych dokumentów wciąż wymusza ich drukowanie. Spotykać możemy również sytuacje, w których opis i akceptacja faktury prowadzone są przy pomocy poczty e-mail.

Pojawienie się nowego, centralnego źródła dla wszystkich krajowych faktur (KSeF) sprawi, że firma będzie mogła szybko pobrać faktury zakupu właśnie z tego źródła danych. Pomimo rozbudowanej części finansowo-księgowej, mogą pojawić się liczne pytania ze strony dostawców, np. Czy musimy wysyłać papierową fakturę, skoro znajduje się ona w KSeF?

Nie zabraknie również pytań wewnątrz firmy: czy należy oddelegować pracownika do sprawdzania pojawiających się faktur w KSeF? Jak rejestrować zgody z dostawcami na przekazywanie faktur przez KSeF? Czy faktura pobrana na dysk komputera powinna zostać wydrukowana i rozpoczynać własną ścieżkę obiegu od samego początku? Oznaczałoby to, że postępujemy z nią tak samo jak z papierową fakturą, zbieramy opisy na odwrocie wydruku i pozyskujemy podpisy od akceptantów.  

A teraz wyobraźmy sobie sytuację, w której dana firma ma wszystkie krajowe faktury zakupowe dostępne w KSeF. Dodatkowo korzysta z systemu LOGITO wraz z modułem do elektronicznego obiegu faktur. System ten sam odbierze faktury z KSeF i automatycznie uruchomi proces związany z ich opisem oraz akceptacją. Takie rozwiązanie dla firm korzystających z Logito jest dostępne już w tym roku. Natomiast organizacje, które nie dysponują jeszcze żadnym rozwiązaniem do obiegu faktur, właśnie teraz mają najlepszy czas, aby podjąć taką decyzję.

Prognozy związane z wprowadzeniem KSeF

 

 

Firmy, które zaimplementowały już wcześniej elektroniczny obieg faktur w systemie LOGITO nadały procesom wewnętrznym określony schemat działania, tym samym skracając czas zarządzania fakturami do absolutnego minimum. OCR pozwala jeszcze szybciej digitalizować papierowe faktury otrzymywane od Klientów.

Technologia OCR pozwala na automatyczne zaczytywane danych z faktur zarówno papierowych (podczas skanowania dokumentu), jak i elektronicznych wysłanych do nas mailem.

Według jednego z naszych ekspertów, przyszłość popularnego OCR wydaje się przesądzona. Oto dlaczego:

„Wraz z powszechnym wprowadzeniem KSeF (drugie półroczne 2023), wielu z naszych Klientów, dla których zdecydowana większość faktur, to dokumenty krajowe, zwyczajnie będzie rezygnowała w kolejnych miesiącach z usługi OCR, co wygeneruje dodatkowe oszczędności. Biorąc pod uwagę, że większość faktur będzie przesyłana i odbierana automatycznie z KSeF do systemu firmowego, nie będzie już potrzeby korzystania z OCR. Faktura ustrukturyzowana ma własną budowę w formacie XML (nie musimy dodatkowo weryfikować danych jak podczas skanowania OCR), dzięki czemu dane same znajdą swoje miejsce w systemie po odpowiedniej integracji. Wprowadzanie informacji do systemu z każdej faktury nie będzie więc potrzebne, co jeszcze bardziej skróci czas obiegu dokumentu finansowego. Ponadto wraz z fakturą z KSeF trafi do nas podział na wszystkie linie znajdujące się na fakturze. To pozwoli na dalsze wykorzystanie tych danych podczas procesu obiegu faktury. – Marcin Kandefer, Kierownik Kluczowych Klientów w Logito sp. z o.o.

Co o zmianach związanych z KSeF sądzi nasz Dział Handlowy?

„Już teraz obserwujemy wzrost zapytań od potencjalnych, jak i obecnych Klientów dotyczących KSeF. Klientów , którzy ją przesyłają można podzielić na 2 grupy: tych, którzy nie posiadają elektronicznego obiegu dokumentów oraz tych, którzy chcą integrować swoje systemy z platformą. Dla pierwszej grupy, tego typu automatyzacja będzie wymagała większych zmian organizacyjno-biznesowych. Wraz z wdrożeniem systemu będą musieli również porzucić papierowy obieg, na rzecz w pełni elektronicznego obiegu faktur. Druga grupa Klientów już teraz doskonale zdaje sobie sprawę z korzyści związanych z KSeF i oczekuje z niecierpliwością na czas, w którym nikt żadnych danych z faktur nie będzie musiał przepisywać – Adrian Kaczor, Key Account Manager.

Co więcej, implementacja KSeF postawi nowe wymagania dla wszystkich dostępnych na rynku dostawców rozwiązań IT od narzędzi do elektronicznego obiegu dokumentów, systemów finansowo-księgowych, jak i oprogramowania ERP.

„Jako firma IT musimy być gotowi na spełnienie potrzeb tych dwóch grup Klientów. Edukacja firm w tym zakresie odegra ogromną rolę, zarówno z punktu widzenia technologicznego, sprzedażowego jak i marketingowego” – Karol Floriańczyk, Key Account Manager.

Zobacz inne artykuły