Automatyzacja procesów biznesowych – korzyści i wyzwania

Automatyzacja procesów biznesowych – co zyskasz?

Większa efektywność operacyjna

Automatyzacja procesów biznesowych sprawia, że firma działa szybciej. Elektroniczny odbieg dokumentów i zautomatyzowane ścieżki akceptacji pozwalają na redukcję czasu potrzebnego na wykonanie rutynowych zadań, które wcześniej wymagały dodatkowego nadzoru.

Dzięki zastosowaniu nowoczesnych systemów informatycznych możliwe jest automatyczne przetwarzanie danych, generowanie raportów czy zarządzanie zasobami. W rezultacie pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych i kreatywnych zadaniach, co przekłada się na wzrost efektywności i konkurencyjności firmy.

Ponadto automatyzacja minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, co jest szczególnie istotne w obszarach takich jak finanse, logistyka czy produkcja. To wszystko razem prowadzi do bardziej płynnych i spójnych operacji, umożliwiając przedsiębiorstwu szybsze i bardziej skuteczne reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe.

Redukcja kosztów

Automatyzacja procesów biznesowych to realne oszczędności dla przedsiębiorstwa, szczególnie w dłuższej perspektywie. Dlaczego workflow to oszczędność? Dzięki temu rozwiązaniu:

• zmniejszysz liczbę błędów ludzkich i eliminujesz powtarzalne, manualne zadania, co redukuje koszty związane z poprawkami i dodatkowymi kontrolami jakości,
• będziesz lepiej zarządzać zasobami (zarówno ludzkimi, jak i materialnymi), np. system automatycznie z określonego źródła danych pobiera dokumenty i samodzielnie rozpoczyna proces zgodnie z określonym workflow, wskazując zadania dla konkretnych użytkowników,
• zmniejszysz liczbę pracowników koniecznych do wykonywania rutynowych zadań, co pozwala na alokację zasobów finansowych w bardziej strategicznych obszarach działalności.

Czy automatyzacja procesów biznesowych jest kosztowna? Tak. Czy się opłaca? Bardzo. W dłuższej perspektywie możesz liczyć na stałe, regularne oszczędności operacyjne i zwiększoną produktywność firmy, co da Ci znaczącą przewagę konkurencyjną.

Wyższa jakość produktów i usług

Czy Twoich klientów lub kontrahentów interesuje, że procesy w Twojej firmie zachodzą szybciej? Nie. Ostatecznie interesuje ich wysoka jakość produktów i usług, po które będą chcieli wracać. Właśnie to daje Ci automatyzacja. Dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii procesy produkcyjne i operacyjne stają się bardziej precyzyjne, co eliminuje ryzyko wystąpienia błędów i defektów czy opóźnień.

Systemy automatyczne mogą monitorować każdy etap procesu w czasie rzeczywistym, umożliwiając szybką reakcję na wszelkie nieprawidłowości. Dodatkowo automatyzacja pozwala na lepsze kontrolowanie parametrów jakościowych, co przekłada się na spójność i wysoką jakość końcowych wyrobów.

Wprowadzenie automatyzacji często wiąże się również z wykorzystaniem zaawansowanych narzędzi analitycznych, które pomagają w identyfikacji obszarów wymagających ulepszeń. Wszystko to razem sprawia, że Twoja firma trafniej spełnia oczekiwania klientów, co w dłuższej perspektywie buduje zaufanie i lojalność.

Wyzwania związane z automatyzacją procesów w firmie

Koszty wdrożenia

Wdrożenie automatyzacji w przedsiębiorstwie wiąże się z istotnymi kosztami początkowymi, które mogą stanowić poważne wyzwanie, szczególnie dla małych i średnich firm.

Koszty te obejmują wdrożenie oprogramowania, które jest niezbędne do zautomatyzowania procesów biznesowych. Dodatkowo należy uwzględnić wydatki związane z instalacją, konfiguracją i integracją nowych systemów z istniejącą infrastrukturą IT.

Kolejnym elementem są koszty szkolenia pracowników, którzy muszą nauczyć się obsługi nowych technologii oraz adaptacji do zmieniających się warunków pracy.

