Aplikacja 'Urlopy' – czyli sprawna i wygodna kontrola nad urlopami

Spis treści 

Wstęp
Elektroniczne podanie o urlop
Obsługa procesu wnioskowania o urlop
Harmonogram urlopów
Finansowe i funkcjonalne - zalety aplikacji „Urlopy” dla firm
Udoskonalenie procesu obsługi formalności
Korzyści z systemu LOGITO

Nowoczesne narzędzia pozwalają na realnie sprawniejsze administrowanie nieobecnościami. Teoretycznie prowadzenie ewidencji wobec nieobecności i urlopów nie należy do zadań problematycznych. W rzeczywistości jednak jest to złożona procedura zajmująca w wzmożonym czas jej przeprowadzania cały zespół Kadr nawet w przedsiębiorstwach, które nie zatrudniają dużej liczby pracowników.

Lista obowiązków pracowniczych, zawiera pozycje o potencjalnie wyższym priorytecie ale ten obowiązek wymaga każdorazowo sprawnego, bieżącego realizowania. Znaczenie procesu łatwo przedstawić w postaci przykładu. Firma składająca się w przybliżeniu ze 100 osób, w przeciągu jednego roku musi sporządzić do kilkuset dokumentów urlopowych. Niezależnie od długości wolnego – czy będzie to jeden dzień czy dwa tygodnie, każdorazowo zachodzi potrzeba zastosowania właściwej procedury.

 

Całą procedurę tworzy kilku z etapów. Na każdym pojawiają się kolejne osoby, startując od wnioskującego, kończąc na pracodawcy. Zdarza się, że potrzebny jest również pracownik na zastępstwo, zaś ogół przebiegu procesu kontroluje dział Kadr. Warto mieć na uwadze porządek działań, którego należy przestrzegać w trakcie jego realizacji. Jest to:

1. Sprawdzenie terminu urlopu
2. Ilość i rodzaj dostępnych dni urlopowych
3. Zgoda przełożonych na wszystkich stadiach wniosku
4. Ręczne spisywanie wniosku urlopowego

Komplikacje w przedsiębiorstwie mogą pojawić się w procesie komunikacyjnym pomiędzy pracownikiem wybierającym się na urlop a resztą personelu, dla którego informacja ta może mieć strategiczne znaczenie w danym czasie. Stanowi to przeszkodę w tworzeniu harmonogramu przyszłych działań. Odpowiedzią na te i inne problemy wdrożenie wirtualnych narzędzi, dzięki którym analogiczny proces zostanie wykonany szybciej i znacznie prościej.

Elektroniczne podanie o urlop

Aplikacja „Urlopy”, która jest elementem w ofercie systemu LOGITO, to cenne dla wielu przedsiębiorców narzędzie, zwłaszcza w kontekście opracowywania i nadzorowania nieobecności personelu lub wyznaczania zastępstw. Wykorzystanie aplikacji pozwala wszystkim zatrudnionym elektronicznie, a nawet zdalnie przekazać podanie o urlop. Dzięki temu posiada on bieżący wgląd w dane dotyczące zagospodarowania pozostałych dni wolnych, zadań obowiązujących we wnioskowanym terminie oraz ustalonych urlopach pozostałych pracowników.

Zajmuje to tylko chwilę, i wymaga jedynie kilku kliknięć, żeby przełożony otrzymał podanie do zatwierdzenia. System pozwala na określanie i zmienianie drogi przyjęcia wniosku, co jest efektem wewnętrznych ustaleń przedsiębiorstwa. Co więcej, istnieje opcja wygodnego dopasowania formularza w odpowiedzi na indywidualne potrzeby. Ogólnie rzecz ujmując, zebranie wszystkich tych elementów razem daje prostą procedurę wnioskowania o urlop.

Pracownik natychmiast otrzymuje w aplikacji komunikat dotyczący zaakceptowania lub odrzucenia wniosku, a dodatkowo informacja dostarczana jest prosto do jego skrzynki mailowej. Skonstruowany w ten sposób proces umożliwia ekspresowe, proste i dwukanałowe przekazanie ważnych dla niego wiadomości. Docelowo system likwiduje potrzebę uczestniczenia pracownika w procesie zatwierdzania wniosku, włącznie z bezpośrednim kontaktem z pracodawcą, Kadrami lub pozostałymi opcjonalnymi podmiotami. Zakładka „Moje urlopy” dodatkowo obejmuje informacje na temat etapu w procesie realizacji przesłanego wniosku oraz dane uzupełniające takie jak wszystkie luki obecności od momentu zatrudnienia w przedsiębiorstwie czy też w zakresie zdefiniowanego zakresu czasowego.

