Integracja z KSeF, a wybór platformy workflow i dostawcy IT?

Spis treści

Czego potrzebuje firma, żeby rozpocząć pracę w systemie KSeF?

Krajowy System eFaktur – samodzielne narzędzie do fakturowania?

KSeF, a integracja z innymi systemami

Jak działa integracja KSeF z LOGITO?

Integracja z KSEF - jak wybrać dostawcę i oprogramowanie IT?

KSeF a wdrożenie obiegu faktur z LOGITO - dlaczego warto?

KSeF jako samodzielne narzędzie do obsługi faktur

Czego potrzebuje firma, żeby rozpocząć pracę w systemie KSeF?

To zależy. A konkretnie, od tego jak do tej pory firma zarządzała dokumentami finansowymi w swojej organizacji.

Skupmy się jednak na najprostszym z oferowanych przez Ministerstwo rozwiązań. Każda firma w Polsce, ma możliwość korzystania z Krajowego Systemu eFaktur za pomocą przeglądarki.

Zanim jednak zalogujemy się na konto KSeF, należy:

• założyć konto w KSeF i złożyć odpowiedni wniosek do KAS,
• uzupełnić które osobą będą wykonywać czynności i nadać im uprawnienia,
• określić jaką formę autoryzacji wybieramy podczas logowania do systemu,
• przeanalizować i pobrać szablon faktur, jakie będziemy wprowadzać do systemu.

Do weryfikacji i dopełnieniu formalności, można rozpocząć manualne wprowadzanie faktury po fakturze wykorzystując w tym celu interfejs przeglądarkowy lub skorzystać z opcji nieco bardziej zautomatyzowanej importu pliku .xml uzupełnionych o informacje o fakturach.  

Ważne!

Wiele firm będzie faktury automatycznie przekazywać do KSeF bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego, z którego obecnie korzystają.

Na ten moment, zostało przygotowane 21 przykładowych schematów faktur ustrukturowanych, z których użytkownicy mogą korzystać. Należy jednak zapoznać się najpierw w rodzajem pól jakie musimy uzupełnić dla tych faktur, które chcemy przekazać. Format pliku .xml otworzymy w programie do arkuszy kalkulacyjnych, gdzie będzie można wprowadzać dane faktur gotowych do wysłania do KSeF.

Opisane rozwiązanie oferowane jest firmom, które nie posiadają żadnego oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów (workflow), ani oprogramowania finansowo-księgowego.

Ze względu na to, że KSeF służy do wprowadzania (już zaakceptowanych w organizacji) faktur, które są gotowe do wystawiania na platformie pod kątem rozliczeń finansowych wystarczy organizacji, aby działać zgodnie z wytycznymi nowej ustawy. Jednak, to, że rozpoczniemy pracę w systemie KSeF nie oznacza, że będziemy mieć mniej pracy.

Jednak, wspomnieliśmy, że wiele firm korzysta już z zaawansowanych systemów, po ich stronie wymagane będą integracje z Krajowym Systemem eFaktur. Przygotowane do wystawienia faktury będą musiały zostać przesłane do KSeF.

Krajowy System eFaktur – samodzielne narzędzie do fakturowania?

Jeśli organizacja wystawia i odbiera tysiące czy miliony faktur rocznie, korzystanie tylko i wyłącznie z Krajowego Systemu eFaktur nie będzie efektywnym rozwiązaniem.

Chociażby dlatego, że takie firmy chcą budować cyfrowy model biznesowy. Możliwość automatyzacji manualnych czynności, posługiwanie się procesami wspierającymi przepływ pracy i informacji (np. za pomocą platform do budowania workflow, czy obsługującymi EOD) to istotne aspekty, a zarazem cele strategiczne dla dzisiejszego biznesu. W przypadku tej grupy KSeF stanie się źródłem danych dla polskich faktur. Firmy będą dążyły do wyeliminowania wystawiania faktur w wersji papierowej, czy też elektronicznej (popularnych e-faktur). Bardzo szybko zdadzą sobie sprawę z tego, że skoro wyślą fakturę do KSeF to kontrahent powinien stamtąd taką fakturę sobie pobrać. W ten sam sposób będą one w ten sam sposób postąpić, czyli automatycznie pobrać faktury z KSeF i następnie uruchomić dla nich proces opisu i akceptacji.

