Papierowy obieg dokumentów do lamusa! Wykorzystaj potencjał e-dokumentu i e-faktury
Obieg dokumentów w firmie to proces niezbędny, jednak dopiero transformacja cyfrowa pokazała, że może być również szybki. Przez wiele lat dokumentacja przekazywana była fizycznie między pracownikami lub działami, obecnie coraz częściej odbywa się to drogą elektroniczną. Jednak, czy digitalizacja to dobre rozwiązanie dla każdego przedsiębiorstwa? Co wybrać – tradycyjny, czy elektroniczny obieg dokumentów?
- na czym polega obieg dokumentów w firmie i dlaczego jest kluczowy dla jej działania,
- czym różni się tradycyjny i elektroniczny obieg dokumentów,
- jak działa elektroniczny obieg faktur i innych dokumentów firmowych,
- jakie koszty i ograniczenia generuje papierowa dokumentacja,
- dlaczego digitalizacja dokumentów usprawnia pracę i rozwój firmy.
Obieg dokumentów w firmie
Dokumenty i sprawne zarządzanie nimi to nieodłączna część każdego biznesu, niezależnie od wielkości, czy branży. Obieg dokumentów w firmie to proces, bez którego nie może ona działać poprawnie, a tym bardziej się rozwijać. Warto zaznaczyć, że w każdym przedsiębiorstwie jego funkcjonowanie wygląda nieco inaczej. Tradycyjny obieg dokumentów w firmie polega na tym, że wszelkie faktury, wnioski, pisma i inne dokumenty przekazywane są w formie papierowej np. do osób decyzyjnych, współpracowników, czy kontrahentów.
Obecnie sporo firm decyduje się na elektroniczny obieg faktur i innych dokumentów, jednak nadal istnieje spora część przedsiębiorców, którzy z pewnymi oporami podchodzą do tego rozwiązania. Co może być tego przyczyną? Bardzo dużą rolę odgrywa tutaj utarty i sprawdzający się od lat szablon działania - procedura w znanej formie, do której wszyscy są przyzwyczajeni, jest dla wielu podmiotów zadowalająca, mimo że nieidealna.
Elektroniczny obieg faktur i innych dokumentów firmowych
Obieg dokumentów w firmie w formie elektronicznej polega na zastąpieniu tradycyjnych, papierowych faktur, pism, wniosków itp. ich zdigitalizowanymi odpowiednikami. Na tym jednak nie koniec – system zapewnia bowiem nie tylko ich tworzenie, ale również m.in. rejestrację, archiwizację oraz dystrybucję. Przepływ dokumentów w formie elektronicznej znajduje zastosowanie w firmach o różnej wielkości, strukturze, działających na różnych rynkach i mających różne specjalności.
Nie ulega wątpliwości, że cyfryzacja wpływa na coraz więcej obszarów funkcjonowania przedsiębiorstw i w efekcie stanowi spore usprawnienie kluczowych procesów. Właścicieli firm skłania szczególnie oszczędność czasu i kosztów, jakie zapewnia elektroniczny obieg dokumentów, a tradycyjny. Jak te parametry wyglądają w jego przypadku?
Tradycyjny czy elektroniczny obieg dokumentów?
Pytanie, co wybrać – tradycyjny, czy elektroniczny obieg dokumentów jest zupełnie naturalne, nowe technologie często początkowo wzbudzają obawy. Wiele osób nie zdaje sobie również sprawy ze skali oszczędności, które można w ten sposób osiągnąć. Przepływ dokumentów w formie papierowej wiąże się ze zdecydowanie dłuższym czasem ich dostarczania, czy wyszukiwania. Przekazywanie takich dokumentów wymaga czasu, generuje również niepotrzebne koszty związane z materiałami biurowymi, eksploatacją i serwisowaniem urządzeń, czy fizyczną wysyłką dokumentów. Papierowe dokumenty mogą się również zgubić, czy zniszczyć, a ich ochrona w tradycyjnych archiwach, generuje kolejne koszty związane m.in. z zapewnieniem odpowiedniej przestrzeni.
Jak widać, stojąc przed wyborem - tradycyjny, czy elektroniczny obieg dokumentów – zdecydowanie wygrywa ten drugi. Oczywiście – w każdym przypadku wprowadzenie nowej technologii wiąże się z pewnymi kosztami, warto jednak pamiętać, że jest to rodzaj inwestycji, która zapewni firmie realne oszczędności zarówno pod kątem czasu, jak i finansów, a w dłuższym terminie przyczyni się do szybszego rozwoju biznesu. Zmieniające się realia współczesnego rynku pokazują, że elektroniczny obieg dokumentów będzie z coraz większą siłą wypierał tradycyjny i w efekcie papierowy obieg dokumentów przejdzie do lamusa.