Obsługa procesu wnioskowania o urlop

Osoba odpowiedzialna za akceptacje wniosków może nimi również zarządzać. Wiadomość o pojawieniu się nowego podania automatycznie przesyłana jest drogą mailową. W tym samym momencie system dodaje ten komunikat do dedykowanej zakładki „Urlopy do akceptacji”. Z tej pozycji zatrudniony ma dostęp do wniosków i szczegółowych informacji potrzebnych w procesie zarządzania urlopami oraz mających znaczenie dla podjęcia decyzji. Mowa tu o danych takich jak:

• imię i nazwisko wnioskującego o urlop
• czas trwania urlopu
• jego charakter (wypoczynkowy, bezpłatny, okolicznościowy itp.)
• obecny status

Bezdyskusyjną zaletą panelu jest możliwość wprowadzania zmian i rozszerzanie zakresu dostępnych opcji. Taką dodatkową funkcją jest np. wyznaczenie przez składającego wniosek, pracownika na zastępstwo podczas swojej nieobecności. Ponadto dzięki rozbudowie panelu można zastosować wstępne zatwierdzanie lub odrzucanie podania, choćby został już zaakceptowany.

Wygodnym usprawnieniem niektórych procedur jest funkcja generowania list dotyczących wniosków i terminarzy. Okazuje się to wyjątkowo pomocne kiedy konieczne jest zdeterminowanie wszelkich podań i zaakceptowanych urlopów w wyznaczonym terminie. Taka możliwość ułatwia zaplanowanie działań personelu redukując ilość zaangażowanych pracowników oraz przeznaczonego czasu.

Harmonogram urlopów

Sprawność i poziom na jakim wykonane zostaną zadania w bezpośredniej linii zależą od ilości osób przebywających na urlopach, zwłaszcza w przypadku pracowników na wysokich stanowiskach. Przy wykorzystaniu tradycyjnych procesów urlopowych, informacja że konkretny pracownik jest tymczasowo nieobecny, dociera do reszty personelu przy podejściu do nawiązania z nim kontaktu. Aplikacja „Urlopy” pozwala współdzielić terminarz urlopowy pomiędzy wszystkimi zatrudnionymi. Dodatkowo umożliwia bieżące monitorowanie aktualnych nieobecności, czy tych ustalonych na zbliżający się okres. Terminarz pokazuje Nieobecności przedstawione są w harmonogramie w perspektywie całej firmy, z wyszczególnieniem konkretnych działów. Oprócz tego system dysponuje funkcją eksplorowania , w oparciu o zdefiniowane kryteria takie jak miesiąc lub etap realizacji podania (przekazany do akceptacji, wstępnie zaakceptowany, odrzucony lub usunięty).

Aplikacja stworzona w taki sposób ma na celu zaoferowanie mierzalnych korzyści dla każdej jednostki uczestniczącej w procesie. Osoba dokonująca oceny posiada przejrzysty obraz wszystkich nieobecności, dzięki czemu znacznie prostsze jest wyrokowanie o akceptacji, czy odrzuceniu otrzymanego wniosku. Taka koncepcja niweluje ryzyko pokrycia się czasu absencji pracowników z jednego działu. Analogicznie proces wykonywania obowiązków „szeregowych” pracowników zostaje zoptymalizowany dzięki opcji ustalenia harmonogramu pracy, biorąc pod uwagę usprawniony nadchodzące urlopy.

Istnieje możliwość skonsolidowania aplikacji „Urlopy” z różnymi, zewnętrznymi, czy też użytkowanymi w przedsiębiorstwie systemami kadrowo-płacowymi. Dzięki temu terminarz zawiera dane także nieobecności powstałych z odmiennych przyczyn.

