Poznaj nieoczywiste zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów – kluczowe informacje 

Elektroniczny obieg dokumentów często występuje w zestawieniu z obiegiem dokumentacji w wersji tradycyjnej, czyli papierowej. Wymienianie obok siebie i porównywanie tych obiegów nie powinno dziwić, zwłaszcza że pierwszy z nich można uznać za swego rodzaju unowocześnionego następcę drugiego. Wersja elektroniczna wykorzystuje bowiem nowoczesne technologie i pomaga usprawnić znacznie wolniejszy i mniej opłacalny papierowy obieg. W tym celu EOD wykorzystuje zdigitalizowane dokumenty – m.in. faktury, umowy, wnioski umożliwiając jednocześnie ich tworzenie,przechowywanie, przesyłanie, czy wyszukiwanie w ramach systemu.  

W związku z tym możliwa jest automatyzacja kluczowych procesów, jak i podprocesów  w firmie, przekładająca się na wzrost efektywności, zauważalny szczególnie w ramach powtarzalnych działań i operacji. System elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia więc przede wszystkim znaczną oszczędność czasu oraz kosztów – te zalety EOD nie są jednak jedynymi, na które warto zwrócić uwagę. 

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów 

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów w firmie nie powinny być sprowadzane wyłącznie do stwierdzeń na temat oszczędności czasu i kosztów. Mimo że z punktu widzenia biznesu są to z pewnością kluczowe korzyści, warto wspomnieć również o mniej oczywistych cechach, które pomagają te korzyści osiągnąć, a można do nich zaliczyć: 

• polepszenie organizacji pracy w przypadku trybu zdalnego lub hybrydowego;
• ujednolicenie procedur związanych z zarządzaniem jaki i archiwizacją dokumentów;
• w pełni kontrolowany dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie;
• redukcję liczby spotkań, minimalizację kontaktów osobistych i łatwiejsze ustalenia co do pracy nad dokumentami;
• tworzenie własnych procesów workflow, dopasowanych do potrzeb firmy;
• ułatwienie kwestii związanych z rozdysponowaniem środków finansowych i płatności zwłaszcza, w przypadku obiegu faktur oraz innych dokumentów finansowych;
• ciągłość procesów biznesowych, nawet w przypadku utrudnień w tym zakresie – takich jak działanie siły wyższej, z którą firmy musiały zmierzyć się np. podczas pandemii koronawirusa;
• automatyzacja przepływu informacji i spójność komunikacji pomiędzy działaniami w firmie;
• uporządkowanie i kontrola informacji o pracy z klientami - obieg umów;
• pobieranie informacji bezpośrednio z serwera pocztowego, dysku lokalnego, systemu ERP czy nawet zdjęcia lub pliku PDF prosto do scentralizowanej bazy danych;
• automatyzacja procesu zapotrzebowania (od zebrania potrzebnych zasobów, poprzez automatyczne generowanie i wysyłkę zamówień, aż po zaksięgowanie i opłacenie) ;
• automatyzacja procesu zbierania zamówień (zbieranie zamówień, generowanie list, akceptacja, księgowanie, płatność);  
• ... i wiele więcej. 

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów dotyczą, jak widać, wielu obszarów funkcjonowania firmy, od obiegu dokumentów, po modelowanie całych procesów. Złotą zasadą, którą dobrze się kierować przy wyborze systemu jest to, by był on dopasowany do wymagań i potrzeb firmy, nie odwrotnie.

W LOGITO rozumiemy te potrzeby i zawsze projektujemy naszą platformę pod wymagania Klienta, jak i również przewidujemy przyszłe potrzeby proaktywnie proponując biznesowo uzasadnione rozwiązania. Technologia low-code pozwala naszym Klientom na budowanie własnych procesów, modeli workflow i dopasowywanie narzędzia pod potrzeby działu, klienta, projektu. W biznesie trzeba być elastycznym, a nasza technologia to umożliwia.