Co kryje się pod pojęciem Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów - co to?

Elektroniczny obieg dokumentów to pojęcie, z którym spotkać można się coraz częściej. Popularność, jaką zdobywa, nie jest bezpodstawna i wynikająca z chwilowego trendu – to narzędzie, które odznacza się wyjątkową funkcjonalnością i przekłada bezpośrednio na firmowe zyski. EOD to rodzaj systemu, który umożliwia sprawne zarządzanie dokumentacją bez względu na to, czy chodzi o małą, lokalną firmę, czy duże przedsiębiorstwo. Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów? Sprowadza się on głównie do zastąpienia dokumentów w tradycyjnej, papierowej formie na wersję zdigitalizowaną, elektroniczną. Tworzenie, indeksowanie, rejestracja, a także przechowywanie i dystrybucja dokumentów  niezależnie od lokalizacji siedziby firmy - za wszystko to odpowiada EOD, co to znaczy dla firmy? Przede wszystkim pozwala na zautomatyzowanie pewnych procesów i zapewnia sporą oszczędność czasu i nakładów finansowych przedsiębiorstwaWarto nadmienić, że elektroniczny obieg  to ogromne ułatwienie dla organizacji rozproszonych, gdzie praca zdalna pozwala utrzymać ciągłość działań biznesowych. Jakie konkretnie korzyści przynosi elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów – zalety

Wiedząc, czym jest i do czego służy EOD, warto zwrócić uwagę na korzyści, jakie wynikają z jego wprowadzenia. Dokumenty oraz ich obieg w firmie jest czymś naturalnym, ale nie zawsze funkcjonującym bezproblemowo. Proces cyfryzacji w tym przypadku zapewnia dużo większą efektywność i cały szereg korzyści, jakich?

• sprawne odnajdowanie dokumentów i płynna praca na nich,
• kontrola dostępu do dokumentacji dzięki wbudowanemu systemowi ról i uprawnień,
• automatyzacja procesów związanych z dokumentacją,
• stworzenie zdigitalizowanego archiwum oraz łatwe utrzymanie w nim porządku,
• swobodny dostęp do dokumentacji w dowolnym momencie,
• możliwość śledzenia statusu realizacji obiegu dla dowolnego dokumentu (faktury, umowy, pisma), 
• szybka dystrybucja dokumentów pomiędzy pracownikami, działami, klientami - niezależnie od lokalizacji,

 eliminacja wąskich gardeł w procesach akceptacji danego dokumentu dzięki przypomnieniom e-mail, które informacją o pracowników o zadaniach do wykonania. Jak widać, elektroniczny obieg dokumentów ma naprawdę wiele zalet, by jednak cieszyć się z korzyści wynikających z jego wprowadzenia, trzeba wybrać odpowiedniego dostawcę systemu. Przy poszukiwaniach idealnego rozwiązania warto wziąć pod uwagę kilka kwestii – przede wszystkim system powinien być szybki w obsłudze i maksymalnie intuicyjny. Dodatkowo bardzo ważne są możliwości związane z rozbudową i wprowadzaniem modyfikacji dopasowanych do firmy, a także integralność z innymi narzędziami i systemami. Warto też dowiedzieć się, w jaki sposób dostawca zadbał o zapewnienie bezpieczeństwa.

Zobacz inne artykuły