Elektroniczny obieg dokumentów

Boguchwała leży ok. 10 km od Rzeszowa w województwie podkarpackim. Gmina liczy 20 766 mieszkańców, a Urząd Miasta znajduje się w miejscowości o tej samej nazwie. Działalność jednostki administracyjnej obejmuje pomoc w sprawach obywatelskich, prowadzenie różnego rodzaju rejestrów oraz rozwoju całego regionu.

Zarys projektu

Dla klienta Urząd Miasta w Boguchwale stworzyliśmy jeden wspólny system dostępny dla pracowników Urzędu Miasta w Boguchwale oraz 11 oddziałów zamiejscowych. Platforma LOGITO umożliwia płynną współpracę urzędników rozproszonych po całej gminie.

Projekt zakładał również cyfryzację urzędu dzięki implementacji nowoczesnych e-Usług. Jest to odpowiedź na potrzebny pracowników Urzędu Miasta oraz 11 oddziałów zamiejscowych. To rozwiązanie jest korzystne również dla petentów, którzy wiele spraw urzędów mogą załatwiać elektronicznie bez wizyty w placówce. Projekt obejmował również lepszą organizację dokumentacji, nadzorowania pracy urzędników oraz poprawę komunikacji oraz przepływu informacji.

Poniżej przedstawiamy wdrożone moduły oraz funkcjonalności w Urzędzie Miasta.

• Polecenia
• Baza teleadresowa
• Obsługa spraw
• Pisma przychodzące, wychodzące i wewnętrzne
• Biuletyn Informacji Publicznej
• Elektroniczna Skrzynka Podawcza
• Rejestr umów
• Ewidencja faktur
• Komunikator wewnętrzny
• Rezerwacja zasobów
• Baza wiedzy
• Podpisy niekwalifikowane
• Urlopy
• Kalendarz spotkań
• Powiadomienia e-mail

Realizacja oraz cele projektu

Działanie systemu LOGITO działa w sieci VPN 3, która umożliwia zdalny dostęp do jednego systemu przez wiele osób. Urzędnicy rozproszeni po wielu ZDOP korzystają z tej samej bazy dokumentów, a informacje są aktualne dzięki synchronizacji w czasie rzeczywistym.

Całą platformę LOGITO, w tym elektroniczny obieg dokumentów zintegrowaliśmy z eUsługami. Elektroniczna Skrzynka Podawcza oraz Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) to wyjście naprzeciwko potrzebom obywateli. Podczas gdy jedna usługa daje możliwość wysyłki dokumentów czy wniosków elektroniczne, BIP daje możliwość pozyskania ważnych informacji o przepisach oraz sprawdzenia statusu realizowanej sprawy. Każdy przesyłany dokument podlega weryfikacji oraz zostaje opatrzony identyfikatorem cyfrowym. Generowane są wówczas oficjalne potwierdzenia odbioru (UPO), przedłożenia (UPP) oraz dostarczenia (UPD). Dzięki nim zarówno urzędnicy, jak i petenci mogą śledzić statusu dokumentu.

Funkcjonalnym rozwiązaniem w tym zakresie jest możliwość ‘podpisywania’, dokumentów (Podpisy niekwalifikowane) bez konieczności posiadania płatnych certyfikatów. Ten sposób umożliwia zatwierdzenia pism bądź dokumentu w sposób szybki, ale i maksymalnie intuicyjny. W ramach organizacji oraz bardziej intuicyjnego odszukiwania informacji, istnieje EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów), Rejestr Faktur, moduł Umowy oraz moduł Baza teleadresowa.

W ramach optymalizacji oraz planowania zadań pracy urzędzie zostały zaimplementowana funkcja Obsługa spraw oraz Polecenia, Urlopy połączona z systemem Powiadomienia e-mail. Aby stan wiedzy pracowników był aktualnych pod kątem obowiązujących dba moduł Baza wiedzy. Lepszą komunikację gwarantuje Komunikator wewnętrzny oraz Kalendarz spotkań.

• ESP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza) – Umożliwia petentom wysyłkę dokumentów do urzędu łącznie z oficjalnym poświadczeniem urzędowym.
• BIP (Biuletyn Informacji Publicznej) – Baza aktualnych informacji o danych teleadresowych urzędu oraz zakresu obowiązków Instytucji. To źródło informacji dla obywateli o nowych rozporządzeniach czy przepisach, ale sprawdzenie statusu realizacji pisma bądź złożonego wniosku.
• Podpisy niekwalifikowane – Obsługa podpisów składanych elektronicznie dzięki Lokalnym centrum certyfikacji w LOGITO. Alternatywny sposób zatwierdzania dokumentów.
• Obsługa spraw – Ma na celu optymalizację pracy urzędników, weryfikację jakości świadczonych usług oraz śledzenie statusu obiegu pisma w systemie.
• Polecenia – Pracownicy mogą otrzymywać powiadomienia o delegowanych zadaniach od przełożonych bezpośrednio do skrzynki mailowej.
• Baza teleadresowa – Gromadzi wszelkie informacje o osobach, instytucjach oraz firmach, które kontaktują się z Instytucją.

• Pisma przychodzące, wychodzące, wewnętrzne – Podział pism umożliwia lepszą organizację bazy dokumentów w oddzielnych kategoriach oraz jej wyszukiwanie.
• Rejestr umów – Baza gromadzi zawarte umowy z podziałem na określone kategorie oraz umożliwia szybkie wyszukiwanie informacji.
• Ewidencja faktur – Obieg dokumentów księgowych oraz wprowadzanie oraz organizacji ich w systemie.

• Baza wiedzy – Rozwiązanie dla pracowników z 11 oddziałów, którzy w szybki sposób mogą sprawdzić daną informacje w aktualnej bazie rozporządzeń oraz ustaw.
• Rezerwacja zasobów – Pracownicy urzędu mają możliwość sprawdzenia czy dany zasób jest dostępny oraz zarezerwować go w wybranym terminie.
• Komunikator wewnętrzny – Usprawnia komunikację wewnątrz Urzędu Miasta, jak i oddziałami zamiejscowymi oraz wyświetla powiadomienia e-mail.
• Urlopy – Składanie elektronicznego wniosku o urlop oraz otrzymania decyzji od przełożonego na adres e-mail. Usługa jest połączona z Kalendarzem spotkań.
• Kalendarz spotkań – Pracownicy mają wgląd w harmonogram innych osób w instytucji. Mogą być to m.in. spotkania, zadania czy plany urlopowe.
• Powiadomienia e-mail – System notyfikacji o wydarzeniach na adres e-mail pracownika (np. nowe pismo, faktura, umowa, wniosek urlopowy oraz inne).