Integracja e-Doręczeń z LOGITO

Automatyzacja i usprawnienie e-Doręczeń

e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, zapewniający wygodne i bezpieczne doręczanie dokumentów drogą elektroniczną. Usługa ta ma taką samą moc prawną jak tradycyjna przesyłka polecona.

Docelowo wszystkie urzędy, firmy oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń i korzystania z tego systemu w oficjalnej korespondencji.

 

e-Doręczenia - czym są i jak to działa?

Za pomocą e-Doręczeń możesz wysyłać i odbierać dokumenty online, mając pewność, że trafią do właściwego odbiorcy. Każda wiadomość jest odpowiednio zabezpieczona, dzięki czemu masz pewność co do tożsamości nadawcy i odbiorcy. Dodatkowo system umożliwia pobranie prawnie ważnych dowodów nadania i odbioru dokumentów. Stopniowo e-Doręczenia staną się standardowym kanałem komunikacji między obywatelami, firmami i administracją publiczną.

E-Doręczenia dzielą się na 2 rodzaje- przesyłka rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) oraz przesyłka hybrydowa (PUH) dla odbiorców, którzy nie posiadają skrzynki e-Doręczeń. W wypadku PUH dokument jest wysyłany elektronicznie przez system e-Doręczeń, a jeśli odbiorca nie ma konta, Poczta Polska drukuje pismo i doręcza je w tradycyjny sposób.

e-Doręczenia od kiedy i kogo obowiązują?

Z e-Doręczeń będą korzystać zarówno obywatele, którzy chcą odbierać listy polecone z urzędów przez internet, jak i firmy oraz instytucje publiczne. Dla obywateli usługa jest dobrowolna, natomiast dla wielu podmiotów stanie się obowiązkowa.

Kluczowe terminy wdrożenia e-Doręczeń

Podmioty publiczne – muszą posiadać adres do e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku, jednak nowe przepisy dają im czas na dostosowanie się do wymogów i płynne przejście na nowoczesny system komunikacji do końca 2025 roku. W tym czasie podmioty publiczne mogą jeszcze korzystać z tradycyjnych form doręczania (np. ePUAP, poczta).

Firmy rejestrowane w KRS – muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.

Firmy rejestrowane w CEIDG – muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku.

Nowe firmy – przedsiębiorcy rejestrujący działalność od 1 stycznia 2025 roku (zarówno w CEIDG, jak i KRS) muszą zakładać adres e-Doręczeń już w momencie rejestracji.

Zawody zaufania publicznego – osoby wykonujące te zawody (np. notariusze, adwokaci) muszą korzystać z e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku.

Jak założyć skrzynkę e-Doręczeń?

Aby korzystać z e-Doręczeń, potrzebujesz adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Oto jak go założyć krok po kroku:

Założenie adresu ADE jest bezpłatne. Jedyna opłata (17 zł) dotyczy sytuacji, gdy wniosek składa pełnomocnik lub prokurent – jest to opłata skarbowa za pełnomocnictwo.

e-Doręczenia + LOGITO = pełna automatyzacja obiegu pism

Chcesz, aby obowiązkowa obsługa pism za pomocą e-Doręczeń była szybka, wygodna i w pełni zautomatyzowana? Obsługa e-Doręczeń w LOGITO to mówiąc najprościej obsługa pism wychodzących i przychodzących działająca na podstawie integracji LOGITO z systemem e-Doręczeń. Pozwala to na wymianę pism między tymi systemami za pomocą API. Integrację systemu e-Doręczeń z LOGITO można przeprowadzić samemu lub z naszą pomocą.

Po pobraniu pisma z systemu e-Doręczeń do LOGITO możemy stworzyć dla niego dowolny obieg (workflow). Dzięki temu konkretne pismo jest np. od razu przekazywane z systemu e-Doręczeń do właściwej osoby w firmie, a termin jego dostarczenia zostanie zachowany. Dokumenty mogą być też od razu zapisane w elektronicznym archiwum. Powiadomienia email do wskazanych pracowników przypomną o terminie realizacji dalszych kroków związanych z dokumentem. Jest to więc wielka oszczędność czasu, papieru i … stresu!

Wysyłka pism z e-Doręczeń do LOGITO

Wszystkie wiadomości trafiające na Twoją skrzynkę e-Doręczeń są natychmiast przekazywane do LOGITO. Dokumenty, załączniki oraz kluczowe dane (nadawca, temat, data) zapisują się automatycznie jako dodatkowe informacje powiązane z konkretnym pismem. LOGITO tworzy dedykowaną skrzynkę odbiorczą, dzięki której od razu odnajdziesz potrzebne dokumenty i przypiszesz je do spraw. W taki sposób pismo jest od razu wprowadzone do systemu, posiada przypisane dane i zostaje zarchiwizowane. 

Jeśli nie masz adresu ADE nadawcy, LOGITO automatycznie go znajdzie na podstawie np. NIP-u i przypisze do wskazanej osoby. Nie musisz kopiować danych z systemu e-Doręczeń. Nadawca pisma może być od razu zapisany jako nowy kontakt w LOGITO

Dalszy obieg pisma (akceptacje, podpisy, dalsza wysyłka, archiwizacja) zależy już tylko od Ciebie. Łatwo zbudujesz dalsze, zautomatyzowane kroki obiegu dokumentu za pomocą funkcji tworzenia workflow.

Wysyłka pism z LOGITO do e-Doręczeń

W LOGITO użytkownik może w łatwy sposób wgrać dokument do wysyłki. W kolejnym kroku wystarczy, że wypełnimy dane o przesyłce w automatycznym formularzu. Pismo zostaje wysyłane bezpośrednio z naszej platformy do systemu e-Doręczeń, gdzie jego status zmienia się zgodnie z postępem doręczenia (wysłane, w doręczeniu, doręczone).

W sytuacji, gdy odbiorca nie posiada skrzynki e-Doręczeń, można skorzystać z przesyłki hybrydowej PUH. W takim przypadku użytkownik wybiera w LOGITO z gotowej listy odpowiednie parametry przesyłki (typ, wskazówki do wydruku, rodzaj dokumentu). LOGITO przekazuje elektroniczny dokument do Poczty Polskiej. Poczta drukuje pismo i dostarcza je w wersji papierowej do adresata.

E-Doręczenia w LOGITO – funkcje i korzyści