System do zarządzania wewnętrznymi wydatkami i zamówieniami

BPH TOWARZYSTWO FUNDUSZY INWESTYCYJNYCH SA

Zarys projektu

Klient potrzebował przyśpieszyć procesy rozliczeniowe wewnątrz firmy oraz zopytmalizować proces zakupowy. Ponadto koniecznym było uporządkowanie ścieżek przepływu informacji dotyczących ponoszonych wydatków oraz wzmocnienie kontroli kosztów wewnętrznych.

Wdrożenie rozbudowanego systemu zarządzającego wewnętrznymi wydatkami i zamówieniami. Został on wyposażony w narzędzia umożliwiające komunikację oraz rozliczanie i monitoring kosztów.

Realizacja oraz cele projektu

Wśród najważniejszych rozwiązań wdrożonego systemu są:

• Zarządzanie rozliczaniem wydatków pracowników, w tym przypisywanie dokumentów (faktura, paragon, rachunek, oświadczenie itp.) oraz typu płatności (karta służbowa, środki własne, gotówka firmowa) do każdego wydatku
• Możliwość definiowania wniosków za pomocą systemu do tworzenia formularzy
• Zamówienia wewnętrzne (umożliwiające składanie zamówień np. papieru do drukarki)
• Zamówienia zewnętrzne (umożliwiające składanie zamówień np. folderów reklamowych do rozdania na konferencji)
• Wnioski o zakup (w przypadku braku danego zasobu na stanie w wewnętrznym magazynie Klienta)
• Zarządzanie delegacjami, z możliwością ich rozliczenia

Aby zwiększyć efektywność działania aplikacji uruchomiono system powiadomień, który poprzez pocztę elektroniczną informuje każdego z pracowników o nowych zamówieniach i rozliczeniach.