Elektroniczny obieg dokumentów – co warto wiedzieć?

Obieg dokumentów w formie elektronicznej to przykład rozwoju cyfryzacji m.in. w ramach przedsiębiorstw. Jego funkcjonalność sprowadza się w głównej mierze do zastąpienia tradycyjnych, papierowych dokumentów wersjami zdigitalizowanymi. Oprócz tworzenia tego typu dokumentacji system informatyczny, jakim jest EOD, odpowiada również za indeksowanie, archiwizowanie, rejestrację i dystrybucję dokumentów. W związku z powyższym możliwe jest usprawnienie kluczowych procesów w firmie i wzrost wydajności pracy. Jeżeli chodzi o elektroniczny obieg dokumentów, zalety są niezaprzeczalne – warto poznać najważniejsze z nich.

korzyści obiegu dokumentów.jpg [101.04 KB]

Korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów

W przypadku tak ważnego narzędzia, jakim jest elektroniczny obieg dokumentów, korzyści najlepiej oddają jego rolę w firmie. Obieg dokumentów w firmie dotyczy każdego rodzaju dokumentów, m.in. faktur, pism, czy umów. To jeden z najważniejszych procesów, jednak w wielu przypadkach nie funkcjonuje sprawnie.  Jakie są najważniejsze zalety związane z wprowadzeniem go w formie elektronicznej?

  • wzrost efektywności – jak już wspomniano, EOD zapewnia usprawnienie wielu procesów w firmie, to z kolei przekłada się na większą efektywność pracy. Rozdzielanie projektów i praca na nich odbywa się szybciej, a zaoszczędzony w ten sposób czas można przeznaczyć na inne zadania lub rozwój pracowników,
  • bezproblemowy dostęp do danych - elektroniczny obieg dokumentów zapewnia niezakłócony dostęp do danych w każdym momencie (oczywiście w ramach posiadanych dostępów) - jest to szczególnie korzystne w przypadku osób pracujących zdalnie,
  • obniżenie kosztów – niższe koszty wynikają zarówno z ograniczenia wydruku dokumentów, jak i redukcji opłat związanych z dostarczaniem papierowych dokumentów, co więcej znika problem związany z dodatkowym miejscem do ich przechowywania,
  • większa kontrola i redukcja błędów – zalety elektronicznego obiegu dokumentów dotyczą również tej kwestii. Automatyzacja pewnych procesów, jaką zapewnia system i jego funkcjonalności, m.in. rejestr zmian, prowadzi do skuteczniejszej weryfikacji oraz eliminowania pomyłek.
  • bezpieczeństwo danych - korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów dotyczą również ochrony danych, zdigitalizowane dokumenty nie są narażone na zniszczenie, zagubienie, czy dostanie się w ręce osoby niepowołanej w takim stopniu, co ich papierowe odpowiedniki. Ponadto takie funkcje jak m.in. system ról i uprawnień mogą również służyć ochronie dokumentów, dzięki możliwości określenia, kto może mieć w nie wgląd lub dokonać ich modyfikacji.

Co daje elektroniczny obieg dokumentów oprócz tego? Z pewnością usprawnia również wdrażanie nowych pracowników, zwłaszcza pracujących poza siedzibą firmy. Dodatkowo ważnym aspektem jest pozytywny wpływ na wizerunek firmy – przedsiębiorstwa korzystające z EOD są uważane za bardziej postępowe, a dzięki zmniejszeniu zużycia papieru również za proekologiczne . Polityka paperless wpływa pozytywnie na szereg procesów biznesowych, dlatego coraz więcej marek decyduje się na jej wprowadzenie. Korzyści wynikające z wdrożenia obiegu dokumentów w formie elektronicznej są jak widać liczne i stanowią szansę na wyniesienie firmy na wyższy poziom rozwoju , osiągnięcie dojrzałości cyfrowej oraz lepsze kontakty z kontrahentami. Jednak, by to osiągnąć, konieczny jest wybór dobrego systemu, który w prosty sposób będzie można dopasować do wymagań i potrzeb firmy.


Zobacz inne artykuły


 

Cyfrowa transformacja
Twojej firmy zaczyna się teraz

Chcesz otrzymać wycenę, zobaczyć LOGITO od środka lub porozmawiać
na temat technologii low-code?

Skontaktuj się z nami w dowolny sposób, a my odpowiemy na każde Twoje pytanie. Jeśli
będziesz potrzebować więcej informacji, zaproponujemy bezpłatną konsultację, podczas której
zaprezentujemy Ci demo naszej platformy dnia roboczego.

Lubimy przyspieszać każdy proces, dlatego odpowiemy na Twoją wiadomość w ciągu
najbliższego dnia roboczego.


Napisz do nas lub skorzystaj z formularza

zapytanie@logito.pl

 


Logito w liczbach

+20 lat doswiadczenia_orange+20 lat doświadczenia

+100 wdrożeń_orange+100 wdrożeń

+37 k użytkowników_orange+37 000 użytkowników

+18 mln dokumentów_orange+18 mln dokumentów

+800 procesów_orange+800 procesów

Wypełnij formularz

*pole obowiązkowe

Centralizacja procesów biznesowych sposobem na efektywne zarządzanie firmą

17 marca 2025
centralizacja procesów.jpg

Wyobraź sobie, że wszystkie narzędzia i dane potrzebne do wykonania zadań służbowych Twoi pracownicy mają w jednym miejscu, a obowiązki i uprawnienia są z góry ustalone. Wdrożenie centralizacji procesów biznesowych to krok w stronę nowoczesnej, elastycznej i skutecznej organizacji.

arrow-long-right

Automatyzacja procesów finansowych. Co powiesz na zautomatyzowanie Purchase to Pay?

05 marca 2025
shutterstock_2199147841.jpg

Czas, budżet i ludzie to najważniejsze zasoby przedsiębiorstwa. Cyfryzacja procesów z pewnością może zapewnić ich efektywne wykorzystanie . Jak ta sytuacja wygląda w przypadku automatyzacji procesu Purchase to Pay - jednego z najważniejszych procesów finansowych?

arrow-long-right

Jak wyeliminować wąskie gardła w firmie dzięki platformie low-code?

28 lutego 2025
waskie gardla.jpg

Eliminowanie wąskich gardeł i zaginionych dokumentów w firmie jest wyzwaniem, które znacząco wpływa na efektywność i produktywność zespołu. Współczesne technologie mogą pomóc Ci skutecznie zdefiniować i usunąć wąskie gardła w procesach biznesowych.