Spis treści

Wprowadzenie do KSeF

Główne wyzwania przy wdrażaniu KSeF

Problemy techniczne i operacyjne 

Przykładowe rozwiązania technologiczne

 

Nowe terminy obowiązkowego wdrożenia KSeF to: 

• 1 lutego 2026 r. dla firm z obrotami ponad 200 mln zł, dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców 1 kwietnia 2026 r.  

• Do 30 września 2026 r. podatnicy o małej skali i wartości wystawionych faktur mogą korzystać z dotychczasowych metod fakturowania 

• Do 31 lipca 2026 r. odroczone jest podanie numeru KSeF w płatnościach e-faktur, przeniesienie faktur wystawionych z kas fiskalnych do KSeF oraz kary związane z niedopełnieniem obowiązków KSeF. 

Wprowadzenie do KSeF  

Co to jest KSeF? 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny rejestr faktur, który został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów. Jego głównym celem jest zautomatyzowanie procesu wystawiania, odbierania oraz archiwizacji faktur elektronicznych. Dzięki KSeF przedsiębiorcy mają możliwość przesyłania faktur bezpośrednio do centralnego systemu, co ma na celu zwiększenie przejrzystości i eliminację ryzyka oszustw podatkowych.  

KSeF ma także na celu skrócenie czasu potrzebnego na przetwarzanie faktur oraz zmniejszenie obciążeń administracyjnych związanych z ich przechowywaniem i zarządzaniem. Wprowadzenie KSeF jest krokiem w stronę cyfryzacji procesów księgowych i finansowych w Polsce, co może przynieść liczne korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji publicznej. 

Dlaczego implementacja jest konieczna?

Wprowadzenie KSeF jest obowiązkiem prawnym, wynikającym z przepisów, które mają na celu usprawnienie i zautomatyzowanie procesów księgowych oraz podatkowych w firmach. Dodatkowo KSeF pomaga w zwiększeniu przejrzystości finansowej. Dzięki centralnemu rejestrowi faktur, organy skarbowe mogą łatwiej monitorować i audytować transakcje, co zmniejsza ryzyko oszustw podatkowych.  

Ponadto, wdrożenie KSeF przyczynia się do poprawy efektywności operacyjnej firmy. Automatyzacja procesów fakturowania jest znacznie szybsza i mniej podatna na błędy niż tradycyjne, papierowe metody. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skupić się na bardziej strategicznych aspektach prowadzenia działalności. 

Główne wyzwania przy wdrażaniu KSeF

Jakie wyzwania mogą napotkać przedsiębiorcy przy wdrażaniu KSeF?

Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to proces, który stawia przed przedsiębiorstwami liczne wyzwania, szczególnie dla zarządu jak i działów administracji i księgowości. Wprowadzenie KSeF, wymagać będzie dostosowania systemów finansowo-księgowych oraz zmiany niektórych wewnętrznych procesów.  

Konieczność przeszkolenia pracowników, nadania nowych ról i dostępów, a także przebudowa sposobu raportowania to tylko niektóre z aspektów, które mogą sprawić w tym procesie trudności. Natomiast wdrożenie KSeF jest konieczne, bo pominięcie e-Faktur może skutkować sankcjami oraz brakiem możliwości przeprowadzenia rozliczeń księgowych. Z tego powodu przyjrzymy się bliżej najczęstszym wyzwaniom przy wdrażaniu KSeF i wskażemy, jak można sobie z nimi poradzić. 

Dostosowanie systemów finansowo-księgowych

Jednym z najważniejszych wyzwań przy wdrażaniu KSeF jest dostosowanie używanych systemów finansowo-księgowych do nowego standardu. Przedsiębiorstwa muszą zsynchronizować swoje systemy księgowe, aby mogły one prawidłowo komunikować się z Krajowym Systemem e-Faktur. Wymaga to często współpracy z dostawcami tych systemów, którzy muszą wprowadzić odpowiednie zmiany i aktualizacje. Proces ten może być czasochłonny i kosztowny, zwłaszcza dla firm, które korzystają z niestandardowych rozwiązań lub mają rozbudowane systemy ERP.  Nieodzownym elementem jest również testowanie i weryfikacja poprawności działania zaktualizowanych systemów, aby upewnić się, że wszystkie procesy przebiegają zgodnie z wymogami KSeF. Tylko w ten sposób można zapewnić płynne i bezproblemowe wdrożenie nowego systemu fakturowania.

Przeszkolenie pracowników

Kolejnym wyzwaniem przy wdrażaniu KSeF jest przeszkolenie pracowników. Nowy system wprowadza zmiany w codziennych obowiązkach księgowych i finansowych, co wymaga od personelu zdobycia nowych umiejętności i wiedzy. Szkolenia powinny obejmować zarówno teoretyczne aspekty działania KSeF, jak i praktyczne ćwiczenia z obsługi systemu.

Zmiana procesów, zadań i ról w firmie

Wdrożenie KSeF wymagać może również zmiany wewnętrznych procesów i ról. Przejście na nowy system fakturowania oznacza, że przedsiębiorstwa muszą zrewidować swoje dotychczasowe procedury operacyjne, aby dostosować je do wymogów KSeF. W praktyce może to oznaczać konieczność przebudowy procesów związanych z wystawianiem, odbieraniem i archiwizowaniem faktur. 