Warto także pamiętać o potencjalnych kosztach związanych z przestojami produkcyjnymi lub operacyjnymi podczas fazy wdrożeniowej. Mimo że inwestycja w automatyzację może przynieść długoterminowe korzyści, przedsiębiorstwa muszą dokładnie przeanalizować swoje możliwości finansowe i opracować solidny plan wdrożeniowy, aby uniknąć nieprzewidzianych wydatków i ryzyka finansowego.

Adaptacja pracowników

Najlepszy system do automatyzacji nie będzie przynosił pożądanych efektów, jeśli pracownicy nie będą z niego chętnie i skutecznie korzystać. Przejście od tradycyjnych metod pracy do zaawansowanych technologii wymaga nie tylko technicznych umiejętności, ale również zmiany sposobu myślenia i podejścia do codziennych obowiązków.

Proces ten może być stresujący dla pracowników, zwłaszcza tych, którzy obawiają się, że nowe technologie zagrażają ich stanowiskom pracy. Dlatego kluczowe jest zapewnienie odpowiednich szkoleń i wsparcia, które pomogą pracownikom zrozumieć korzyści płynące z automatyzacji oraz nauczyć się efektywnie korzystać z nowych narzędzi.

Ważne jest również, aby przedsiębiorstwo komunikowało jasno swoje cele i strategie, aby zminimalizować obawy i opór wobec zmian. Ostatecznie sukces wdrożenia automatyzacji zależy w dużej mierze od zdolności pracowników do adaptacji i ich zaangażowania w proces transformacji.

Integracja z istniejącymi systemami

A co z automatyzacją procesów w firmie, która na co dzień korzysta z rozwiniętych systemów i oprogramowania? Wprowadzenie nowych technologii wymaga nie tylko technicznej kompatybilności, ale również harmonijnej współpracy między różnymi systemami.

Proces ten może być skomplikowany i czasochłonny, a także wiązać się z ryzykiem przestojów produkcyjnych lub zakłóceń w działaniu firmy. Aby skutecznie przeprowadzić integrację, przedsiębiorstwa muszą dokładnie przeanalizować swoje obecne systemy i zidentyfikować potencjalne problemy oraz obszary wymagające modyfikacji.

Wiele firm decyduje się na współpracę z zewnętrznymi ekspertami IT, którzy posiadają doświadczenia w zakresie integracji systemów. Ostatecznie dobrze przeprowadzona integracja jest warunkiem koniecznym, aby automatyzacja przyniosła oczekiwane korzyści i poprawiła efektywność operacyjną.

Automatyzacja procesów w firmie z LOGITO low-code

Narzędziem, które odpowiada na opisane powyżej potrzeby jest platforma LOGITO low-code do digitalizacji i automatyzacji procesów w przedsiębiorstwie.

Dzięki niej będziesz z łatwością:

• automatyzować obieg dowolnych dokumentów, w tym faktur, umów, reklamacji, wniosków,
• pobierać dane i dokumenty z zewnętrznych systemów i portali (KSeF, e-Doręcznia, ePuap, e-Nadawca, Mail),
• odczytywać OCR standardowych dokumentów,
• walidować dane dzięki integracjom m.in. z GUS, VIES, NBP,
• automatycznie rozliczać delegacje.

Więcej na temat platformy LOGITO low-code przeczytasz tutaj.

Podsumowanie

W nowoczesne prowadzenie biznesu wpisuje się digitalizacja i automatyzacja procesów. To nie tylko szansa na wyeliminowanie nieefektywnego, papierowego obiegu dokumentów, ale otworzenie drzwi do cyfryzacji firmy w zupełnie nowym wymiarze.

Najważniejsze korzyści wdrożenia platformy do automatyzacji procesów, takiej jak LOGITO low-code, jest m.in. większa efektywność operacyjna, redukcja kosztów i poprawienie jakości produktów oraz usług. Tak poważny krok wymaga odpowiedniego przygotowania na ewentualne wyzwania, tj. koszty wdrożenia, przygotowanie zespołu czy niezbędne integracje z innymi systemami.

Masz pytanie o automatyzację procesów w Twojej firmie? Porozmawiajmy o tym, co zrobić, żeby Twoja firma działała szybciej od konkurencji. Napisz do nas.