KSeF, a integracja z innymi systemami  

Firmy, które już zainwestowały w systemy informatyczne będą musiały zintegrować  KSeF ze swoją architekturą za pomocą specjalnego łącznika – API.

Jakie systemy firmy będą musiały zintegrować się z KSeF?

W zależności od stopnia cyfryzacji przedsiębiorstwa, będą to:

• systemy finansowo-księgowy
• systemy ERP,
• systemy do digitalizacji i agregacji dokumentów: SEOD, EZD, EOD lub DMS od angielskiego zwrotu Document Management System;
• platformy workflow, których główną rolą jest digitalizacja obiegu faktury, aby potem przesłać fakturę do systemu finansowo-księgowego.
• kombinacje platformy EOD oraz workflow,
• platformy WMS oraz pozostałe systemy wykorzystywane w różnych branżach.

Jak działa integracja KSeF z LOGITO?

Z informatycznego punktu widzenia, ten proces będzie polegał na zdefiniowaniu w systemie LOGITO kolejnego źródła danych do odbioru faktur. KSeF, pojawi się tuż obok takich źródeł danych jak np. e-mail (e-faktury odbierane ze firmowej skrzynki pocztowej), czy skaner (papierowe faktury skanowane, przetworzone na postać elektroniczną i wprowadzane do systemu, np. finansowo-księgowego).

Jest to jednak ogromne uproszczenie, ponieważ wdrożenie będzie musiało wziąć pod uwagę m.in. obsługę ustrukturyzowanej  faktury  i mapowanie danych między jednym a drugim systemem.

System, który zostanie zintegrowany z KSeF, będzie pełnił rolę oprogramowania interfejsowego i w nim będą wykonywane wszystkie czynności związane z procesem akceptacji dokumentu.

informatycznego punktu widzenia, ten proces będzie polegał na zdefiniowaniu w systemie LOGITO kolejnego źródła danych do odbioru faktur. KSeF, pojawi się tuż obok takich źródeł danych jak np. e-mail (e-faktury odbierane ze firmowej skrzynki pocztowej), czy skaner (papierowe faktury skanowane, przetworzone na postać elektroniczną i wprowadzane do systemu, np. finansowo-księgowego)

Integracja z KSEF - jak wybrać dostawcę i oprogramowanie IT?

Należy pamiętać o tym, że każda działalność różni się od siebie pod kątem procesów zachodzących w firmie: np. obiegu faktury, procesu akceptacji dokumentu.

 – Tak i szczegóły na fakturze również będą podlegały indywidualnej ocenie pod kątem prowadzonej przez nas działalności.  Przykładowo, firma produkcyjna oprócz standardowych danych na nowej fakturze może chcieć umieścić te mniej: numer partii towaru, formę i przewoźnika sprzedawanego asortymentu.

Dlatego, że warto wybrać odpowiedniego dostawcę IT, który zapewni kompleksowe podejście w tym zakresie. Zwłaszcza, jeśli jako organizacja posiadamy kilka systemów i to od różnych dostawców, które kontrolują różne aspekty naszej działalności.

Na co warto zwrócić uwagę podczas wyboru oprogramowania i dostawcy IT?

• umożliwi dostosowanie się do systemu KSeF i faktur ustrukturyzowanych,
• uwzględnić potrzeby naszej organizacji względem digitalizacji obiegu faktur,
• zadba, o to, aby downtime był jak najkrótszy - czyli, pokieruje całym procesem w sposób, nie wpływający negatywnie na działalność firmy,
• zagwarantuje nam monitoring tego procesu, ale i jego stabilne działanie po zakończeniu wdrożenia,
• oferuje opiekę nad wdrożeniem po jakimś czasie po jego działaniu - np. umowa SLA
• ma doświadczenie we wdrożeniach związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów, a konkretnie obiegiem faktur dla dużych przedsiębiorstw.

