Wykorzystaj potencjał OCR w obiegu faktur i poznaj jego rolę

Czym jest OCR?

OCR, czyli Optical Character Recognition to w tłumaczeniu na język polski Optyczne Rozpoznawanie Znaków. Jest to technologia, która "uczy komputer czytać tekst z obrazów lub skanów" – tak jak człowiek czyta tekst na kartce. Skanowanie dokumentów za pomocą OCR umożliwia odczytanie tekstu, nawet jeśli treści zostały sporządzone odręcznie. Silnik OCR bada treść dokumentów i rozpoznaje każdy ze znaków, zawartych w tekście.  W ten sposób narzędzie to umożliwia modyfikację pozyskanych  danych na wersję cyfrową, a także ich sprawny import do systemu. Dzięki temu pracownik otrzymuje do dyspozycji nie tylko sam obraz, ale w pełni interaktywny odpowiednik papierowego dokumentu, na którym swobodnie może pracować i wprowadzać zmiany. 

Na czym polega OCR w obiegu faktur?

W przypadku faktur funkcja ta może być szczególnie przydatna by szybko i bezbłędnie wyciągnąć z dokumentu numer konta, nazwę odbiorcy czy kwotę faktury. Pracownicy działów księgowości często wiele czasu muszą poświęcić na zadania takie  jak m.in. ręczne skanowanie papierowych faktur, zapis oraz ich konwersja na plik PDF. Po wprowadzaniu faktury do systemu należy jeszcze zweryfikować jej poprawność z oryginalnym dokumentem. Szacuje się, że przy liczbie 1000 dokumentów ok. 40-50 godzin zajmuje właśnie ta czynność, a z pewnością ten czas mógłby zostać spożytkowany lepiej!  

Wykorzystując OCR, wystarczy zeskanować fakturę w wersji papierowej lub elektronicznej  (np. w formatach skanów pdf, czy zdjęć jpg), by po chwili otrzymać dane z dokumentu w formie interaktywnej wersji. Automatyzacja przenoszenia danych z faktur z pewnością nie tylko zaoszczędzi czas, ale także zminimalizuje ryzyko błędów, które można popełnić podczas ręcznego przepisywania danych.  

Jak działa OCR? (krok po kroku)

Wyobraź sobie, że masz papierową fakturę. Chcesz, żeby komputer "zobaczył", co na niej jest napisane. 

1. Skanowanie / zdjęcie 

Na początku trzeba zrobić skan lub zdjęcie faktury. To tworzy obraz, który komputer widzi jak fotografię – czyli piksele, a nie litery. 

2. Rozpoznanie znaków 

Teraz z pomocą przychodzi OCR, który: 

• dzieli obraz na linie, słowa i litery, 

• analizuje kształty liter, 

• przypisuje im odpowiednie znaki z alfabetu. 

3. Zamiana obrazu w tekst 

Po rozpoznaniu wszystkich znaków, komputer tworzy zwykły tekst, który można: 

• kopiować, 

• zapisać do pliku, 

• przesłać do bazy danych. 

Praktyczny przykład 

Masz fakturę jako PDF (ale nieedytowalny, np. skan). OCR „przeczyta” co tam jest i poda ci: 

• numer faktury  

• kwotę do zapłaty 

• numer konta, na który należy wykonać płatność 

OCR faktur – zalety

Automatyzacja i oszczędność czasu 

OCR pozwala na automatyczne odczytywanie danych z faktur (takich jak numer faktury, daty, kwoty, NIP, dane kontrahenta) i ich przenoszenie do systemu – bez ręcznego przepisywania, co znacznie przyspiesza cały proces. Szybsze wprowadzanie danych z faktury do systemu jest równoznaczne z szybszym rozpoczęciem obiegu faktury. 

Redukcja błędów ludzkich 

Dzięki eliminacji ręcznego wprowadzania danych, zmniejsza się ryzyko pomyłek (np. literówek, błędnych kwot czy dat), które mogą prowadzić do problemów księgowych czy prawnych.  

Obniżenie kosztów operacyjnych 

Mniej czasu poświęconego na ręczne wprowadzanie danych to mniej pracy administracyjnej, a co za tym idzie – niższe koszty zatrudnienia lub możliwość przekierowania pracowników do innych zadań. 

Szybszy obieg dokumentów 

OCR umożliwia natychmiastowe przetwarzanie faktur po ich zeskanowaniu lub otrzymaniu w wersji PDF, co przyspiesza np. płatności, archiwizację czy kontrolę księgową. To także znaczne odciążenie działu księgowości i wyraźnie wyższa efektywność pracy. 

Łatwa integracja z systemami ERP i bazami danych 

Nowoczesne systemy OCR są często zintegrowane z oprogramowaniem księgowym czy ERP, co umożliwia bezpośrednie przesyłanie danych do firmowej bazy danych. 

Lepsza analiza danych 

Przechowywanie danych w cyfrowej formie umożliwia łatwiejsze analizowanie wydatków, tworzenie raportów i podejmowanie decyzji na podstawie rzeczywistych danych. To skutkuje większym porządkiem i możliwością szybkiego wyszukiwania dokumentów. 

Bezpieczeństwo danych 

Digitalizacja i OCR umożliwiają lepsze zabezpieczenie danych, w tym ich szyfrowanie, tworzenie kopii zapasowych i kontrolę dostępu, niż w przypadku tradycyjnych dokumentów papierowych.

Porównanie OCR vs ręczne wprowadzanie danych 

Podsumowanie

OCR jest idealne dla firm, które chcą przyspieszyć obieg dokumentów, zautomatyzować procesy, zmniejszyć koszty i poprawić dokładność danych. Ręczne wprowadzanie może być sensowne tylko przy bardzo małej liczbie dokumentów lub w przypadku nietypowych faktur, których OCR jeszcze „nie rozumie”. 

Zobacz inne artykuły