Elektroniczna ewidencja urlopów – jak nią sprawnie zarządzać?

Spis treści

Zdalne zarządzanie urlopami, dlaczego jest tak wygodne

Firmy wieloodziałowe, a sprawne zarządzanie urlopami

Elektroniczne zarządzanie urlopami w LOGITO

Elektroniczne zarządzanie urlopami - technika na ratunek w ostatniej chwili

Podsumowanie

W wielu przedsiębiorstwach ewidencja i planowanie urlopów to niekiedy „walka” o właściwą komunikację, zarządzanie i utrzymanie płynności pracy. Kontrola nad nieobecnościami pracowników jest tym trudniejsza, gdy dochodzi do nagłych, niespodziewanych zmian w urlopowym terminarzu, wiele sytuacji jest nie do przewidzenia. Na szczęście obecna technologia umożliwia rozwiązanie tego typu problemów.

Zdalne zarządzanie urlopami, dlaczego jest tak wygodne?

Praca poza siedzibą firmy zyskuje coraz większe grono wielbicieli. Taki system oferuje wiele korzyści, natomiast stawia także pewne wymagania względem organizacji pracy. Z takiej formy pracy mogą również korzystać osoby odpowiedzialne za akceptację poszczególnych wniosków urlopowych czy zastępstw.

W takich okolicznościach digitalizacja procesu zarządzania dokumentami jest nieocenioną pomocą. Dzięki temu, nawet pracownicy, mieszkający daleko do siedziby firmy, mogą w łatwy sposób zarządzać przysługującymi im dniami wolnymi, bez przyjazdu do biura.

Działa to również w drugą stronę. Przełożony, który udziela akceptacji wniosków urlopowych, nie musi być w firmie, aby przyznawać dni wolne. W ten sposób on również zyskuje szanse na pracę zdalną. Podobnie wygląda to w przypadku działu kadr, czy administracji (w zależności, kto jest upoważniony do zarządzania dokumentacją urlopową). Sytuacja wygląda podobnie także w przypadku delegacji. Na nie również niejednokrotnie wybierają się osoby, które mogą akceptować bądź odrzucać poszczególne wnioski urlopowe. Wtedy będąc poza siedzibą firmy, pracownicy przebywający na delegacji wciąż muszą pełnić swoje obowiązki. Elektroniczny system zarządzania urlopami to umożliwia.

Firmy wielooddziałowe a sprawne zarządzanie urlopami

Zdalne zarządzanie dokumentacją urlopową jest szczególnie istotne w przypadku firm, które posiadają liczne oddziały, rozmieszczone w różnych lokalizacjach. Niejednokrotnie także w różnych krajach. Zamiast tworzyć dział administracyjny w każdym z nich, warto stworzyć jeden - elektroniczny, do którego będzie miał dostęp każdy z pracowników, bez względu na to, w której filii pracuje.

Dzięki programowi do zarządzania urlopami wielospółkowe przedsiębiorstwo może funkcjonować bez zakłóceń. Natomiast zatrudnieni nie muszą odbywać „wycieczek”, aby złożyć odpowiedni wniosek, wycofać, zmienić go itd. Każdy z nich ma równy dostęp do zarządzania swoim wymiarem urlopowym.  

Elektroniczne zarządzanie urlopami w LOGITO

Wdrożenie elektronicznego systemu do zarządzania urlopami eliminuje tradycyjny obieg na rzecz bardziej efektywnego i nowoczesnego. Nauczeni własnym doświadczeniem dużej i wielooddziałowej organizacji wprowadziliśmy w systemie LOGITO szereg najpotrzebniejszych funkcji w tym zakresie:

Kalendarz urlopów

Przejrzysty terminarz, który przedstawia w jasny sposób, kto i kiedy wybiera się na urlop. Dzięki temu inni mają wgląd do nieobecności pozostałych zatrudnionych. Dlaczego to takie ważne? Ponieważ wiele stanowisk jest zależnych od siebie, tym samym warto wiedzieć, kiedy współpraca będzie ograniczona lub niemożliwa.

Składanie wniosku urlopowego w wersji elektronicznej

Bez zbędnego drukowania, uzupełniania, czy nawet podpisywania papierów. Elektroniczna wersja umożliwia pominięcie wielu zbędnych kroków. Co więcej, pracownik może samodzielnie wybrać rodzaj wniosku urlopowego, czy dodać komentarz, zawierający szczegóły swojej nieobecności.

Automatyczne przesyłanie informacji do przełożonego

W przypadku złożenia lub anulowania wniosku informacja jest automatycznie przesyłana do przełożonego na jego adres mailowy, a także wyświetlane jest odpowiednie powiadomienie w systemie.

Zarządzanie urlopami planowanymi

Określenie statusu poszczególnych wniosków urlopowych ułatwia zarządzanie terminami wakacyjnymi w firmie. Możliwe jest wskazanie odpowiednich statusów, jak zaakceptowany, odrzucony itd.

