Elektroniczny obieg dokumentów

Iwonicz-Zdrój (województwo podkarpackie) znane jest przede wszystkim jako jedno z najstarszych miast uzdrowiskowych. Od 1413 roku jest tłumnie odwiedzane ze względu na lecznicze działanie wód mineralnych na zdrowie. Działania Urzędu Gminy to promocja miasta również w tym zakresie, jednak by funkcjonowało poprawne wymagane jest zarządzanie Instytucją w nowoczesny sposób, aby świadczyć mieszańcom najlepiej jakości usługi.

Zarys projektu

Projekt dla Urzędu Gminy w Iwoniczu-Zdrój zakładał cyfryzację dotychczasowego obiegu dokumentów w Instytucji oraz sposobu rozdzielania napływającej korespondencji. Zarządzanie dokumentacją miało stać się mniej czasochłonne, łącznie z możliwością odszukiwania informacji w systemie. Podobny mechanizm miał funkcjonować wobec dokumentów finansowych oraz umów.

W ramach optymalizacji pracy, jak również planowania jej przez przełożonych działów, wprowadzono prosty w obsłudze system delegowania zadań pracownikom. Kolejne zaimplementowane narzędzia miały na celu bieżącą aktualizację wiedzy pracowników, usprawnienie komunikacji oraz możliwość elektronicznej rezerwacji zasobów Urzędu Gminy. Sama platforma miała natomiast obsługiwać 40 pracowników urzędu.

Realizacja oraz cele projektu

Podczas realizacji projektu dla Klienta umożliwiliśmy podział korespondencji na różne rodzaje pism. Dzięki 3 modułom (Pisma przychodzące, wychodzące oraz wewnętrzne) zarządzanie oraz odnajdywanie przyjętych i rozpatrzonych wniosków umożliwiło ich poprawną organizację. Również dokumenty finansowe oraz umowy znalazły się w oddzielnych bazach danych, co zapewnia pracownikom szybszy dostęp oraz ich odszukanie w systemie.

Moduł Polecenia to narzędzie do delegowania zadań oraz śledzenia postępów pracy nad pismami, natomiast moduł Baza wiedzy pozwala urzędnikom na aktualizację swojego stanu wiedzy oraz wykonywanie swoich obowiązków według przepisów pracy oraz obowiązujących standardów. Co więcej, pracownicy mogą wypożyczać zasoby Urzędu Gminy w określonym przez siebie czassie dzięki modułowi Rezerwacja zasobów.

Wraz z wprowadzeniem Komunikatora wewnętrznego wszyscy użytkownicy mogą szybko przekazywać między sobą istotne informacje.

• Pisma przychodzące, wewnętrzne, wychodzące – Moduły dają możliwość rozdzielania korespondencji dla Urzędu Gminy.
• Ewidencja faktur – Wspiera szybkie wprowadzanie oraz organizację dokumentów finansowych w systemie.
• Umowy – Zbiór umów z możliwością wglądu dla uprawnionych pracowników.
• Polecenia – Przełożeni za pomocą prostego w obsłudze formularz mogą zlecać wykonywanie zadań osobom i śledzić ich status.
• Baza wiedzy – Aktualne informacje o rozporządzeniach oraz ustawach ważnych dla pracy Instytucji.
• Rezerwacje zasobów – Za pomocą elektronicznych wniosków dokonują rezerwacji dostępnych zasobów Urzędu Gminy.
• Komunikator wewnętrzny – Nowoczesny kanał komunikacji pomiędzy pracownikami placówki.