KSeF a wdrożenie obiegu faktur z LOGITO - dlaczego warto?

Poniżej przedstawiamy korzyści implementacji KSeF bez elektronicznego obiegu faktur istotne z perspektywy przedsiębiorców:

• Możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w platformie KSeF.
• Możliwość odbierania faktur ustrukturyzowanych w platformie KSeF.
• Szybszy zwrot podatku VAT (z 60 do 40 dni) po spełnieniu warunków.
• Redukcja kosztów zakupu papieru, druku i wysyłki papierowych faktur.
• Minimalizacja ryzyka zniszczenia lub zaginięcia faktury.
• Ograniczenie kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji.

Po integracji KSeF z platformą LOGITO workflow  zyskujesz jeszcze więcej korzyści:

• Automatyczne pobieranie faktur z KSeF bezpośrednio do systemu,
• Możliwość całkowitego wyeliminowania faktur papierowych i e-faktur (elektroniczna ewidencja/archiwum).
• Regularna kontrola i monitoring procesowania faktur (terminy płatności, kwoty akceptacji)
• Budowa własnego procesu dla obiegu faktur (kreator procesów wyposażony w wersjonowanie)
• Funkcjonalności: automatyczne pobranie faktur z KSeF, podgląd PDF, integracja z GUS, NBP, opis faktury, słowniki, kody
• kontrolingowe, powiadomienia e-mail, załączników, podział na spółki i wiele innych.

Jako dostawca IT oprogramowania LOGITO, od wielu lat pomagamy Klientom projektować obiegi dokumentów finansowych w firmie. Co więcej, system jest intuicyjny i działa w synergii z różnego rodzaju oprogramowaniem, takimi jak system finansowo-księgowymi, ERP, WMS. Nasza platforma LOGITO – to system workflow do projektowania procesów biznesowych i obiegów dokumentów. W kontekście KSeF, LOGITO pełni rolę oprogramowania interfejsowego.

KSeF jako samodzielne narzędzie do obsługi faktur

Jeśli zdecydujemy, że korzystanie z Krajowego Systemu eFaktur za pomocą przeglądarki za jakiś czas może nas spotkać niemiła niespodzianka – w postaci braku optymalizacji naszych działań.

O tyle o ile kilkanaście faktur miesięcznie nie stanowi problemu, tak kilkadziesiąt faktur zawierających do kilkunastu pozycji, może negatywnie odbić się na produktywności pracowników, zwiększeniu błędów, czy opóźnić realizację płatności. Zwłaszcza, jeśli wszystkie czynności związane z rozliczaniem i wprowadzaniem faktur dotrą do firmy pod koniec miesiąca, a praca skumuluje się.

Samo wprowadzanie faktur do systemu KSeF, w przypadku małej ilości faktur miesięcznie ma sens oraz gdy w procesie obiegu faktury uczestniczy zaledwie kilka osób w firmie.

Jeśli nie korzystamy z żadnego systemu do obsługi faktur, świadomie rezygnujemy z korzyści, m.in. podglądu i wygenerowania faktury PDF , sprawdzania i obliczania stawek VAT, definiowania limitów akceptacji, czy chociaż tak prozaicznych elementów jak automatyczne powiadomienia e-mail o nowych fakturach w KSeF. To zaledwie kilka funkcjonalności, które będziemy musieli wykonać manualnie.  

Dlatego to dobry moment, aby zastanowić czy dłuższą metę wybranie KSeF jako samodzielnego rozwiązanie zaspokoi potrzeby digitalizacji całej organizacji.

Zobacz inne artykuły