Zmiany te mogą wpłynąć na różne działy w firmie, nie tylko na księgowość. Na przykład, dział IT będzie musiał zapewnić wsparcie techniczne i integrację systemów, a dział finansowy będzie musiał dostosować swoje raportowanie do nowych standardów. Dodatkowo, aby lepiej sprostać nowym obowiązkom, pracownicy mogą potrzebować nowych uprawnień i dostępów do danych i systemu. 

Problemy techniczne i operacyjne

Weryfikacja poprawności danych w KSeF

Firmy muszą również monitorować, czy przesłane faktury zostały poprawnie zarejestrowane w systemie KSeF i czy nie wystąpiły żadne problemy techniczne. KSeF sprawdza wyłącznie zgodność struktury faktur z wymaganym, ustandaryzowanym formatem. Oznacza to, że system nie weryfikuje poprawności danych – za to odpowiedzialny jest użytkownik. KSeF nie sprawdza poprawności wprowadzonych danych, a jedynie ich zgodność ze schematem faktury ustrukturyzowanej. Dokument z błędami rachunkowymi może więc zostać przyjęty do systemu. 

Zarządzanie powiadomieniami

KSeF nie posiada na ten moment funkcji powiadamiania (np. mailem) o pojawieniu się nowego dokumentu, co oznacza, że każdorazowo trzeba zalogować się do przeglądarki. Te przykładowe ograniczenia mogą sprawić, że funkcjonowanie w nowej rzeczywistości stworzonej przez KSeF będzie utrudnione, a firma będzie borykała się ze słabszą niż dotychczas efektywnością w zakresie niektórych procesów. Niewłaściwe zarządzanie powiadomieniami i dostępem do dokumentów może prowadzić do opóźnień w procesach księgowych, a także zwiększać ryzyko błędów.

Generowanie plików z fakturami

Wygenerowanie pliku faktury w KSeF nie powoduje otrzymania pliku PDF z fakturą – ma to znaczenie np.
 w przypadku konieczności wysyłki takiego pliku do kontrahenta. KSeF pozwala na podgląd formularza faktury kosztowej w przeglądarce ze wszystkimi danymi, wprowadzonymi na fakturze. Kiedy więc zechcemy wysłać klientowi dokument zawierający jedynie niezbędne mu informacje, konieczne będzie dodatkowe utworzenie faktury w formie PDF. 

Przykładowe rozwiązania technologiczne

W obliczu licznych wyzwań technicznych i operacyjnych związanych z wdrażaniem KSeF, przedsiębiorstwa mogą skorzystać z różnych rozwiązań technologicznych, aby ułatwić ten proces. Jednym z takich rozwiązań jest integracja platformy low-code z Krajowym Systemem e-Faktur. Integracja ta umożliwia automatyzację przesyłania faktur bezpośrednio z KSEF do platformy, a z platformy do systemu księgowego, co znacząco redukuje ryzyko błędów i usprawnia proces fakturowania.    

Ponadto, firmy mogą wykorzystać platformę low-code do analizy danych, które pomogą w weryfikacji poprawności informacji zawartych w fakturach. Takie narzędzia mogą automatycznie sprawdzać zgodność danych, wypełniać zdefiniowane pola oraz generować raporty, które ułatwią zarządzanie dokumentami. 

Pobieranie faktur z KSeF do platformy low-code odbywa się automatycznie. Odpowiada za to technologia, która w określonych interwałach czasowych łączy się z systemem, sprawdza, czy pojawiły się nowe dokumenty, wprowadza je do systemu i przypisuje im odpowiedni status. Cały proces odbywa się w tle i użytkownicy nie muszą logować się do KSeF. System low-code zapewnia możliwość wygenerowania dla kontrahenta faktury w formacie PDF, która będzie zawierała np. numer KSeF. 

Kolejnym rozwiązaniem jest wdrożenie zarządzania powiadomieniami, które informują odpowiednie osoby o nowych fakturach i ewentualnych problemach technicznych. Dzięki temu możliwe jest szybkie reagowanie na wszelkie nieprawidłowości. Platforma low-code umożliwia definiowanie tzw. źródeł danych, którymi mogą być adresy e-mail. Wszystkie faktury, które tam trafią, zostaną automatycznie pobrane. Rozwiązanie to jest szczególnie wygodne dla firm, które dla różnych rynków zagranicznych posługują się różnymi adresami e-mail.  

Przykładową platformą low-code jest nasz produkt LOGITO. Integracja z KSeF jest już teraz wbudowana w system, który obsługuje faktury ustrukturyzowane w formacie XML zgodnym z wytycznymi ustawy. Co więcej, platforma zapewnia także dodatkowe funkcjonalności, które znacznie upraszczają proces obiegu dokumentów. LOGITO umożliwia m.in. podgląd PDF faktury, obliczanie stawek VAT, opisywanie faktur kodami, akceptację faktury zgodnie z limitami akceptacji i kontroling kosztów. Dodatkowo system pozwala także na integrację z pozostałymi narzędziami cyfrowymi, jak np. GUS. 

Dostępne technologie mogą znacząco wspomóc firmy w efektywnym wdrożeniu KSeF, minimalizując ryzyko błędów oraz zwiększając efektywność operacyjną. LOGITO oraz jednoczesna integracja z KSeF to nie tylko szansa na wyeliminowanie nieefektywnego, papierowego obiegu dokumentów, ale również możliwość przygotowania, weryfikacji oraz zatwierdzenia faktur wygodnie i szybko w systemie, co daje pewność, że księgowość w nowym procesie została przygotowana bezbłędnie. 

Zobacz inne artykuły