Możliwość ustanowienia zastępstwa za osobę przebywającą na urlopie

Niektóre stanowiska w organizacji muszą być stale obsadzone, aby utrzymać ciągłość pracy. W takim wypadku dobrze jest wskazać odpowiednie zastępstwo. System urlopowy pokazuje, kto w obrębie danego działu jest dostępny w wybranych dniach.

Bezpośredni wgląd w ilość dostępnych dni urlopowych

Ta informacja po obliczeniu przez dział kadr zostaje uwzględniona w systemie. Dzięki temu pracownik wie ile dni urlopowych ma do dyspozycji - bez bezpośredniego kontaktu z działem kadr. Co więcej, przy składaniu kolejnych wniosków urlopowych, system na bieżąco kalkuluje pozostałą ilość dni urlopowych.

Możliwość sporządzenia rocznego planu urlopów pracowników

Dzięki temu, inni otrzymują wgląd w zbiorczy plan urlopowy i mają możliwość doboru właściwych dat dla siebie. W przypadku utrzymania płynności pracy jest to szczególnie ważne, w końcu osoby pełniące podobne obowiązki nie powinny planować wakacji w tym samym czasie.

Elektroniczne zarządzanie urlopami - technika na ratunek w ostatniej chwili

Nagłe sytuacje mogą się zdarzyć w każdej firmie, zwłaszcza podczas okresu wakacyjnego, gdy w okresie dwóch miesięcy niemal każdy oczekuje kilku dni wolnych, a w przypadku zatrudniania setki czy nawet tysięcy osób, ewidencja, kontrola i zarządzanie wnioskami urlopowymi stają się prawdziwym problemem. Tym bardziej w przypadku nagłych zmian. Jakie to mogą być zdarzenia?

Nagłe przedłużenie urlopu

Załóżmy, że dojdzie do niespodziewanej sytuacji, kiedy osoba będąca na urlopie chce lub musi przedłużyć swój wypoczynek. W tradycyjnym obiegu dokumentacji taka osoba musi powiadomić przełożonego telefonicznie, a po powrocie dokonać wszelkich zmian w dokumentacji urlopowej. W przypadku posiadania systemu do zarządzania urlopami pracownik może natomiast złożyć odpowiedni typ wniosku w zaledwie kilka chwil. Przełożony (poinformowany również telefonicznie) od razu otrzyma najważniejsze informacje bezpośrednio w systemie, a dział kadr może nanieść właściwe poprawki.

Co zrobić, gdy pracownik nie może wrócić z urlopu?

Zdarzają się też sytuacje niezależne od pracownika. Niejednokrotnie dochodzi do wielogodzinnych opóźnień, czy w ostateczności odwołań poszczególnych lotów. W takim przypadku pracownik, przebywający na zagranicznym urlopie nie ma możliwości wrócić na czas do pracy. Bez względu na miejsce i strefę czasową, w jakiej znajduje się osoba zatrudniona, może ona nanieść w systemie odpowiednie poprawki, które w czasie rzeczywistym dotrą do odpowiednich osób. Pozostając przy tym przykładzie, warto też wspomnieć o funkcji ustawiania zastępstw. Podczas uzupełniania wniosku, pracownik może ponownie wskazać osobę zastępującą. Dzięki temu pozostali zatrudnieni zawsze będą wiedzieć, do kogo się udać w przypadku przedłużającej się niedostępności pozostałych osób.

Poprawa błędnych wniosków urlopowych

W przypadku zatrudniania wielu osób, zawsze jest szansa, że któraś z nich popełni błąd podczas składania wniosku urlopowego. W tradycyjnym obiegu dokumentacji urlopowej powoduje to dodatkowe komplikacje i wydłużenie się całego procesu. Trzeba złożyć oficjalne pismo o wycofanie poprzedniego wniosku, wydrukować, uzupełnić i złożyć poprawioną wersję. Ponownie trzeba zwrócić się do wyznaczonej osoby z działu kadr, a sam wniosek urlopowy po raz kolejny będzie musiał przejść cały proces weryfikacji i ewentualnej akceptacji.

Także w tym wypadku dzięki elektronicznym wnioskom możliwa jest poprawa błędnie uzupełnionych dokumentów w jednej chwili. Powiadomienie od razu trafia do działu kadr lub/i przełożonego. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku błędnego uzupełnienia samego wniosku, który nie został jeszcze wysłany do weryfikacji. Wtedy w kilka sekund można wielokrotnie poprawiać każdy z parametrów. Może też zdarzyć się potrzeba odwołania zaplanowanego wcześniej urlopu. Dzięki systemowi urlopowemu możliwe jest równie szybkie odwołanie złożonego wniosku.

Podsumowanie

Szybkość informowania o ustaleniach, czy zmianach to oczywista zaleta podczas pracy zespołowej, a sprawna komunikacja stanowi jedną z podstaw funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. W przypadku zarówno nagłych jak i planowanych urlopów ważne jest zarówno administrowanie, zatwierdzanie, jak i informowanie pozostałych pracowników. Właśnie z tego powodu tak istotne jest wprowadzenie jednego, zdigitalizowanego systemu do zarządzania urlopami w firmie.

Zobacz inne artykuły