Koniec z tradycyjnym rozliczaniem delegacji

Dlaczego warto automatyzować procesy? 

Automatyzacja procesów finansowych może znacząco uprościć i uporządkować codzienną pracę wielu osób w organizacji. Przede wszystkim eliminuje błędy ludzkie, które często występują przy ręcznym wprowadzaniu danych. Zautomatyzowane systemy są szybsze i bardziej precyzyjne, co skraca czas potrzebny na realizację poszczególnych zadań. 

Dzięki automatyzacji możliwe jest także lepsze zarządzanie zasobami. Pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, podczas gdy rutynowe czynności są wykonywane przez systemy. To z kolei prowadzi do zwiększenia efektywności i produktywności całego zespołu. 

Ponadto automatyzacja pozwala na lepsze monitorowanie i śledzenie procesów, co ułatwia kontrolę i zapewnia zgodność z przepisami. Wreszcie, zautomatyzowane procesy są bardziej transparentne, co zwiększa zaufanie i satysfakcję zarówno pracowników, jak i klientów. 

Delegacje - tradycyjne metody vs. nowoczesne rozwiązania 

Tradycyjne metody rozliczania delegacji często opierają się na ręcznym wypełnianiu formularzy, zbieraniu paragonów i faktur oraz późniejszym wprowadzaniu danych do systemu księgowego. Proces ten jest czasochłonny i podatny na błędy ludzkie, co może prowadzić do opóźnień i frustracji zarówno pracowników, jak i działu finansowego. 

Nowoczesne rozwiązania oferują zupełnie inne podejście. Dzięki automatyzacji, procesy te mogą być realizowane szybciej i bardziej efektywnie. Na przykład, system LOGITO umożliwia pracownikom skanowanie paragonów za pomocą smartfonów i automatyczne przesyłanie ich do centralnej bazy danych. Wnioski o zwrot kosztów mogą być automatycznie generowane i zatwierdzane, co eliminuje potrzebę ręcznego przetwarzania dokumentów. 

Korzyści z automatyzacji delegacji 

Automatyzacja rozliczania delegacji może przynieść Ci wiele korzyści. Przede wszystkim, znacząco skraca czas potrzebny na przetwarzanie wniosków i zwrotów kosztów. Systemy automatyczne eliminują konieczność ręcznego wprowadzania danych, co redukuje ryzyko błędów i przyspiesza cały proces. 

Kolejną korzyścią jest poprawa dokładności danych. Automatyczne skanowanie i przetwarzanie paragonów, zmniejsza ryzyko zgubienia dokumentów i zapewnia, że wszystkie informacje są kompletne i prawidłowe. Dzięki temu dział finansowy może łatwiej monitorować wydatki i lepiej zarządzać budżetem. 

Automatyzacja zwiększa również transparentność. Pracownicy mogą śledzić status swoich wniosków w czasie rzeczywistym, co zwiększa ich satysfakcję i zaufanie do procesu. Dodatkowo, procesy zautomatyzowane są bardziej skalowalne, co pozwala firmom na łatwe dostosowanie się do rosnących potrzeb biznesowych. 

Wreszcie, automatyzacja pozwala firmom skoncentrować się na bardziej strategicznych działaniach, zamiast tracić czas na rutynowe zadania administracyjne. To prowadzi do większej efektywności i lepszych wyników biznesowych. 

Praktyczne przykłady zastosowania LOGITO low-code w automatyzacji delegacji 

W LOGITO wybraliśmy funkcje, które od samego początku ułatwiają proces delegacji od A do Z. 

Zaczynamy od wzoru wniosku, który pracownik samodzielnie wypełni i złoży. Wniosek zawiera najistotniejsze informacje o delegacji, takie ja rodzaj oraz cel podróży służbowej, jej czas trwania czy koszty podróży. 

Powiadomienie o wniosku automatyczne trafi do przełożonego, a pracownik zostanie natychmiast poinformowany, gdy status wniosku ulegnie zmianie. 

Do tego dodaliśmy parę przydatnych funkcji, takich jak wyświetlenie terminu wyjazdu w kalendarzu firmowym, możliwość ustawienia zastępstwa za osobę delegowaną czy dostęp do historii podróży służbowych. 

Dzięki temu proces jest szybki i uporządkowany zarówno dla delegacji indywidualnych jak i grupowych. Co więcej, miejsce wyjazdu nie ma tu znaczenia. Delegacje zagraniczne rozliczysz tak samo łatwo jak wyjazdy krajowe, dzięki zaimplementowanej tabeli kursów walut Narodowego Banku Polskiego. 

Często zdarza się, że w firmie są narzucone limity kosztów delegacji. By ułatwić pracownikom ich przestrzeganie oraz redukować niepotrzebne koszty, istnieje możliwość umieszczenia tych limitów bezpośrednio wewnątrz kalkulatora delegacji.  

Co najważniejsze, po zakończeniu wyjazdu pracownik łatwo rozliczy się w systemie poprzez wgranie skanów lub zdjęć faktur i paragonów – jako dowodów poniesionych kosztów.  

Jak zacząć pracę z platformą low-code? 

Rozpoczęcie pracy z platformami low-code jest prostsze, niż mogłoby się wydawać. Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniej platformy, która spełnia specyficzne potrzeby Twojej firmy. Następnie warto określić, które procesy biznesowe mogą być zautomatyzowane i jakie korzyści przyniesie to organizacji. 

Kolejnym krokiem jest szkolenie pracowników. Chociaż platformy low-code są intuicyjne i przyjazne dla użytkownika, warto zorganizować krótkie warsztaty, które pomogą zespołowi zrozumieć podstawowe funkcje i możliwości narzędzia. Dzięki temu, pracownicy będą mogli w pełni wykorzystać potencjał platformy. 

Następnie można przystąpić do tworzenia pierwszych aplikacji. Warto zacząć od prostych projektów, które szybko przyniosą widoczne efekty. To zachęci zespół do dalszych działań i pokaże, jakie korzyści niesie automatyzacja. 

Wreszcie, regularne monitorowanie i optymalizacja procesów, pozwoli na ciągłe doskonalenie systemu. Z czasem nawet poszczególne działy czy pracownicy będą posiadać własne, zautomatyzowane procesy, które wszystkim usprawnią obowiązki służbowe. 

Zobacz inne artykuły