Źródła danych - 3 sposoby na wprowadzanie faktur papierowych i elektronicznych do systemu firmy 

W każdej firmie pojawia się szereg różnego rodzaju dokumentów, między innymi faktur. Ten podstawowy dowód na zaistnienie transakcji musi przejść wiele etapów w ramach procesu fakturowania. Rozwiązaniem może być wdrożenie systemu obiegu faktur - poznaj 3 sposoby wprowadzanie faktur do firmowego systemu! 

Sposoby na wprowadzanie faktur elektronicznych i papierowych do systemu 

Wprowadzanie faktur papierowych, czy elektronicznych do systemu to chleb powszedni w każdej firmie. Nadal w wielu przedsiębiorstwach tego typu procedurę wykonuje się ręcznie, przepisując mozolnie kolejne pozycje. Tymczasem warto zdawać sobie sprawę, że odbywające się w sposób manualny procesy związane z przetwarzaniem faktur to ogromne marnotrawstwo czasu, a co za tym idzie również pieniędzy. Rozwiązaniem jest odpowiednio dobrany system obiegu faktur, który zagwarantuje m.in. w tym zakresie spore usprawnienie. System zapewnia zróżnicowane sposoby na wprowadzanie faktur, oparte na różnych źródłach danych – jakie to źródła?  

• Pierwszym z nich może być dysk lokalny - faktury zostają zeskanowane do komputera i umieszczone w określonym folderze, następnie w systemie należy zaznaczyć, z którego folderu ma on pobierać dokumenty.
  
  
• Formatem pliku może być PDF, ale również zdjęcie – w tym przypadku pomocny jest często OCR (narzędzie do optycznego rozpoznawania znaków), który sczyta dane i nałoży je na formularz wprowadzania faktury – w tym wypadku należy jednak pamiętać, by zweryfikować informacje, OCR jest dużym ułatwieniem, ale nie jest całkowicie wolny od błędów.
  
• System obiegu faktur może również jako źródło danych wykorzystywać inny system jak np. ERP. Tego typu integracje są udostępniane przez rzetelnych dostawców usług. Działanie sprowadza się do tego, że faktury są automatycznie przesyłane z jednego systemu do drugiego, gdzie można bez przeszkód zarządzać ich obiegiem. Innym źródłem danych może również być adres e-mail – w takiej konfiguracji wysyłka faktury elektronicznej odbywa się na dedykowanego maila, skąd automatycznie pobierana jest do systemu. Następnie może być przetwarzana i przechodzić kolejne etapy fakturowania. 

Wdrożenie systemu obiegu faktur – zalety 

Wdrożenie systemu obiegu faktur, który będzie zapewniał zaawansowane, nowoczesne funkcjonalności to sposób na usprawnienie przepływu dokumentów i informacji pomiędzy pracownikami oraz klientami. Automatyzacja procesów, która się z tym wiąże, pozwala oszczędzić czas, a w perspektywie także wygenerować znaczne oszczędności w ramach firmowego budżetu. Na uzyskanie jakich korzyści pozwala wprowadzenie odpowiedniego systemu obiegu faktur? Można tu wymienić m.in.: 

• wygodną i sprawną pracę nad dokumentami – dzięki nadawaniu uprawnień i jasnemu podziałowi ról, 
• bezproblemowy wgląd w dane (w ramach przyznanych dostępów), niezależnie od lokalizacji pracownika i rodzaju urządzenia, 
• ułatwione wyszukiwanie dokumentów po różnych parametrach, 

• sprawną dekretację, akceptację oraz rejestrację faktur. 

Automatyzacja procesów w firmie ma pozytywny wpływ na każdy aspekt jej funkcjonowania – od większej motywacji pracowników, po znaczny wzrost zadowolenia klientów. Warto więc wprowadzić system obiegu faktur w 100% dopasowany do potrzeb firmy i zapewniający nowoczesne funkcjonalności. 

Zobacz inne artykuły