Finansowe i funkcjonalne - zalety aplikacji „Urlopy” dla firm

Tradycyjna procedura realizowania wniosków urlopowych potrafi znacząco przeciągać się w czasie, a włączonych w ten proces pracowników jest bardzo dużo. Niewątpliwie jest to indywidualna decyzja przedsiębiorstwa jakie rozwiązanie spełnia jego potrzeby, które uwarunkowane są wewnętrzną polityką. Mimo to, nawet gdy założymy, że strategia jest pewna i starannie dopracowana, czas jej realizacji okazuje się czasochłonny. Trzeba mieć na względzie problem związany z brakiem bieżącego prowadzenia ewidencji przez zatrudnionych w zakresie pozostałego im do wykorzystania urlopu. Obowiązek ten spada na Dział HR, który jest pierwszą linią kontaktu chcąc zaplanować nieobecność. O ile nie powoduje to większych komplikacji w niewielkich przedsiębiorstwach, „schody” zaczynają się w firmach zatrudniających dużo osób. Skutkuje to zakłóceniem rytmu pracy działu Kadr i przerwaniem realizacji rozplanowanych wcześniej obowiązków. Wdrożenie aplikacji „Urlopy”, pozwala wyeliminować takie problemy niemal całkowicie.

Wszyscy zatrudnieni w swoim panelu mają możliwość sprawdzenia liczby dostępnych dni urlopowych, a proces przekazania wniosku do zatwierdzenia zamyka się w kilku kliknięciach. To jednocześnie znaczne ułatwia pracę akceptującego. Dzięki bieżącemu dostępowi do danych urlopowych pracowników, potrzeba nadzorowania statystyk zostaje zniwelowana. Odejście od papierowej wersji wniosków to rozwiązanie obniżające wewnętrzne koszty przedsiębiorstwa, a aspekt ekologiczny zredukowania użycia papieru to kolejna korzyść. Ponadto optymalizacja pracy związanej z ustalaniem i kontrolowaniem harmonogramu urlopów generuje kolejne oszczędności finansowe jak i czasowe, wraz z minimalizacją nadprogramowych kosztów firmy.

Udoskonalenie procesu obsługi formalności

Prosty system obiegu wniosków urlopowych, dzięki któremu zredukowany zostaje personel potrzebny do przeprowadzenia takiego procesu, to zachęcająca możliwość dla nie jednego przedsiębiorcy. Mając na względzie innowacyjność rozwiązania, nasuwa się pytanie, na ile wdrożenie go poparte jest Kodeksem Pracy. Prawo nie zawiera zapisów dotyczących konieczności wykorzystania wersji papierowej w procesie wnioskowania o urlop. Zgodnie z art. 163 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) udzielanie urlopów musi następować w warunkach całkowitego porozumienia z pracownikiem lub w oparciu o plany urlopowe. Jedyny warunek odnosi się do obowiązku zatrudnionego wyznaczenia daty w składanym wniosku.

Nie mniej jednak prawo nakazuje zdefiniowanie formy składania podań o urlop. Usystematyzowanie takich reguł zazwyczaj poparte jest wewnętrzną polityką przedsiębiorstwa. Natomiast warto mieć na uwadze, że elektroniczne administrowanie to obowiązek prowadzenia rejestru czasu pracy całego personelu, z uwzględnieniem bezpieczeństwa danych.

Ponadto wraz z rozpoczęciem 2019 r. zaszły zmiany w przepisach Kodeksu Pracy. Na ich podstawie zatrudniający ma prawo do zarządzania dokumentacją pracowników w całości z wykorzystaniem formy elektronicznej. Cyfrowa ewidencja akt personelu to sposób na optymalizację pracy Działu Kadr. To wyjątkowo pomocne narzędzie dla dużych przedsiębiorstw o rozbudowanej strukturze organizacyjnej. Wprowadzone w ostatnim czasie na rynek „e-Teczki pracownicze” to wygodny system zwłaszcza dla pracowników, ale i dla samych pracodawców.

Korzyści z systemu LOGITO

Obsługa wnioskowania urlopowego dotyczy każdego przedsiębiorstwa. Standardowo używane procedury realizacji tego procesu mogą pochłaniać dużo czasu i powodować zamieszanie. Nawet wielu pracodawców nie docenia istotności tematu. Tymczasem każde zagadnienie związane z komplikacjami, czy powodujące spowalnianie trybu działania znajdują swoje rozwiązanie w nieskomplikowanym w użyciu systemie. W rezultacie takiego wdrożenia firma zyskuje zaoszczędzony czas oraz zasoby, a także optymalizację wachlarza działań. Dzięki temu personel może zagospodarować swój czas na zadania o większym priorytecie biznesowym, równocześnie utrzymując organizację informacji i dokumentów na wysokim poziomie.

Zobacz inne artykuły